公司行文管理机制.doc

- PAGE 11 - ××××行文管理机制 编制部门：集团总经办 生效日期： 年 月 日 密 级：通用 归口部门：集团总经办 编 制 人： 审 核 人： 审 批 人： 适用范围： 集团各分（子）公司 1．目的 为规范集团公司及集团各部门的文件编制、更改、下发、传阅的管理，使各类行文规范化、统一化，特制订本机制。 2．范围 明确行文通用的纸张要求、行文要素排列顺序及具体要求。 本机制适用于渝洲集团制发的各类文件，包括公告、呈报件、请示/报告、工作联系单、会议记录/纪要等。 3．职责 集团公司行政事务受集团总经办指导、监督和检查。集团公司的文件处理工作，由总经办行政人员负责文件处理工作，并由总经办主任对所有文件进行认真核阅和文字把关。 集团公司以公司名义对内、外行文的编制、发文以及存档的文件管理。 集团公司总经办负责以公司名义对内、外行文的编制、发文以及存档的文件管理，并负有监督和检查的职责. 集团公司各职能部门负责以本部门名义对内、外行文编制、发文以及存档的文件管理，文件拟稿后交总经办制发。 文件处理工作中，必须严格执行公司各项保密规定，必须做到及时、准确、安全。 4．行文类别 公告（红头文件）：为下行文，用于集团公司向全公司下发工作计划，部署重要工作，任免、奖励、处分有关单位和个人，工作总结及各种有关全局性的规定、决定、指示、通知、通报、批复，会议文件等事项。 呈报件、请示、报告：为上行文，一文一事。用于公司各部门向集团公司或集团公司向上级主管部门上呈的文件。 工作联系单：为平行文，用于部门与部门间以及部门与总公司间商洽工作，通知、询问或答复问题等，主要发挥协调作用。 会议记录、纪要：用于各类会议的会议记录、整理与总结。 5．行文要素要求 标准文件一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。 文件按紧急程度分为：“特急”、“急件”、“一般”。 文件按密级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”。 “秘密”是指在一定的时间和范围内，为保护公司的安全和利益，需要加以隐蔽、保护、限制、不让外界客体知悉的事项的总称。 “机密”是在公司经营活动中产生的，不属于公司秘密而又不宜于对外公开的秘密事项。 “绝密”是关系到公司的安全利益，依照公司各项规章制度，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。 涉及公司秘密的文件应当标明密级，其中 “绝密 ”、“机密”级文件还应当标明份数序号。任何文件处理人员在文件编制或处理过程中擅自公开或擅自扩大接触范围的即属泄密，根据公司制度将处以相应处罚。 行文的理由要充分，须“一事一请”。若多头主送、叙事不清、一文数事、附件不全等问题，办文部门可将其退回呈报公司或部门。 行文以迅速、简洁、明确为基础要求，按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文，不得越级报送。 行文用词、用字应准确规范，不得使用繁体字、异体字。排版回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 行文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、略缩语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一律使用阿拉伯数码字。 6. 编制规范 为使公司管理体系的有效性和适宜性得以延续，公司各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用A4尺寸打印稿，行文应规范，不得有错别字。 公司规章制度类文件应遵循如下文件格式，使文件清楚明晰： 文件标题 文件标题 1．目的：(要明确阐述编制和使用本文件的目的) 2．范围：(要明确阐述本文件适用范围。) 3．职责：(要明确阐述本文件所列执行部门或个人的职责。) （下列正文） 作为需要进行传送的文件，请你在输入时采用如下的文件格式： 页面设置 A4 210×297毫米； 正文字体 宋体 小四/四号 左空2格（全角）； 文件标题 黑体 小二号/二号 粗体 居中； 段落标题 宋体 小四号 粗体 居左； 红头文号字体 黑体 五号 粗体 居左； 字体颜色 未作特殊说明，行文中图文颜色均为黑色； 正文行距 25-30磅； 文件页码 置于页脚 居中； 公司名称 置于页眉 居左。 （标准文件格式式样[1～5]详见附件1） 7．文件版头 《渝洲集团文件》版头用于颁布公司重要规章制度，公布公司中长期发展规划、年度工作要点和总结等，公布机构设置或调整、人事任免、奖惩等重大事项，通知重要事项。用于传达集团公司的决议或决定，转发上级机关的文件，发布有关事项。 所有文件上均应标注相应秘级和紧急程度，增强文件办理的及时、有效、安全。密级文件应在文件首页右上角位置编制列明，密级文件应当标明份数序号。不属秘密文件，内容又不宜对外公开的，应当在