[管理学]第二章信息管理的职能.pptVIP

为保证组织信息资源计划的顺利完成，必须制定相应的信息资源管理的常规管理计划(或称为分计划)，可以按年度或月制定，用以控制日常信息管理工作。从信息的生命周期来看，信息从产生到失效，经历了收集、加工、存储、利用和维护等阶段。因此在信息资源日常管理过程中可以通过信息收集计划、信息加工计划、信息存储计划、信息利用计划和信息维护计划等来落实信息资源计划提出的总体目标。 (1)信息收集计划 按照信息资源主计划或战略规划提出的目标制定信息收集计划，旨在有计划有目的地集成信息，组织信息，丰富组织的信息资源库。信息收集计划是为了获得对组织决策有用的信息而预先安排的行动方案，一般可按年或季度制定，作为日常信息采集和搜集工作的行动纲领。有时也会为了某个特定目的制定专项信息收集计划。 (2)信息加工计划 信息加工是对获取的信息采用适当的方法进行加工提炼获得新信息，这些新信息更加贴近组织决策目标，具有更高的价值，并且这些新信息也是信息资源的源泉。未经过加工的原始信息对组织决策的贡献是微弱的，信息只有经过加工，才能发掘其使用价值。同样的信息资源，采取不同的信息处理方法和管理控制，所获得的有用信息量是不同的。所以在信息的日常管理过程中，必须围绕组织决策，制定信息加工计划，旨在有效地发现和挖掘对组织有用的信息。 (3)信息存储计划 无论是收集的原始信息，还是经过加工获得的信息，为了能够长期保存或为更多人共享，都必须借助于一定的介质存储。另一方面，信息利用、信息加工、信息传输等都以信息存储为前提。没有信息的存储，就谈不上信息资源，信息资源的利用也就更无从谈起了。信息存储计划是关于信息组织、信息筛选、信息安全、信息备份恢复、历史信息转储与信息存储介质规划和管理的计划。 4.信息利用计划 信息的收集、加工和存储，甚至包括维护，其目的都是为了信息利用，为实现组织目标服务。信息利用计划是信息管理人员制定的，规定组织的所有管理人员按其权限享受信息，完成其工作任务。虽然信息是取之不尽、用之不竭的资源，但是组织信息资源的设备、介质、能源、技术和人等其它资源是有限的。因此，滥用信息，不仅造成资源浪费，而且会产生严重的副作用，影响决策效果。所以对于信息利用，日常必须制定合理的计划，加以管理控制。 5.信息维护计划 信息有生命期，从信息产生被采集获得开始，到信息存储、加工、传输、利用，直至最后消亡。信息资源和其它资源不同，其它资源利用往往从一种形态转化为另一种形态，同时源形态自动消亡，而信息资源的加工和利用，往往是产生新信息，源信息并不自动消亡。这本是信息资源的优点，但同时也是缺点，因为最终会导致信息膨胀，耗费存储信息的其它资源，会影响信息资源的使用速度和效率，甚至导致信息根本无法利用。当然增加投资，会有所改观，但这种改观会随时间流逝、信息堆积而显得苍白无力。 从信息的特征可以看出，信息会随时间变化和科学技术等的发展变得过时和无用。这些信息就不再是信息资源，而是信息垃圾。另外，由信息的定义可知，信息是对客观事物的运动状态和变化的描述，客观事物是运动的、变化的，因而描述其运动状态和变化的信息也是变化的，这也要求对信息进行维护。 信息维护计划是关于修改信息、清理信息垃圾等工作的计划。 信息系统建设一般需经过系统分析、系统设计、系统实施等阶段。 系统分析阶段主要研究系统需求，提出系统的逻辑方案；系统设计阶段依据系统的逻辑方案，设计系统的物理方案，一般又分为概要设计和详细设计，内容包括计算机网络集成方案、系统软件配置方案、应用软件详细设计方案等；系统实施阶段是将系统的物理方案变成现实，包括设备材料采购、网络施工、网络系统调试、应用软件程序编码、程序和系统测试、信息准备、系统安装、人员培训等。 为了使得这些工作能够有序开展，工作效率尽可能地提高，在信息系统建设过程必须把计划工作放在首位。 系统的功能描述应尽可能具体化，提供更多的细节，因为这是系统的成本和进度估算的主要依据。系统性能是指系统应到达的技术要求，比如信息存取响应速度、数据处理精度要求、信息涉及的范围、数据量的估计、关键设备的技术指标、系统的先进性等等。一般来说，进行成本和进度估算，需要将功能和性能联合考虑。 接口(Interface)一般分为硬件、软件和人三种。硬件指运行信息系统的网络硬件环境，包括服务器、交换机、工作站、外围设备和连接线路等；软件指信息系统运行和开发必须的系统软件和支持软件，如操作系统、数据库管理系统、开发工具等，此外软件还包括构成信息系统的一些成熟的商品化应用软件。人指系统开发人员和系统使用人员，系统开发人员包括系统分析人员、系统设计人员、程序员、网络施工人员、设备安装人员、测试人员等；系统使用人员包括系统维护人员、操作