《公共部门财务审计》课件6 购货与付款循环的审计.ppt

（三）重要凭证和记录 购货与付款循环涉及的重要凭证和记录有：请购单、订购单、订货合同、验收单、卖方发票、借项通知单、付款凭单、支票、采购日记账，卖方对账单。 （四）内部控制 购货与付款循环中的内部控制： 1、岗位分工与授权批准 关于岗位分工，财政部发布的《内部会计控制规范-——采购与付款》要求单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。其中不相容岗位至少包括： 主要职责分工： 关于授权批准，财政部发布的《内部会计控制规范——采购与付款》要求： （1）单位应当对采购与付款业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。 （2）审批人应当根据采购与付款业务授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购与付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的商机授权部门报告。 （3）单位对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失。 （4）严禁未经授权的机构或人员办理采购与后付款业务。 （5）单位应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录，填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。 2、请购与审批控制 关于请购与审批控制，财政部发布的《内部会计控制规范——采购与付款》要求： （1）单位应当建立采购申请制度，依据购置物品或劳务类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。 （2）单位应当加强采购业务的预算管理，对于预算内采购项目，具有请购权的部门按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。 （3）单位应当建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目，应当明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购申请进行审批。 3、采购与验收控制 关于采购与验收控制，财政部发布的《内部会计控制规范——采购与付款》要求： （1）单位应当建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序等做出明确规定，确保采购过程的透明化。 （2）单位应当根据物品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。一般物品或劳务等的采购应采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购采用直接购买等方式。单位应当制定例外紧急需求的特殊采购处理程序。 （3）单位应当充分了解供应商的信誉、供货能力等有关情况，采取由采购、使用等部门共同参与、比质比价的程序，并按规定的授权批准程序确定供应商。小额零星采购也应由经授权的部门实现对价格等相关内容进行审查。 （4）单位应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门或制定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具验收证明。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应查明原因，及时处理。 4、付款控制 对于付款控制，财政部发布的《内部会计控制范围——采购与付款》要求： （1）单位应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范货币资金》等规定办理采购付款业务。 （2）单位财会部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、合法性及合格性进行严格审核。 （3）单位应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。 (4)单位应当加强应付账款与应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付账款，已到期的应付账款须经有关授权人审批后方可办理结算与支付。 （5）单位应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货款。 （6）单位应定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。 5、监督检查 关于监督检查，财政部发布的《内部会计控制规范——采购与付款》要求： （1）单位应当建立对采购与付款内部控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期的进行检查。 （2）单位监督检查机构或人员应通过实施符合性测试和实质性测试检查采购与付款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。 （3）对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄