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活动策划与执行 郑 瑶 2011.2.27 一、项目与活动 二、活动策划案 三、活动预决算制定 四、活动执行 一、项目与活动 1、项目 案例：金色阳光工程项目 《金色阳光工程12355心理咨询热线中心与心理咨询中心策划案》 2、活动 案例： 《金色阳光工程12355热线中心揭牌仪式活动方案》 3、项目与活动的联系 （1）整体项目策划案/项目书——子项目策划案——活动方案 （2）隶属于某个项目中的活动方案，全部都是为了项目服务，策划的出发点要符合项目的所有要求。 （3）有的项目都是由各类活动的举行而组成（如“西部园丁培训计划”中包含的各期培训班）； 有的项目以实体建设为主，但也需要包含各类活动（如“金色阳光工程”、“希望工程”）； 纯实体建设项目已经不多； （4）单独的活动若策划好，可以串联起来形成一个整体项目，这样可以发挥活动的最大效用。 4、项目与活动的区别 项目策划最重要的是项目背景、市场分析、支持数据等，既项目立项的必要性和必然性的各类支撑。好的项目策划一定是经过仔细的调研后而做出的。 活动只需要立足于项目的大背景即可，强调活动能够给项目带来的益处； 二、活动策划案 1、策划案的基本要素 案例：《生命教育馆二期改造竣工仪式活动策划》 （1）活动背景 （2）活动目标 （3）活动时间、地点 （4）活动组织单位 （5）活动参与对象 （6）活动内容 （7）日程安排 （8）执行团队与活动分工 （9）活动筹备日期推进表 （10）活动预算 二、活动策划案的几个原则 （1）分清楚递交活动策划案的对象，不同的对象策划案包含的要素不同、侧重点也不同。 ①高层领导 案 例：《金色阳光工程12355心理咨询热线中心及心理咨询中心仪式议程》 侧重点：时间地点、日程安排。 注 意：给领导看的策划案并不是内容越丰富越好，而是要突出重点，一般都是要一个领导参与部分的行程安排； 领导最关心的自己所参与的行程安排； 领导关心组织单位和参与对象里是否有口碑不好或者与本单位有冲突的单位和个人； 其余部分都是执行团队的工作，领导没有精力关注； ②主管领导或主管单位 案 例：《第八期星巴克乡村校长培训方案》 侧重点：时间地点、组织单位、参与对象、活动内容、日程安排、活动预算。 注 意：给主管领导或主管单位一定要活动方案附活动预算一起递交； 其中最重要的是活动内容、日程安排和活动预算，方案要求简练直接，预算要求偏差最小； ③合作伙伴； 案 例：《金色阳光工程12355热线中心北川禹里社区宣传方案》 侧重点：所有基本要素，尤其是执行团队与活动分工，并需要活动要求配合事项 注 意：活动要求配合事项要求越详尽越好； 此合作伙伴概念不包括募资对象，以及赞助方等类型的合作伙伴。 ④执行团队； 案 例：《第六届中华青少年生命教育论坛分工表》 侧重点：执行团队与活动分工，活动筹备日期推进表 注 意：明确团队各自分工与职责是最重要的 2、制定活动策划案的时候，要注意换位思考，即站在看策划案的人的角度来制定或修改策划。 有的活动策划案专业性强或较复杂，只有制定策划案的人能看懂，这并不是成功的策划； 好的策划案是能够让最复杂的活动最清楚明白的展现给所有人。 可以套用一个句式： “我”要在“何时”、“何地”，在“谁的支持下”，“为了什么”做一件“什么事”，“召集哪些人”开始做，“怎样做”。 一个活动如果能够用这个句式，简要的让别人明白了，一个策划案就基本成功了。 3、活动策划案最重要的作用，是让活动负责人对活动整体组织、执行有一个清晰明确的提前认知，便于各方面的准备。 活动执行的过程一定会和活动策划案有区别，是活动策划案的具体推进与落实。 三、活动预决算制定 案例：《第七期星巴克西部教师培训预算明细》 1、制定流程 （1）活动预算各类别梳理； （2）各类别的分别询价； （3）制定预算； （4）预算核实，一般至少有2人进行核实，核实人中必须包括活动总负责人； 2、预算原则 （1）预算要控制在一定的范围内； （2）预算一般都要略微估高一些； （3）某些预算类别要尊重或按照一定的行价，如专家课酬、媒体酬劳、志愿者补贴等； （4）80%的活动要求尽可能的节省预算，但也有的活动预算并不是越节省越好； （5）有的活动预