有效的会议(敖天洪).pptVIP

 有效的会议 简介 有效会议能把组织里每个人的知识、技能及创意结合起来、发挥最大的效用。开会的技巧并非生而赋予，大多数人都是经由观察、练习及反馈而来。所以，本单元的设计，就是以简明、实际的方式达到以下的目标： 课程目标 说明何谓有效会议 规划会议议程 能运用技巧主持日常会议 课程内容 开会前准备 会议主持的重点 会议总结与记录 情景演练 讨论（一） 1、餐厅经常召开的会议有哪些？每年有多少次会议？（会议频率） 2、常见的会议种类？（时间、形式等） 3、会议目的？ ？ ？ ？ 会议目的 收集资讯 解决问题 提供和分享资讯与意见 制定策划 规划或启动新项目 分配或统筹工作 追踪进度 建立团队共识，提高士气 讨论 （二） 1、会议的成本？ 2、常出现的会议问题？ 会议时间不当 会议人员不当 会议主题不明确 会议没有形成决议 会议事项未进行追踪 直接（工资、差旅费） 间接（设备、场地、加班） 机会损失（顾客抱怨、因你而完成的事物） 有效会议的表现形式 1、会议目的明确，会议的过程以目标为导向 2、适当会议时间的分配 3、参加人员积极参与 4、统合综效，集个人所长：1+1﹥2 5、转化成具体及积极的行动 会议流程 （一）、开会前的准备 （二）、会议主持重点 （三）、会议总结 ●●●●●● 开会前的准备 1、决定是否召开会议及会议形式 2、设定会议主题，以及预期的成果 3、制定参会人员名单与角色分配 4、设定会议议程，决定议题及列下所有的议题 5、会议的场地及时间 6、通知 会议主题是会议的灵魂，会议的各种议题是紧紧围绕会议的主题来进行的。没有主题，会议就会成为一个无所依归的幽灵，各种会议议题将会变成一盘散沙，整个会议就会变得杂乱不堪 1、 热点和事件为主题（高敏感度） 2、 存在争议的问题为主题 3、 共同关心的问题为主题 4、 上级指令、指示、安排为主题 5、 员工关心、需要、正在议论的话题为主题 6、 根据某种或某几种产品的特点、属性确立主题 开会前的准备——确立会议主题 指在会议计划发生或实施之前，对其最终形成的效果有一个预先的期望（现实的、具体的、可达成的、可衡量的、有时间限制的），希望此事达到某种效果 ，这种效果，叫预期效果，他不是事件的真实结果，而是人们期望的一个效果值（目标、成果物）。 开会前的准备——预期效果 会议主席：作裁决（餐厅经理） 会议主持（同会议主席） 记录员：记录会议的重点并将记录下发 时间控制员：提醒时间保证会议顺利进行 参会人员：参与会议的讨论和资料收集（A对议题有直接权限和责任的人 B对议题有相关知识和经验的人 C与执行议题的结论相关的人 D对议题有兴趣并关心的人） 开会前的准备——参会人员名单 会议议程：是整个会议议题性活动顺序的总体安排，分配时间、进度、达成会议目标。与会议通知单一起在会前发给与会人员；体现会议的6要素（时间、地点、人员、主题、议题、预期效果）。 【会议议程参考格式】 按照****************，为分析总结***********************并对*******************做出安排，特召***************会议。相关事宜通知如下： 一、 会议时间： 二、 会议地点： 三、 会议议程： 1. 时间1 -时间2 议程一 负责人：XXX 3. 时间2 -时间3 议程二 负责人：XXX 4. 时间3 -时间4 休息 负责人：XXX 5. 时间4 -时间5 议程三 负责人：XXX 6. 时间6 -时间7 会议总结 负责人：XXX 四、 参加人员： 五、 有关要求 1. 参加人员要事先安排好工作，务必准时参加。如无特殊原因不得请假； 2. 荐于会议重要性，需携带本子与笔做记录。 开会前的准备——制定会议议程 会议主题通知单—范例 主题会议通知 会议主题：推出新产品——COB 预想成果：一周之内完成新产品推出的准备工作 日期和时间：99、03、17、15：00 地点：餐厅员工休息室 会议主席：餐厅经理：王菲 记录员：周星驰 主导员：副理：谢霆锋