(会议管理实务课件)项目3-安排会议接待.ppt

项目三 项目三：安排会议接待 知识目标 掌握接待工作的种类与程序。 掌握接待工作中的礼仪知识。 掌握应付接待中突发事件的相应知识。 能力目标 能根据会议要求做好接待方案。 能现场做好各种接待工作。 能处理接待中的各种突发事件。 一、任务描述 1、情境导入 中国科健股份有限公司于2003年4月21日下午在北京凯宾斯基饭店召开了“‘精彩科健’2003年新产品发布会”。在非典时期，会议参加人数近200人（其中参会媒体50家）。活动中精致、简约、时尚的产品模特秀以及独特的《科健播报》电视新闻联播、访谈对话环节将活动推向了高潮。媒体记者对此次科健发布2003年第一轮的新品春季攻势非常感兴趣，《中国青年报》、《北京青年报》、《中国经营报》、《京华时报》、《经济日报》等纷纷对中科健到会领导进行了采访及会后报道。 科健公司的秘书小王，承担了整个会议接待的综合协调工作，并非常出色的完成了接待任务。 一、任务描述 2．训练任务 二、任务实施 任务1——要素分解 任务1——实施步骤 步骤1：了解掌握背景资料 （1）了解来访目的。王秘书首先应准确了解来访团体的来访目的，这样做出的计划和准备才有针对性。 （2）了解来访者的基本情况。 步骤2：草拟接待计划。 步骤3：与本单位相关部门沟通情况。 步骤4：与来访者沟通情况。 步骤5：报请上司审批。 知识链接 ?了解掌握背景资料 （1）了解来访目的。 准确了解来访团体的来访目的，这样做出的计划和准备才有针对性。王秘书应该向主管了解清楚这些情况，取得准确信息。 （2）了解来访者的基本情况。 为了使接待工作万无一失，王秘书要事先掌握来访者的基本情况，如所在单位的全称、业务范围、发展态势、来访者人数、姓名、性别、身份、民族、宗教信仰；有时还要对主宾有更多的了解，如个人爱好、性格、特长等。了解得越多、越具体，准备工作就越有针对性。 知识链接 ?草拟接待计划 在接待方案中，首先确定接待规格，这决定了接待人员、日程安排及经费开支，包括谁到机场、车站迎接、送别；谁全程陪同；宴请的规格、地点；住宿宾馆的等级、房间标准等。 在具体制定接待计划时，要包括以下内容： （1）主要陪同人员； （2）主要工作人员； （3）住宿地点、标准、房间数量； （4）宴请地点、标准、人数； （5）会见、会谈地点、参与人员； （6）参观游览地点、陪同人员。 知识链接 与本单位相关部门沟通情况 接待计划涉及到本单位的相关部门，王秘书应事先与之沟通，商定接待的时间、涉及内容、地点、人员等事项。 与来访者沟通情况 日程确定好之后，王秘书要及时通报来访一方，看还有什么要修改的，一般要尊重来访一方的意见。对于实在难以办到的要求，要如实地向对方解释清楚。 报请上司审批 王秘书在拟好接待方案之后，应及时报送给主管，经主管审定批准。如果经双方认可并经领导批准，该接待计划一般就不再改动了。 二、任务实施 任务2——实施步骤 步骤1：准备接待的签到簿，文具、文件等。 步骤2：安排布置好会场。 步骤3： 秘书接待组人员分工进行不同接待工作，如迎宾工作、引导工作。 步骤4：总结本任务操作过程。 知识链接 ?如何确定接待规格 秘书首先要了解客人的身份和来访目的，据此确定由谁来出面接待比较合适。接待规格的最终决定权是在上司那里，秘书仅提供参考意见。当接待规格定下来以后，秘书应当把我方主要陪同人员的姓名、身份以及日程安排告知对方，征求对方的意见，得到对方的认可。 接待计划的主要内容 接待计划的主要内容有四项：确定接待规格、日程安排、经费预算、工作人员。 知识链接 一般接待流程 （1）发出邀请 （2）接待前的准备工作 ①做好思想心理的准备工作。 ②做好业务知识和能力的准备。③做好物质与环境的准备。 （3）普通接待环节 1）主动迎接和问候。 2）了解情况。3）发放宾客卡。4）正确引导。 5）送客。 参考评分标准 任务1：总分50分 任务2：总分50分 参考评分标准 学生训练成果评价表 W W W . E D U 1 2 . C O M 安排会议接待 拟定接待方案 1 做好会议现场接待工作 2 拟定 接待方案 明确 接待规格 确定接待 对象、地点，组成接待队伍 2 总分 1 任务得分 及 任务完成情况评价 任务序号 项目3 安排会议接待 项目 学生签字： 指导教师签字： 年 月 日