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第三部分 商务交往中的常用公务礼仪 第八章 商务接访礼仪 第一节 办公室礼仪 一、办公室的布置 1、办公室的场所布置 a.办公室是企业的门面，是来访者对企业的第一印象。 b.办公室的布置不同于家庭、酒店的布置，它的设计风格应是严肃、整洁、高雅、安全。 c.办公室一般由办公场所、文件柜、电话机、写字台四个部件组成。其布置标准主要是指从礼仪学角度如何合理、有效地布置和装饰。 d.办公室应有鲜明的标志，在对外的房门上或门边上可以挂上一个醒目的、美观的招牌。 办公桌应放在房间内采光条件较好正对门口的地方，与窗户保持约1．5—2米的距离。 如果是多人的办公室，可采用不同规格的隔板，把各个工作人员的办公区域分隔开来，以保持各自工作区域的独立，保证彼此的办公不受影响，提高工作效能。 e.办公室的布置应给人以高雅、宁静的感觉。 商业企业是一个开放的系统。办公室既是工作的地方，也是社交的场所。所以，企业一般都将办公室装修得比较豪华，以显示自己强有力的经济实力。 还应注意采光合理、色彩选择恰当、空气清新。 根据工作性质和整个企业的经营宗旨以及企业形象和办公室的空间大小，可选择一些风景画、盆景、有特殊意义的照片、名人的字画、企业的徽标等作为办公室的装饰，创造浓厚的企业文化的气息和使主客心情愉快地交流信息和情感的环境。 办公室应保持整洁。 a.地板、天花板、走道要定期打扫，玻璃、门窗、办公桌要擦洗干净明亮。 b.桌面上只放些必要的办公用品，且摆放整齐。不要将杂志、报纸、餐具、皮包等物品放在桌面上。 c.文件应及时按类按月归档，装订整理好后，放入文件柜。正在办理的文件下班后也应锁入办公桌内。 d.办公室内桌椅、电话机、茶具、文件柜等物品的摆设应以方便、高效、安全为原则。 e.办公桌上的玻璃板下，主要放与工作有关的文字及数字资料，不应放太多的家人的照片。 二、文件柜的摆放礼仪 1、办公室文件柜的摆放应以有利于工作为原则。 通常情况下，靠墙角放置，不宜占据较大的办公空间；也可放置在离工作人员较近的地方，以便随时查找资料，整理、收藏文件； 柜内文件要及时清理，归档，建立目录，使之系统化，条理化。还要注意防虫防鼠。 2、有的办公室除设置文件柜外，还设置了保险柜。一些重要的文件、清单、保险单、帐目、现金、支票等放在文件柜中不太安全，就应把它们放置在保险柜中，以防遗失和被盗。 3、所有的公务文件和票据，工作人员均不得私自带出办公室。 三、电话机的摆放礼仪 办公室电话的摆放应以便利接听为原则。 一般放在办公桌或写字台的右前缘。 如果在同一写字台或办公桌上要安置几部电话，则应放置在办公桌或写字台的左右前缘。 四、办公礼仪的规范 1、仪表端庄、仪容整洁。 a.无论是男职员还是女职员，上班时都应着职业装。有些企业要求统一着装，以此体现严谨、高效的工作作风，加深客人对企业的视觉印象。 b.男士上班应穿西服、衬衣、扎领带。服装必须干净、平整，不应穿花衬衣、运动服上班。应穿深色的皮鞋而不应穿着拖鞋上班。 不留胡须，不留长发，头发梳理美观大方，这样才能衬托出本人良好的精神面貌和对工作的责任感。 c.女士上班应着西服套裙或连衣裙，颜色不要太鲜艳、太花哨。 上班时不宜穿得太暴露、过透、过紧的服装或超短裙，也不能穿奇装异服、休闲装、运动装、牛仔装等。 d应穿皮鞋上班，皮鞋的颜色要比服装的颜色深。 应穿透明的长筒丝袜，袜口不能露在裙摆下，不能穿有破洞的袜子。佩戴首饰要适当，符合规范。 e.发型以保守为佳，不能太新潮。最好化淡妆上班，以体现女性端庄、文雅的形象。 言语友善、举止优雅。 a.早晨，当我们跨进工作单位，走向自己的办公室时，应面带微笑，遇到同事或上级领导，应主动问好。 b.进入办公室后，应挂起外衣和帽子，轻轻放下公文包；与此同时，主动地同早到的同事或领导打招呼。 c.如果同事已开始工作，就不应该开口出声，对已经注意到自己进来了的人可用眼光、手势和微笑表示问候。如果大家正忙于搞卫生，就应该立即动手参加。 d.在办公时间里，要注意保持办公室的安静与整洁，不能大声讲话，更不能与同事交谈同工作无关的话；不能在办公室、过道上大声呼唤同事和上级，无论是对同事、上级还是来访者，都应使用文明用语。 e.在办公室里，说话不要刻薄，与同事开玩笑要适度，不能挖苦别人，恶语伤人。更不能在背后议论领导和同事，以免“家丑外扬”。 f.在拟稿和起草文件时，不要乱丢废弃的纸张，不能因构思而用手击敲桌子和跺脚；喝茶不能喝得过响，抽烟不能抽得过猛、过频； g.如果因事要离开座位，应轻轻起身，把座椅轻轻置于办公桌底，然后，轻轻离开。 3、公司职员的行为举止应稳重、自然、大方、有风度。 走路时身体挺直，步速适中，抬头挺胸，人人留下正直、积极、自信的好印象。不要风风火火、慌慌张张，让人感到你缺乏工作能力。 坐姿要