企业档案管理培训_精品.ppt

档案管理培训 培训人：马磊 培训重点 了解档案的概念； 了解档案的特点； 掌握管理的内容； 掌握档案借阅制度； 档案管理员的工作要求。 * （一）档案的概念 是指公司在过去和现在从事经营活动中直接或间接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 * （二）档案的特点 1、档案是直接形成于社会实践活动的原始的记录 2、档案是由文件有条件地转化来的 3、档案来源广泛，内容丰富，形式多样 * （三）档案的管理 档案管理的基本内容可概括为档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个环节。 * 具体内容： （1）对本部门形成的档案以及本公司其他部门应移交的档案进行定期收集。 （2）对所收集的档案进行整理，遵循档案之间的有机联系。（编制档案目录、整理、装订、归档） （3）每5年对归档的档案进行鉴定一次（组成鉴定小组），对于失去保存价值的档案进行销毁。 * （4）每半年度对档案室内的档案进行统计。 （5）对归档的档案的利用工作。档案的最终目的在于为公司发展服务，旨在利用。档案的利用应立足于对档案的保护的基础之上。因此应减少原件档案的利用次数。光线、灰尘、空气潮湿度、温度、霉菌等都会对档案的寿命造成影响，因此档案室要做到八防“防光、防火、防水、防霉、防盗、防鼠、防虫、防高温。” * （四）档案借阅 1、借阅人借阅档案资料须先填写《档案借阅登记表》，方可借阅。 2、档案室的档案资料借用时间最多不超过七天，超过借阅时间，须办理续借手续。 3、借出的档案资料务必在年底前归还档案室，需跨年度借阅者，须经综合部经理及本部门经理同意后方可。 4、借阅人要保证档案资料的安全与完整。如发生丢失、污损、涂改，将视情节及资料的重要程度予以处罚。 5、员工调离公司时，须将所借资料全部归还。 * 五、档案管理工作要求 1、档案人员应严格执行《保密制度》，做到不失密、不泄 密、确保档案的安全。 2、档案管理要适应现代化管理需要，应用现代科学的管理办法。 3、档案人员变动时，应办理档案交接手续。交接双方应对保管的档案进行清点、登记，并在移交目录上签字。 4、定期对已过保管期限的档案进行鉴定、销毁 档案销毁工作每五年开展一次。由公司主管档案的副总经理、综合部负责人、档案移交部门负责人及档案管理员、组成档案鉴定小组，对已归档的超过保管期限的相关档案进行鉴定，对经鉴定已无保存价值的档案，由公司档案员填写，经档案鉴定小组成员签字同意后，对应销毁的档案单独保留五年后销毁。 *