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依据《婚姻登记档案管理办法》做好婚姻登记档案工作 依据《婚姻登记档案管理办法》 做好婚姻登记档案工作 ,.,006年1月23日,国家民政部, 厶国家档案局联合颁发了《婚姻登 记档案管理办法》(以下简称《办 法》),并自公布之日起施行.该《办 法》是为规范婚姻登记档案管理, 维护婚姻当事人的合法权益,并根 据《中华人民共和国档案法》和 《婚姻登记条例》所制定的,是我国 民政专业档案管理工作的第一个部 门规章.《办法》第十四条规定:县 级(含)以上地方人民政府民政部 门形成的婚姻登记档案,应在本单 位档案部门保管一定时期后向同级 国家档案馆移交,具体移交时间由 双方商定.婚姻登记档案主要形 成于区县级(含)以上地方人民政 府民政部门和具有办理婚姻登记职 能的乡(镇)人民政府.而多年来, 区县级档案馆婚姻登记档案管理工 作没有一个规范的标准可供依据. 口徐梅 因此,笔者现从区(县)级档案馆的 角度,并结合实际工作,谈谈如何依 据《办法》,具体做好档案馆婚姻登 记档案管理与利用工作. 一 ,依据《办法》做好婚姻登记 档案进馆前的指导工作 在婚姻登记档案的形成过程 中,档案部门就应给予民政部门的 婚姻登记处在婚姻登记材料收集, 整理分类,立卷,归档等方面工作的 具体指导,同时,指导其做好机读目 录的制作.因为机读目录应与案卷 目录,全引目录等检索工具一并接 收进馆.如果婚姻登记部门使用了 计算机办理婚姻登记工作,则档案 部门应指导其参照《电子文件归档 与管理规范》,使其形成的婚姻登 记材料电子文件符合规范,并同时 形成机读目录或通过转换格式符合 进馆机读目录编制要求,以减少重 复劳动.婚姻登记处的档案工作一 旦形成了一定的规范程序和模式, 就能够提高工作质量和效率,最重 要的是也为婚姻登记档案的移交进 馆及进馆后的管理利用等工作打好 了基础. 二,依据《办法》做好婚姻登记 档案档号编制转换 以笔者所在区级档案馆的婚姻 登记档案管理工作为例. 1.实施《办法》前的档号编制 情况.本馆于1986年首次接收在本 区登记的婚姻登记档案进馆.这部 分档案有以下几个特点:一是来源 于区内各街道办事处;二是起始时 间从1950年至1993年;三是档案 保存不齐全,年代越早,遗失的越 多,有的街道办事处的婚姻登记档 案从1978年才归档,之前的档案就 遗失了;四是只分为结婚和离婚两 基层工作 个类;五是以卷为单位归档,将数对 当事人的婚姻登记材料归为一卷. x,-j-于这部分档案,按全宗原则,均编 入了各街道办事处全宗.本馆还保 存极小部分文革时期的结(离)婚 登记档案,则归入了革委会全宗.对 于以上档案的档号的编制为:全宗 号一目录号一案卷顺序号,如 401-03-1,……,402-03-1,…… (本馆4字开头的代表街道全宗 群). 到1993年,婚姻登记工作归区 民政局管理,婚姻登记档案又归入 区民政局,本馆将全宗号调整为 315,并在接收进馆后给予两个 不同的目录号,以区分结婚登记档 案和离婚登记档案两类,其档号分 别为:315—04—1,……(04目录为离 婚登记档案),315—05—1,……(05 目录为结婚登记档案). 但是,当案卷序号到了999,则 须重新开目录,如:315—06—1,…… (新开06号目录为本馆结婚登记 档案类),315—07—1,……(新开07 号目录为本馆的离婚登记档案). 2.依据《办法》,结合实际,调整 档号编制方式.依据《办法》第九条 婚姻登记档案按照年度—婚姻登 记I生质分类.婚姻登记性质分为结 婚登记类,撤销婚姻类,离婚登记类 和补发婚姻登记证类四类,以及 《办法》第十条中:一对当事人婚 姻登记材料组织一卷的规定,本 馆结合实际,转换档号编制方式为: 全宗号一年度一分类号(或目录 号)一馆编案卷号,如: 3l5—2006—011(结婚登记类)一1, …… ,315—2006—012(撤销婚姻 类)一1,……,315—2006—013(离婚 登记类)一1,……,315—2006—014 (补发婚姻登记证类)一1,…….以 后每换个年度,案卷顺序号都从 …1开始,并可以用到9999.据 资料统计,我国目前每年办理婚姻 登记1000余万对,在区级民政部门 办理婚姻登记不超过1万对.《办 法》规定婚姻登记档案整理方法是 以件,卷结合方式,因此,每一个年 度内案卷顺序号都从…1开始, 9999一般不会达到,就不存在重 新开目录号的问题.从而达到档号 编制不重复,不缺号,不变动,不繁 琐的要求. 3.依据《办法》,结合实际,调整 机读目录格式.本馆在《办法》实施 前,已将馆藏婚姻登记档案目录制 成数据库式机读目录,约11万条. 使用的是江苏省档案局提供的永 乐文档一体化通用软件,字段名 称分别为:记录,登记日期,证件