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设计院工程设计项目档案数字化实施办法 　　摘要：该文针对合肥水泥研究设计院一直存在的设计项目管理和档案管理效率低下、管理混乱的问题给出管理思路和办法，以求实现与现代管理企业相适应的科学管理。 　　关键词：电子资料; 归档; 设计效率; 核心竞争力 　　中图分类号：TP311文献标识码：A文章编号：1009-3044(2008)35-2411-02 　　Engineering and Design of Digital Archives Project Implementation 　　WANG Ai-zhen 　　(Hefei Cement Research Design Institute，Hefei 230051, China) 　　Abstract: Hospital has been the design of project management and records management inefficiency, management issues are given ideas and management approaches in order to achieve the modern enterprise management adapted to the scientific management Approach. 　　Key words: electronic data archiving; design efficiency; the core competitiveness 　　 　　1 引言 　　 　　合肥水泥研究设计院作为知识型企业，图纸是单位最宝贵的知识财富，它反映了企业的形象、知识积累、核心竞争力和管理水平。但合肥水泥研究设计院目前存在电子图纸收集难、归档难、利用难的问题。大量的电子图文档散落在单个设计人员的电脑里，完整、及时、准确的归档是一件非常困难的事情，工作量大且容易出错，还会出现资料不全或者版本不对的情况，查阅历史资料也非常困难，容易导致对甲方的服务出现问题。这里有企业管理机制的问题，但没有一个系统解决方案也是难以实现科学管理的基本障碍。 　　 　　2 需要解决的管理问题 　　 　　1) 电子资料的无法归档或者归档困难问题； 　　2) 实物资料电子化问题； 　　3) 借阅、下载、浏览等图纸利用问题； 　　4) 合肥水泥研究设计院的知识产权无法保证； 　　5) 合肥水泥研究设计院的无形资产得不到积累和沉淀； 　　6) 培养核心竞争力无法谈起； 　　7) 大量成品制作业务外流； 　　8) 没有办法实现共享，设计效率低下； 　　9) 信息孤岛，信息中心―成品―档案管理相互独立，资源不能共享，投资重复和浪费、效率低下； 　　…… 　　 　　3 系统解决问题的核心思路 　　 　　图档管理系统的设计思路：合肥水泥研究设计院电子制图已经普及，当设计人员熟练掌握制图软件之后，电子制图对设计工作效率的提高将趋于极限。由于电子文档具有方便且可重复利用的特点，因此有效管理并合理利用电子图档资源将是进一步提高合肥水泥研究设计院设计效率的重要手段。 　　因此，我们应根据合肥水泥研究设计院实际情况，逐步建立企业级档案库。实现对电子档案、纸介质档案或其它形式（音像、多媒体等）档案资料进行收集、管理、存储、检索与管理。同时管理电子档案和实物档案。并能够与其他子系统（办公自动化系统、经营管理系统、项目管理系统）进行无缝集成，并逐渐完成档案资料的全过程自动归档。 　　a) 系统的设计重点： 　　1) 注重系统的编目能力、批量处理能力及其自动归档能力。 　　① 提供编目模板，快速生成编目树。 　　② 批量上传设计图纸，并自动生成相关记录属性。 　　③ 与设计项目管理模块集成，实现项目图纸自动归档（自动编目，自动挂接文件等）。 　　2) 实现电子资料与实物档案的统一管理，保证归档的实物底图与电子文件的一致性。 　　3) 有强大方便的查询、统计功能。 　　4) 归档的电子文件的安全性、可追溯性。图档系统的每一步操作在系统中都有历史记录，便于以后的追溯。 　　5) 归档电子文件的版本控制。 　　6) 早期未归档的图纸经过扫描和归档纳入系统中。 　　b) 实施办法 　　1) 成立以设计管理处牵头有设计分院、档案管理部门、成品制作、信息中心等部门人员组成的工作小组； 　　2) 就图纸编目、文件存储、进度安排、质量控制、费用计算、工作协调等做出基本方案； 　　3) 工作小组开展调研工作，逐步了解和实施图纸自动收集系统；集中图纸打印，简化和科学管理电子档案，促进设计标准化和高效率，真正发挥信息中心和网络的作用； 　　4) 工作小组不间断对