第三讲办公室礼仪1.pptVIP

第三讲 办公室礼仪 教 学 内 容 一、办公室布局与环境要求 二、办公室电话礼仪 三、接待礼仪 一、办公室布局与环境要求 （一）办公室布局 1．开放式办公室 办公空间开放式设计，也称“办公室美化布置”或“办公室模式设计”。 2．封闭式办公室 是按照办公职能设置分隔式的若干个相对独立的办公室。 （二）办公室环境管理 办公室环境包括硬环境、软环境两大要素 硬环境包括办公室（含会客室、接待室）内的空气、光线、颜色、办公设备及室内布置等外在条件。要求： 1．在会客室或办公室摆放一些鲜花或绿色植物； 2．做好室内通风和温湿度的调节； 3．防止光线太弱或过强； 4．保持室内整洁和安全。 二、办公室电话礼仪 电话三要素：声音、态度、言辞。 （一）拨打电话 1．备好电话号码； 2．想好通话内容： a．自报家门：问候、单位、部门、姓名。 b“六何清楚”：何时、何地、何事、何因、如何做。 c．“3分钟电话” d．距离电话3厘米左右的距离，通话效果最好。 3．慎选通话时间。 （二）接听电话 1．“铃响不过三”； 2． 开头语：问候、自报家门（询问事由）； 3．积极处理，妥善分流； 4．礼貌转接电话； 5．做好电话记录。 注意事项 1．通话要见机行事； 2．拨错要及时道歉； 3．时间要有所限止； 4．话筒要轻轻挂上。 思考题： 1．通话时谁先挂电话？ 2．如何巧于中止电话？ 3．通话中断，谁先重拨号？ 4．通话初始，相互问候，自作介绍的具体类型有几种？ 5．如何分流打给领导电话的电话？ （四）手机使用礼仪 开机为通话之本 静音为礼貌之本 关机为安全之本 1．手机正确放置的位置 一是随身携带的公文包里； 二是上衣的内袋里。 注意：手机放在能随手拿到的地方，开机就随身带手机。 2．手机静音或关机礼仪 （1）开会、看电影、图书馆、演讲、典礼仪式请将手机调至静音或关机。（2）上医院、乘飞机、加油站请关机。 三、接待礼仪 （一）办公室接待 （二）来访团体的接待 （一）办公室接待 1．接待准备 接待工作的基本程序：迎客—待客—送客 环境准备：主要包括办公室、会客室 心理准备：公关意识、 真诚热情、 合作精神 2．迎客礼仪 （1）见到客人的第一时间，应该马上做出如下的动作表情，简称为“3S”+问候； （2）甄别客人； （3）接待预约来访者的工作程序； （4）接待未预约来访者的工作程序。 3． 待客礼仪 （1）陪车 （2）引导 （2）入室 （3）入座 （4）奉茶 引导 接待次序礼仪 接待过程中，遵从次序礼仪的要求，能准确地突出来访者的身份，是对来访者的尊重。其要求如下： 就坐时，以右为上，以远为上，面门为上，面南为上。 迎客时，主人走在前；送客时，主人走在后。 内开门，已先入；外开门，客先入。 总之，一般以右为大、为尊；以左为小，为次。 上茶礼节 A．上茶时机，应是客人入座后，未开始谈正事之前。 B．保持手的干净、头发的整齐和茶具的清洁。 C．有条件的话，可征求客人的意见喝什么种类的茶. D．冲茶要冲得不浓不淡，一般是七层满。 E ．送茶时，把茶杯放在茶盘里，以齐腰高度端进，先把茶盘放在茶几上，再把茶杯及茶碟托出，从客人的右边献茶，并轻轻地说：“请用茶”。 上茶礼节 F.上茶顺序：先按客人的职务高低顺序上茶，再给本公司人员按职务高低顺序上茶，也可视情况按座位上茶。 G.退出时，先后退几步，离开客人的视线后再转身出去，关门时，把身子转过来，轻轻把门带上。 4． 送客礼仪 领导送客： （1） 不要看手表。 （2） 客人提出告辞时，等客人起立后在起立。 （3）“出迎三步，身送七步”是迎送宾客最基本的礼仪。 （4）告别时握手再见，挥手致意，目送客人离开视线后再返回。 （二）来访团体的接待 1．拟订接待方案（计划） 2．车站、码头和机场的接待 （1）准备 （2）接站 （3）主动迎候来宾、问候、自我介绍、握手、递名片。 （4） 引导上车。 （5）与客人谈话。 （6）协助入住旅馆客房。 （7）协商日程。 （8）给客人留下联系方式。 3．组织好各项活动 4．听取意见，赠送纪念品 5．车站、码头和机场送客 6．总结收尾工作 办公室漫游模拟软件 * 办公室漫游模拟软件