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OA协同管理系统立项建议书 ? O?A办公自动化系统项目的启动思路 随着单位?不断发展壮大，内部信息化建设逐步提升，管?理的要求也越来越高，现有的管理体系已经不?能满足目前的管理需求。长此以往，将影响进?一步发展。以全面提升运营速度、管理质量、?快速反应能力和降低运营成本为目标，建议采?用现代的管理工具，以提高管理效率，降低管?理成本，促进内部企业文化、知识的积累，为?单位长远的业务发展赢得有利时间。办公自动?化实现后，可将各类审批、各种通知、报表、?工作任务的安排及完成情况汇报等在网络上实?现，不但能节约数目可观的办公费用，更为重?要的是能为领导提供随时随地的办公条件，各?种信息的掌握和各种工作指令的发布及接受不?再受到地域的限制，将大大提高工作效率。 ?在此目标的指引下，建议选择适合单位管理情?况的OA系统，并提交结果给高层参考审批。? 目前管理现状 1、工作方式传统，效?率不高： 目前的工作方式主要使用纸质方式?进行审批，人为方式走动审批，审批效率不高?，往往审批一件工作需要很多天时间；日常工?作传输如报表上报需要人力传递，公文下发通?过自取、捎带、邮寄等方式效率不高，且容易?丢失。靠传真、电话协调效率低、不及时。 ?2、知识文档无法集中管理和共享： 各部门?管理制度、档案资料、公文档案、各类报表等?分散在各个单位，无法集中管理和共享，不能?方便的查询； OA系统项目建设的总体?目标 1、充分利用先进的计算机网络技术，?建立一个覆盖各办公场所及所属机构的办公自?动化系统，为各单位、部门提供信息交换平台?，有效协调、处理各部门之间的工作，提高内?部处理事务的准确性与及时性，全面提升日常?办公效率。 2、在OA系统上实现公文流转?、协同办公、信息发布、知识文档共享等工作?，实现办公自动化。OA系统应能满足日常办?公的需要，OA内部工作流程可根据实际需要?自由定制。 3、OA系统必须互联网方式访?问，为各下属单位及异地办公用户提供远程办?公支持。 4、系统应至少支持大并发用户同?时在线使用，为以后扩展提供基础。 O?A系统项目应用价值 OA系统应用价值具体?体现在下面几个方面： （一）整合单位资源? 　　1、通过网络技术将单位的资源（如人?、知识、经验、制度、文件等）集成在一个平?台上进行管理使用。 　　2、资源整合，实?现各种资源的互相促进和增值，创造单位发展?的最优环境，促进发展。 　　3、有效积累?优秀员工的知识、技能、经验、心得并向所有?员工开放，使员工互相学习，快速提高业务水?平，达到事半功倍的效果。 　　4、将行政?各种办公用品等资源进行分类管理，更加方便?、可靠、透明，发挥他们最大的功效。 　　?6、建立正规、科学、开放的制度和文化，保?持旺盛的生命力，保障内部的健康持续发展。? （二）加快了信息流通 　　1、下达的文?件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相?关人员，无任何中间环节。 　　2、员工的?意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高?领导层，便于及时发现问题、改进过程和发现?人才。 　　3、所有员工都可以在第一时间?知道单位的最新动态和政策，更加关注单位发?展。 　　4、下属可以在第一时间将工作进?度和市场信息反映给上级领导，以快制胜。 ?　　6、员工们能在网上轻松、直接、公平的?发言、交流，建立融洽的团队关系和单位文化?。 （三）规范办公流程 　　1、建立起一?个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让单?位内部充满活力，促进持续发展。 　　2、?使员工责任明确，权限分明，具体事务落实到?人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。 　　?3、办公流程变得规范、有序，效率大大提高?，执行力大大提高。 　　4、彻底消除信息?传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时?的反应。 　　5、领导层可以清晰、准确的?了解员工对某一事件的倾向性以做出正确的决?策。 　　6、离职员工无法带走自己的客户?资源，避免人员流动带来的客户流失的风险。? 　　7、通过网络而不是麻烦的电话来询问?项目进度，从而节省大量时间、精力和电话费?。 　　8、领导层可以及时关注下属的工作?动态，及时发现问题，不会因为疏漏而丢掉重?要的工作。 　　9、员工们每天都记录下当?天的工作内容和心得，领导层可以直接查看、?指导。 　　10、单位可以免去比如诸如打?印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸?张、人力等办公成本，将资源和精力、时间用?于核心业务。 　　11、员工与员工、员工?与领导之间可以方便、直接、充分的进行交流?，通过正确的手段而不是凭个人交际能力来沟?通。 （四）提高办事效率 　　1、有效协?调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作?办公。 　　2、信息流通速度成倍提高，带?来员工反应速度的成倍提高。 　　3、领导?层能够方便的随时查看分配过