办公接待管理办法.docVIP

行政管理制度 文件名称 办公接待管理办法 文件编号 1 目的 为进一步规范公司公关接待操作流程，提升企业公关管理水平，树立公司良好的公众形象，特制定本管理办法。 2 适用范围 公司全体员工及来访客户。 3 权责 公司总经办负责客户的日常接待及前期准备工作。 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而去。 3.1平等原则 对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 3.2对口原则 各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 3.3节约原则 内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 3.4周到原则 接待程序应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。 3.5保密原则 向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 4.接待流程： N Y 4．1需要安排接待部门填写《公司接待申请单》，并提供客户来访详细信息。如：客户级别、来访时间、人数、注意事项等。部门经理签字确认后交总经办审核，并上报主管领导审批。主管领导同意后，总经办与该项接待工作主要负责人沟通，进行费用预算。根据客户级别组织前期筹备工作。如：接待地点选址、会场布置、所需用品采购、人员安排、车辆安排等等。（招待标准参看附件一） 4．2 来公司参加面试人员由管理部、人资部另行合理安排。 5．1确定宴请对象、范围和形式 按客户级别不同将来访客户分成四类： A类：公司重要客户。 （如政府机关、上级职能部门领导、与公司有重要商业往来的人员，副总、副局以上人员） B类：公司级业务往来的客户，政府相关部门副总、副局以上人员。 C类：与公司各部门有业务往来的人员。 D类：日常来公司办事的人员。确定宴请形式，要兼顾宴请的性质和对象，并结合当地的惯例、习俗考虑，人数少，客户类别高的宴会以安静的包厢宴请为宜，人数多则以冷餐会或酒会更为合适。 5.2确定宴请时间、地点 宴请时间应对主、宾双方都合适。宴请地点的选择要考虑客户类别的高低、规模大小，宴请形式等方面进行酒店选址。 5.3发出邀请 以便被邀请者及早安排，已口头约妥的通常还要补发请柬。正式宴会一般在请柬信封上（一般在下面）注明酒店名称。宴请前一至两天进行电话提醒。 5.4外地客户 需接待部门将外地到访客户准确到达时间、人数、姓名、是否住宿等信息提前一天告之总经办。总经办依照公司接待标准安排车辆提前半小时到达机场或车站迎接。需要住宿的客户，由我方依据标准提前预订酒店。 5.5参观 按照客户级别不同，由我方主要接待负责人陪同参观。A类客户来访公司，在办公楼大厅放置欢迎牌（热烈欢迎XX领导来我公司莅临指导！）公司人员陪同客户到公司大会议室观看公司宣传片、企业宣传资料。亲切交谈。 5.6进餐 保持宴会气氛的亲切、热烈，宴会气氛由主人掌握，此时要突出公关人员的作用，要提出此具有共同兴趣的话题，避免争论和谈论工作等较严肃话题。敬酒应以比较年长的及主要宾客为对象，鼓励酒量好的客人多饮或对饮。 5．7宴会结束 宴会结束，吃完水果，主人与主宾起座，宴会即告结束。主宾告辞，主人应送至门口，热情话别。 附件 一 客户分类情况及接待标准 客户类别 接待所 需物品 接待 地点 餐费 标准 客户住宿 标准 迎接车辆 礼品标准 总经理是否接见 A类客户 会场布置： 鲜花、水果、香烟、湿巾、茶水、欢迎牌 座位卡、像机 五星级酒店或公司 600元/人 五星级酒店标准间 尼桑 1000元/人 是 B类客户 会场布置： 鲜花、水果、香烟、湿巾、茶水 四星级酒店或公司 150元/人 四星级酒店标准间 桑塔纳 500元/人 是 C类客户 香烟、茶水 公司接待 80元/人 三星级酒店标准间 视情况而定 150元 视情况而定。 D类客户 茶水 公司接待 在公司安排客饭 无 原则上不安排 无 否 附件 二 公司接待申请单 来访单位名称 客户类别 来访目的 来访人数 来访时间 公司主要接待人员 是否需要派车接送 是否需要安排就餐 是否需要安排住宿 申请人 部门经理意见： 总经理审批： 分管副总意见： 需要安排接待部门提交申请 总经办确认后上报主管领导 主管领 导意见 总经办与申请接待部门沟通 总经办进行接待前期准备工作。 接待客 户来访