总务处暨环安中心102年第10次102107召开业务会报-嘉义大学.DOCVIP

國立嘉義大學總務處暨環安中心102年度第10次業務會報紀錄 時 間：102年10月 7 日（星期一）上午9時 地 點：蘭潭校區行政中心4樓開標室 主 持 人：劉總務長啓東 記 錄：劉 語 出席人員：沈專門委員盈宅、吳簡任秘書子雲、陳組長清玉(上課請假)、侯組長新龍、張組長育津、謝組長婉雯、洪組長泉旭、李組長宜貞、羅組長允成（郭技士宏鈞代）、林組長金龍、郭隊長明勳 壹、主席致詞： 各位同仁大家好，天氣已漸漸轉涼且變化大，提醒同仁多注意身體保養，以維健康。以下業務請同仁繼續配合辦理： 一、102年度服務品質獎本處已提出團體獎申請，感謝各組隊提供相關資料，增加同仁工作量之處亦請體諒。上週行政座談請營繕組提出年底前預訂執行之工程計畫表，有些單位主管透過此表才明瞭，本處僅營繕組工作量即如此龐大及繁雜，7個組隊的工作量勢必更加龐雜。鼓勵同仁業務上各項努力及付出，可於適當場合適時呈現，參加服務品質獎申請即是一個良好時機。 二、具了解，台清交博士班今年招生只達6成，且103年2月將進行第2次招生，少子化的趨勢與影響確實相當明顯，尤其105年更加嚴重，恐怕衍生不少學校可能退場之情形，校長希望全校師生同仁均有此體認，不論如何，期望每個人在自己崗位上均能兢兢業業。 三、進修部總務組組長將補缺，出納組協助辦理之404(進修部學雜費)專戶業務，請出納組簽請業務回歸該部辦理。 四、校慶典禮相關校內、外系列活動(10-11月)相當多，事前準備工作亦相當繁瑣，與組隊相關之業務請盡力協助幫忙，工程進行若影響活動規劃，請營繕組通知廠商停工，校慶結束後再繼續執行。 五、各項追蹤管制案件，希望今年年底前能全部執行完成或重新規劃擬定。 六、吳副校長一再強調，電話儘量不要由工讀生接聽，以免影響觀感，請組隊加強注意，並注意電話禮貌。 七、瑞穗館反響板進度，請營繕組加強管控。 八、瓷繪展等相關系列活動，亦將於校慶一併辦理，屆時請同仁共襄盛舉。 十、學務處校慶第2次籌備會議將於10/9召開，與會組隊同仁，請建議學務處盡快將相關活動(如綠美化作業、交通動線規劃等)行程通知本處，以便著手規劃作業。 事務組洪組長建議： 請總務長協助於適當時機，建議學務處未來校慶籌備會提早召開，以利相關業務準備。 貳、上次會議決議案暨指示事項執行情形（如附表）。 參、專門委員、簡任秘書及各組工作報告： ＊沈專門委員： 總務長、簡秘、各組隊長大家好，以下業務請大家配合辦理： 一、9/24行政座談時校長指示： （一）人力運用應更加彈性，如跨校區、同校區之各場館人力應互相支援。 （二）為降低成本，應研究人力如何有效運用，以達工友、駐警隊加班時數減少之效。 二、10/2行政座談電算中心洪主任報告，IP區段將調整，各處室可能略有異動，請轉知組隊同仁配合辦理。 三、林森校區整體定位雖尚未明確，惟空大請求承租之教室木窗改成鋁窗，請保管組提供空大繳交租金情形，以供維修參考。 四、10/11.10/24-25.11/2.11/26-27均有大型展演活動，請相關組隊配合規劃交通動線、人力支援、校園綠美化以及工程進行之安全性。 五、本校藝術季已開始，鼓勵同仁前往參與。另，請駐警隊配合交管及規劃妥適之行車動線與停車空間。 六、校長希望於校區重要路口(如新生路與林森東路口)設置電子看板宣導校務(如清江學習中心於世賢路口與民生南路口之電子看板)，地點尚未定案，但基於本處權責，請相關組隊提供管線經費概算預估供卓參。 七、9月10日行政會議本處已將法規內容涉及「主計主任或主計室」進行更新，另，「軍訓室及軍訓主任」已不存在，請組隊就相關法規進行修正。 八、101年度建教合作行政管理費刻正造冊中，請組隊長協助核對名單及任職期間等資料是否正確。 九、工讀生時數仍處不足狀態，且需支援新民聯辦工讀時數，仍請組隊撙節支用。 十、為善盡本處屬管總單位之幕僚職責，並協助主管及首長做正確之判斷與決策，請各組隊長本權責要求同仁適時將經管業務之相關資料即時更新並整備完妥，以隨時呈現完整正確之資訊供卓參。 ＊吳簡任秘書： 總務長、專委、各組隊長大家好，茲進行以下報告： 一、有關建築物圖檔更新事宜，建議營繕組於相關單位內部裝修異動完工後提供完成圖，供保管組進行平面圖維護作業。 二、蘭潭、新民校區清潔委外業務人事室訂於10/22召開審查會議，審查會議通過後將交由事務組辦理招標採購業務，本人將持續進行督導相關清潔委外業務之進行。 三、103年專用汙水下水道處理委外即將發包，理工教學大樓及魚類保育中心，是否請營繕組幫忙一併發包? 四、蘭潭、民雄校區能源管理人目前委外辦理，惟委外期限即將到期，未來是否繼續委外?請進一步討論。 五、勞務委外人員上下班，目前僅林森校區採