采购及供应管理程序.docVIP

XXX汽车配件有限公司 1.0 生效日期 2010-08-01 页码 1 OF 7 采购及供应商管理程序 1. 目的 确保所采购的产品符合规定要求， 4.1 生产供应部负责生产材料的申购、订购及物料跟催与接收。 4.2 质保部负责生产材料的检验。 4.3 各部门负责需求物品的申购。 5．作业内容 5.1 采购管理流程图(附件一) 5.2 采购管理： 5.2.1 由生产供应部根据《生产作业计划表》和《产品配套缺件表》所申购及物料的 库存状况填写生产材料的“采购计划单”； 5.2.2 生产材料“采购计划单”经部门主管审核后呈常务副总批准交给生产供应部进 行采购； 5.2.3 采购员根据生产材料“采购计划单”进行供应商选择： A．有新材料需求，采购员寻找供应商； B．必要时，采购员寻找备用供应商； 5.2.4 采购员按生产材料“采购计划单”与供应商电话确认后，填写“产品购销合同”，信息内容包括生产材料的名称、规格、数量、质量、交期要求，采购员 接到常务副总核准后的“产品购销合同”正式向供应商采购。采购信息发出后，六个工作小时内需由供应商确认传回（含电话传回）公司。 5.2.5 优先采用的合格供应商： 如顾客有指定或提供一份供应商名单，生产供应部必须从该名单上的供应商处采购有关产品、材料和服务，此项要求也包括工具、量测设备的采购，但不能免除公司对采购品的质量确保/拒收责任。 经评估后合格的供应商。 5.3 符合政府、安全及环保规定： 5.3.1 用于零件生产的所有材料必须满足对限制有毒、有腐蚀性、危险性物品的政府 要求及安全环保规定，并考虑生产和销售地区有关环境、电力及电磁方面的规定。具体按《物资安全使用规定》作业。 5.4 交期管理：生产供应部根据生产材料“产品购销合同”上的交期来进行跟催。当供 XXX汽车配件有限公司 1.0 生效日期 2010-08-01 页码 2 OF 7 采购及供应商管理程序 应商延迟交货时必须按本公司拟定的纠正措施来执行并改善交付能力，供应商必须100%按时交付。业务员提供必要的策划资料以使供应商能满足此期望要求。当供应商无法准时交货而产生额外运费，不论是供应商或公司均应作适当记录，包括年底统计分析及由供应商改善对策。 5.5 订购单变更：由于合约的内容或交货日期变更以及供应商无法如期交货时，应由生 产供应部将变更内容或日期知会供应商。 5.6 采购品验证： 5.6.1 供应商交货后，应由质保部按《检验和试验管理程序》进行检验； 5.6.2 若公司需要在供应商场地做验证，于“产品购销合同”上注明验证方法与放行 方式； 5.6.3 若合约有要求顾客到供应商处或本公司对供货验证，生产供应部在“产品购销 合同”上或其他文件上注明验证要求及接收条件； 5.6.4 对物料的验证，不可免除来料检验拒收，亦不能排除其后顾客的拒收。 5.7 量测设备、设施、工具及办公用品等由需求部门按技术指标或相关要求填写“购物 通知单”经部门主管审核后，呈总经理批准后交由生产供应部进行采购，由使用部门相关人员验收。 5.8 供应商管理 5.8.1 供应商的开发及寻找 a) 生产供应部接到经核准的《采购计划单》后可以通过查询、实地到访、黄页电话簿、商业登记、第三者资料等方法收集新供应商资料； b) 寻求供应商时，由生产供应部对供应商发出《供应商基本情况调查表》作为采购的基本资料和对供应商的现况了解； c) 供应商评估由生产供应部和质保部按《供应商基本情况调查表》进行评估，评估方式可依实际需要选择样品评估或实地评估或两者并用评估。 5.9 供应商评估 5.9.1 样品评估：生产材料，生产供应部通知厂商准备样品后，交质保部进行鉴定，样品合格则列为合格供应商； 5.9.2 实地评估：当无法实施样品评估时，视需求会同质保部相关人员，对供应商 进行实地评估，评估合格则列为合格供应商； 5.9.3 供应商的最终评估结果： 通过----- 新供应商列入合格供应商名单。 B. 不通过---- 新供应商除非作出改善及再提交评估，否则不被采用。 C. 待决定---- 资料不足，改善观察中，待决定可交由董事长作最终审批。 XXX汽车配件有限公司 1.0 生效日期 2010-08-01 页码 3 OF 7 采购及供应商管理程序 D．将评估的结果记录于《供应商评估表》。 5.9.4 若供应商符合以下任何一种情况则可