档案管理基本方案.docx

湖北稳得福投资管理有限公司档案管理基本制度2015年3月档 案 管 理 制 度［鄂稳投（2005）14号］为加强与规范公司内部档案资料的管理，根据本公司的实际情况，特制定公司档案管理制度。 一、档案管理部门：总公司设立档案室，档案室由总公司办公室领导管理，各单位可设置类似功能的资料室或资料柜，负责文件资料的收集和保管。二、归档范围：总公司及各单位的下述资料：公司章程、规章制度、政策性文件，动产和不动产所有权证及债权凭证、营业执照、代码证、财务管理资料、验资报告、审计报告、评估报告、规划、年度计划、统计资料、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委托书、协议、合同、契约、司法文件（含诉案全过程文书及判决书）、建筑建设项目方案（含图纸批文等）、工程预决算、决定书、通告、通知、各类（承包）合同、出租车公司挂靠管理合同、当票、维修合同、政府及其部门批准文件、上级机关来文及其它具有参考价值的文件材料；会计凭证、财务报表、会计账簿、银行账户、贷款合同 三、档案管理人员：由总公司及各单位指定专人专职或兼任，明确责任，保证原始资料及单据完整，涉及保密的档案资料必须保证安全。 四、文件归档规定及责任 1、各单位经办的文件资料应在该业务结案后转交总公司档案室归档，其归档责任人为各单位负责人；经办部门及单位视实际需要留存复印件，特殊情况或因业务处理需要，原件必须由经办部门临时保管的，须经办公室主任同意办理借用手续，档案室则以复印件入档，并记载原件保管情况；各单位在档案资料未交总公司档案室归档前，应按本制度规定，收集整理，归类妥善保管，办结后送交档案室。财务档案由财务部门指定专人负责保管。 2、文件结案后移送归档时，按如下原则点收： ①检查文件资料的文本、附件是否完整，如有短少，应即追查补入； ②文件资料如需抽存，应有领导的签认； ③文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应退回经办部门补办； ④文件归档后应由收件人向原经办保管人履行签收登记手续。 五、档案分类、整理 1、归档文件的分类应遵循必要的逻辑规则，设置的类目要做到界限清楚，不交叉重叠，并要体现原则性与灵活性的统一。 2、归档文件应根据其形成的时间、部门按照年度——组织机构分类法分类，也可按照文件内容所反映的问题或“事由”将文件划分成各个类别，按年度——问题分类法分类。 3、归档文件按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列，并依据分类方案将案卷逐一编号、登记、造册，形成案卷目录。填写案卷目录要认真、细致，力求做到全面准确地反映归档文件的特征，同时编制全引目录，以便于归档文件的查找。 4、档案编制档号时，一是要遵循惟一性原则，档号应批代单一，一个编号对象只能赋予一个代码，一个代码只能表示一个编号对象，在一本案卷目录内不能有重复的案卷号，在一个案卷内不能有重复的页（张）号。其次要遵循合理性原则，档号的结构必须与档案的分类体系相适应，档号应保持完整，不能随意减少某种代码，按流水顺序编号时不应用空号。三是要遵循稳定性原则，档号一经确定，一般不应改变。四是遵循简明性原则，档号应力求简明，做到易识、易写、易记。 5、以件为单位进行档案整理。每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件。来文与复文可为一件，其中外单位的来文与本公司的复文作为一件，简报一期一件，会议文件每份文件为一件，会议记录原则上一次会议记录为一件，也可一本（册）为一件。重要文件须保留历次修改稿的，其正本为一件，历次稿（包括定稿）为一件。 六、档案保管期限 文件保管期限除政府有关法令及本企业其它规定外，按下列规定办理： 1、文书档案： ①永久保管：公司章程、股东名簿、董事会决议及股东会记录、规章制定、本公司法规政策性文件、处理重要问题形成的文件材料、重要会议的材料、政府机关核准文件、动产和不动产所有权状及债权凭证、工程设计图等核定需永久保存的文件。 ②长期保管：一般工作问题的文件材料、一般会议的文件材料，各公司报送的重要报告、材料等，保管期限为16-50年左右，视各类档案的保存价值确定。 ③短期保管：一般事务性的文件材料、会议材料，各公司报送的有关材料、报告等，保管期限15年以下。2、会计档案：分为永久和定期两类，定期保管期限分为3年、5年.10年.15年.30年5种。各单位可根据实际情况报批后确定保管年限。 七、档案的保管及销毁 1、档案管理人员应随时清洁档案柜、架，维护档案清洁，并在必要时放置防虫剂，防潮防虫蛀腐朽。 2、任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料，若按规定需要销毁保存期已满的档案文件时，档案管理人员要登记清楚，编制“档案销毁清册”，报请公司