[管理学]高效会议管理.ppt

高效会议技巧 徐兴林 课程目标 了解会议的目的、种类和体系 了解会议效率不高的原因及对策 掌握有效为会议做准备的要领 掌握会议中的沟通和反馈技巧 掌握会议主持人的会议管理技巧 学会提高会议效率和质量的技巧 第一讲 当今会议面面观 引言 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的意义 是个集思广益的渠道 显示组织或部门存在 最重要的群体沟通方式 会议的目的 开展有效沟通 资讯传达 监督员工的工作进展 达成协议 决策和资源共享 开发创意 激励员工的士气 巩固经理人地位 会议的种类-----按人数来分 一对一会议 团体会议 会议的种类------按开会方式来分 面对面会议 电话会议 视频会议 会议的种类-------按开会目的分 固定的部门会议 临时处理突发事件的会议 宣布人事安排和政策的会议 当众表扬或批评别人的会议 集思广益的会议 会议的频率 固定部门会议至少每月一次 全体的会议建议每半年一次 处理突发事件会议避免频繁 一对一的会议可以随时举行 会议成本计算 会议的时间成本 直接会议成本 效率损失的费用 第二讲 会议效率不高的原因及解决方案 会议效率不高的原因 如何进行预防性管理 高效会议的八大特征 会议规范 会议效率不高-------会议前 欠缺目标 目标不明确 欠缺议程 与会人选不当(与会者太多或与会者太少) 会议时间不当 开会通知时间不当(太早通知开会或太晚通知开会) 开会通知内容欠周详 会议地点不当 会议场地设备欠佳 与会者无准备而来 未订明会议终止时间或每一议案时间分配不当 会议不能准时开始 会议太多，致使与会者一听说要开会，无不感觉厌烦 向来很少开会，致使每次会议议案堆积过多 会议效率不高-------会议中 从事交谊活动 ?外界干扰 ?与会者发言离题 ?主席出难题 ?让没有必要留在会场的人员留在会场 ?犹豫不决 ?资料不充足，却贸然决策 ?少数人垄断会议 ?与会者之间交头接耳 ?与会者不表明真正感受或意见 ?与会者之间争论 ?与会者与主席争论 ?视听器材发生故障 ?与会者欠缺热心 ?会议超出预定时间 ?主席未能总结会议成果 会议效率不高-------会议后 欠缺会议记录 不能对决议事项进行追踪 不能对会议成败得失进行检讨 不能及时解散已实现任务的临时性委员会或工作小组 与会者对会议感到不满 会议的八大特征 只有必要时才召开 经过好好筹备过 拟订和分发了议程表 严格遵守了时间 一切都是按部就班 请了最有经验的人出席 结束时做了评论和总结 记录了决定、建议和负责人 会议规范 时间安排规范 固定会议流程 会议本身原则 会议本身要遵守的规则 参加者要将工作安排交给会议主席 超过1小时的会议要有书面的通知 所有参会者都要有准备发言的心态 会议要能准时开始、准时结束 负责人对决议能否达成负责直接责任 在会上要维护别人的尊严 要有人提出不同的意见 会后要能拿出书面记录 参会者要履行反馈职责 要请第三方监控会议质量 第三讲 开会前的准备工作 引言 如何判断是否需要开会 会议准备的作用和方法 会议准备的内容 主持人如何做会前准备 不需要开会的情况 已经按惯例开过的会议 没有要讨论的特别事情 还有比开会更好的方法 预算出的会议成本太大 决策者已经决定的事情 一定要开会的情况 把信息同时传递给很多人 需要别人参与以集思广益 需要听取各部门工作汇报 需要当众表扬或批评时 给小组或部门分配任务时 会议准备的作用 可选择最适当讨论方式 使参会者有讨论方法 事先告知参会者做好准备 节省会议时间与减少冲突 会议准备的方法 How 怎么样开会 Why 为什么开会 What 开什么样的会议 When 何时开会 Who 谁来开会 Where 在哪儿开会 会议准备的内容 会议目的 是不是一定要开会 会议是什么形式 时间 议程 主持人 地点 会议准备的内容 会场布置 出席人数 座位安排 名签 往返交通工具 有无资料分发 必要的辅助的视听教材 会议准备的内容 文具 准备会场周边位置图 参会者自己带什么资料 安排食宿 其他 主持人会前的准备内容 设定沟通目标 制定行动计划 如何应对争执 进行SWOT分析 第四讲 成功会议的五种策略 引言 如何做开场白 如何分配发言时间 如何掌握议事进度 如何达成会议决策 开场白的程序 概括会议进行的程序 提供跟讨论有关的姿讯 规范会议的议程 指定会议记录者 征求对议程设计的意见 如何分配发言时间 20%的时间是主持人 80%的时间在开会 其中15%的时间在对抗 5%的时间内耗 如何掌握议事进度 语言方式 非语言方式 如何达成决议 要用足够多的时间来检查这个会议讨论的这件事的困难是什么，并达成