现代企业档案管理实务工作(PPT 69页).ppt

案 卷 题 名 1、文字材料类：前期文件 “三段式”：责任者 关于 问题 的 名称 2、表格、图纸材料类： （1）项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称 （2）项目名称+表格、图纸名称 * 示例1 ××港口工程 项目核准及开工的请示、批复 项目名称 内容 文件名称 * 示例2 教学楼 给排水、电气、门窗、装饰分部 工程质量评定表 项目名称 子项分部 表格名称 * 其他载体档案的分类 其他载体档案的分类，按上述分类进行，因它只是在档案载体的不同，其反映的内容与纸质档案一样，因此不单独设置类目。但要分库保管（其温、湿控制标准不一样）、统一分类编号的办法，为加强管理可另编目录。 * 企业档案案卷目录的编制 案卷目录的编制，应该建立在企业档案的综合管理基础上，对归档的案卷进行系统的编目,包括：总目录、分类目录、底图目录、特殊载体目录。 ××公司档案总目录 01 ××公司会计档案目录 ××公司基建档案目录 JJ1 ××公司设备档案目录 SB1 kj1 * 档案的排列 大类按管理档案—科技档案（产品、科研、基建、设备）—会计档案 管理类档案：按年度-—期限-—（机构）—时间顺序排列 科技类档案：各大类按性质—项目（一个产品、一台设备、一项工程、一个课题）—阶段系统排列 会计档案：综合—报表—帐簿—凭证二级类目内分别按年度 文书档案 科技档案 会计档案 * 企业档案的开发利用 2006 2006年核对了公司房屋、 土地征用、使用面积进 行了汇总，为维护公司 利益做出了贡献 2003 2004 2005 档案管理是利用的基础和手段 档案利用是档案管理的目的 2004年编制了固定资产， 原材料等专题材料； 利用档案共600人次 2005年编了历年来设备 大修材料汇总表等； 提供利用档案700多卷； 为单位本年度设备大修 节约了成本 2003年编制了三种汇编； 提供利用档案500人次。 给企业节约成本200万元 * 人事档案的编号 人事档案的编号有音序编号法，许多种，今天给大家介绍的一种编号方法是音序编号法。音序编号法，比任何一种方法实用、便捷。优点是：1、简单易学；2、字体无要求；3、不易错号；5、简化归档手续；6、提高工作效率；7、用途广广泛。 * 编号基本方法 第一步：把所有的人事档案姓名用拼音拼写出来，取每一个拼音的第一个字母； 第二步：把同一个字母的放在一起，按姓的汉字声母的ABCD……依次排列（单名中间空一个字符）；再按名的汉字声母的ABCD……依次排列，依此类推（见附表） 第三步：按过索引的档案号、姓名、籍贯进行排序上架； 第四步：每一个字母后留一定的空号，以备增加档案之用。 第五步：箱柜右上角应标明档案号的第一个字母。 * 科 技 档 案 科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动中形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。 * 科技档案的特点 1、专业性 2、成套性 3、可更改性 4、通用性 5、现实性 * 科技档案种类 一、农业科技档案（农、林、牧、副、渔） 二、地质档案、测会档案、医学科技档案 三、工业科技档案（产品、科研、设备、基建） * 科技档案收集归档 一、收集方法 一列入、一同步、一参加、一把关 * 1、 明确基建、设备、科研、产品等业务管理部门的岗位职责，即把科技档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人 一 列 入 * 一 同 步 科技档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。 （1）事前介入。在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对科技档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为科技档案接收时的依据。 （2）事中监督。本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）科技档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。 * 一 参 加 档案人员参加产品科研成果评优、基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。 * 一 把 关 把好外出人员带回材料的收集关围绕 基建项目、设备选购、科研、学述等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。并由档