如何有效地操作会议概要.ppt

* 案例 Rod对会议结果非常满意。一切都很顺利，而且他还收集到了很多数据资料。现在，他必须做好会后的总结工作以防虎头蛇尾。请从以下所列各会后工作中选出Rod需要用到有效的表达技巧的项。 集合与会者一起对所得数据进行筛选，选出有效的。 电话联系所有与会者并对其表示感谢。 查看评估意见，决定下次开会改变桌型。 第二天e-mail给每位与会者会议记录。 对在会议中达成的重要决策制定执行计划。 一般来说，花时间去查阅评估材料，迅速给与会者会议记录，在以后的会议计划中采用此次的反馈意见，都能提高会议的有效性。 * 会后程序 艺术的开始是伟大的，但更伟大的是艺术的结束。 — Henry Wadsworth Longfellow 汇报会议结果，仔细审查反馈表，然后把所得信息用于制订下一次的会议计划中，这些是会议操作程序的最后步骤。 www.YS-U.com * * * 为什么我们很多人都经常埋怨时间过得太快，到了期限才发现该完成的任务没有完成。 * 一光阴一金，金难 * 所以 比尔盖茨一小时与人闲聊，可能就会损失几百万，因为他这一小时做出来的软件，可能不止几百万的价值。 一块生铁，当废铁卖掉它，可能就得到2元钱，把它做成马蹄铁，就能卖8块钱，做成针，可能就会卖10-15块钱。 * * * 电话干扰 ---不能集中工作 别人打扰 ---要放下重要的工作 优先次序不明 ---重要工作未能按时完成 多项工作须同时处理 ---时间出现冲突 设施不足 ---引起不便,拖慢工作进度 人手不足 ---工作不能妥善分配 文件处理不当 ---造成资料遗失/寻找 不懂拒绝 ---不能兼顾个人工作 拖延工作 ---重要工作押后,影响进度 时间估计不切实际—没有足够时间完成工作 YS Corporate Presentation YS Corporate Presentation YS Corporate Presentation 如何有效地操作会议 www.YS-U.com * * 在会议操作中，如何更有效地运用表述技巧和程序呢？ 会议操作 会前安排 会议召开 会后程序 * 会议操作 有效操作会议是一项挑战，你必须经常把自己的、下属的以及公司的目标结合在一起，耐心十足的做计划。 从以下陈述中选出在操作会议过程中运用表述技巧所能获得的价值。 A. 你能处理会议过程中所发生的冲突。 B. 你能确定每个人都参与了会议。 C. 你能避免会议中的冲突。 * 会议操作 正确答案：AB 实际上，如果能合理操作，会议就会更有效。所有的与会者都应该参与其中来获取需要的信息。 * 成功的会议需要一个明确的方向。作会前准备，需要积极并仔细耐心的思考。 如果你都不知道你要去哪儿那你就要当心了，因为你不可能 到达那儿了。 —Yogi Berra 会前准备 * 安排会议相关的后勤工作 制订一份会议议程 通知与会者会议详情 I. 会前准备 会议准备 * 案例 比尔负责公司每月销售会议的后勤工作。为了让会议举办成功，他拟了一张准备事项的清单。左栏中，比尔列出了主要工作，右栏中列出了需再一次确认的事项。 主要工作 确认事项 选择会议场地和时间 确认与会者的最佳时间 预定并检查会议室 确认会议室的大小合适 确认主持人所要求的设备 再一次检查媒体设施 准备提神的茶点 通知酒店提供茶点的种类与时间 制订会议室与桌型的最后安排计划 检查桌椅摆放，是否需要桌子或只需要椅子？ 指定人员协助 如有必要，指定人员设置并操作媒体设施 * II. 制订会议议程 会议目的概述 场地 开始与结束的时间 主持人与会议主题的清单 每个主题的时间构造 下次会议的日期与具体时间 会前准备 * III. 通知与会者 通知的方式由组织的大小决定 给每个与会者足够的时间调整自己的时间表并做必要的安排 用传真或e-mail的方式提前通知（包括常规邮件与提醒e-mail） 确认出席人数 会前准备 * 案例（二） Joan被任命做一个销售会议的议程，但她以前从来都没有做过。会议两周前，她开始e-mail给与会者通知会议的时间与地点；随后，又发了一张包括所有议题的清单。马上，类似“我们应该获知更多的情况”“谁将主讲这些议题？”的反馈分涌而至。无奈， J