董事常规说明第2集.PDFVIP

董 事 常 规 说 明 第 2 集 向董事会报告 「每月最新管理资讯」 香港董事学会出版：董事常规说明 第 2 集 第 1版 发布日期： 2013/04/24 前版日期：不适用 首版日期： 2013/04/24 主题：向董事会报告「每月最新管理资讯」 此集为向董事会报告「每月最新管理资讯」的规格提供建议 。 页数 : 4 附录：不适用 2.1 参考文献 (1) 「管理层应每月向董事会成员提供更新资料，载列有关发行人的表现，财务状况及 前景的公正及易于理解的评估，内容足以让董事履行《上市规则》第 3.08 条及第十 三章所规定的职责。」（香港交易所《上市规则》附录十四企业管治守则C.1.2 ） (2) 「董事必须符合所需技能、谨慎和勤勉行事的责任……在发现任何欠妥事宜时亦必 须跟进。」（香港交易所《上市规则》3.08 ） (3) 「董事有权获得他们需要的任何资料，以便他们执行自己的职责。若他们无充份理 由怀疑管理部门所提供的资讯含有误导或错误的成份，他们有权利用这些资料。 」 （香港董事学会《董事指引》56 ） (4) 「个别董事为履行职责，有权向公司行政人员索取所需的资料……故董事会必须收 取充足的资料，使其理解事情的实际进展，并信纳公司管理得宜 ……虽然董事会要 求资料一事必须与管理层商讨，但最基本的原则是董事会必须坚持取得其所需的资 料，而并非由管理层决定提供哪些资料给董事会。」（香港董事学会《香港中小企业 管治指引》 2.5.35 、2.5.37 ） (5) 「管理层应及时将任何重大事项通知管治组织，并就一切有关资料作出清楚汇报， 亦应定期向管治组织或有关的委员会汇报财务及非财务表现及其他问责资料。」 （香港特区政府《受资助机构企业管治指引》5.6 ） 2.2 一般原则 (1) 为妥善地履行董事会及董事个人的职责，董事会及董事个人应掌握公司的表现、财 务状况及前景。定期获取有关的最新资讯有助他们掌握业务脉搏，促进董事会作出 正确的决定。定期的更新资料有助董事在会议与会议之间的时间也能掌握公司的最 新情况，发挥重要的作用，它们亦有可能成为召开特别董事会议来决定某项议题的 催化剂。 (2) 让董事会成员及时掌握资讯的要求适用于各类公司的董事，包括上市公司、公众公 司、私人公司、法定机构、非政府组织、慈善组织和非分配利润组织，同时也适用 于不同规模的公司，包括大型企业和中小企。 (3) 虽然让董事会成员及时掌握资讯是适用于所有公司的指导性原则，但上市公司更进 一步受香港交易所《上市规则》内的《企业管治守则》所规管， 「每月向董事会成 员提供更新资料，载列有关发行人的表现，财务状况及前景的公正及易于理解的评 估」。 董事常规说明第 2 集 2013/04/24 第 1页共 4页 董 事 常 规 说 明 第 2 集 向董事会报告 「每月最新管理资讯」 (4) 上市公司固然需要符合每月报告的要求，非上市的公司可视乎业务的复杂性、规模 与变动性，自行决定报告周期。建议公司可以每月管理帐目（内含资产负债表及损 益表）作为报告的开端。最佳常规是每月报告一次，因此为了符合讨论的目的，此 文件以「每月最新管理资讯」为题。 (5) 为董事会准备「每月最新管理资讯」是公司管理层的责任，但董事会亦有责任主动 要求，并与管理层一同协商内容的规格，当中包括内容的要义及详细程度。 (6) 下列为有关董事职责的一般适用原则： (a) 董事应安排充份时间阅读「每月最新管理资讯」 。 (b) 如遇有任何疑问，董事应获许按他们的要求取得有关资讯。 (c) 在厘定董事酬金时（尤其是独立非执行董事），阅读「每月最新管理资讯」所 需的时间应视作考虑董事