日常采购制度.doc

一、目的及负责部门 为规范公司日常采购行为,加强对采购过程的管理和监控,本着“保证质量、节约开支、避免浪费、提高效益”的原则在公司现有采购基础上细化如下行政采购管理制度。 负责部门为行政综合部，本制度所界定的行政采购均采用集中采购原则。 二、行政采购的范围 （一）固定资产：各类办公设备，如：电脑、打印机、复印机、办公桌、椅、文件柜等。 （二）办公用品： 1、消耗品：如原子笔、胶水、胶带、打印纸、便签、文件夹、订书钉等。 2、管理消耗品：如剪刀、钉书机、记事本、计算器、印泥、电池等。 3、价值在200元以上，但价值未达到固定资产标准的办公用品。 （三）其他物资 1、广告类：如宣传单页、宣传册等。 2、礼品、购物礼券等。 三、采购程序 本制度对以下采购流程进行规范：采购计划、询价、合同签订、验收和付款、质量和售后、监督、领用。 （一）采购计划 1、定期采购：对办公用品等需要定期采购的物品办公室要根据各部门每月的领用情况于每月25日统计各部门下月的需求填写请购单。请购单由相关负责人及副总经理审核签字后，行政综合部根据库存分发不足部分交由采购员进行统一采购。 2、临时采购：需要临时采购的物品须请购人填写请购单由部门领导审核签字、副总审核签字后由采购人员进行采购。价格高于 XX元的需由总经理审核签字。 （二）询价 1、采购人员接到批准后的“采购申请单”后优先到公司指定的供应商处购买如指定供应商无供应时必须进行多方比价并做好市场询价记录附市场询价记录表择优择廉购买。 2、办公用品等消耗品在选择时优先到大型超市进行采购,固定资产和其他价格较高的物资至少要选择三家供应商进行价格比对。 3、保管好供应商的报价资料，以供以后参考和审核，保管期限为一年。 4、采购人员不得擅自依据各部们未经领导批准的请购单采购物品，否则一律不予报销。 （三）采购合同签订 1、采购物品选定后，采购商品价格在3000元以上或者有长期供货的必须与供货商签订采购合同。 2、采购合同原件由行政综合部保管，合同原件保管期限为三年。 3、签订采购合同时需有采购人员和财务部指派人员两人在场以保证采购行为的规范。 （四）验收和付款 1、采购物品到货后由行政综合办相关人员、财务部指派人员共同验收。 2、采购物品验收合格后方能办理付款手续。 （1）、 单次单项物品在3000元以下的实行现金支付。采购人员选定供应商后做出采购预算。根据预算先从财务预支采购款项，借条须有主管副总审核签字才有效，付款后凭票报账。报销单须由主管副总和财务部相关负责人审核签字后交财务部与借款做抵消核算。 （2）单次单项物品在3000元以上的实行转账支付，采购人员凭票填写报销单，并在报销单上注明“转账”字样和对方的帐户，由主管副总、财务部相关负责人审核签字后交财务部，由财务部相关负责人负责转账。 （五）质量和售后 对于需要售后服务的采购物资，在购买或签订合同时要明确服务约定。采购物资在投用前需厂家进行现场指导的，由采购人员负责联系，对于在使用过程中出现的问题由采购人员在规定时间内同供货商协调解决。 四、审批程序 （一）固定资产采购审批（含报价审批） 需求人→填写申购单→部门负责人签字→主管副总签字→总经理→行政综合部→询价→审批→购买 （二）办公用品采购审批 需求人→填写申购单→部门负责人签字→主管副总签字→行政综合部→采购 （三）其他物资 需求人→填写申购单→部门负责人签字→主管副总签字→行政综合部→采购 本制度自发布之日起开始执行。 附件：《采购申请单》《领用申请单》 采购申请表 申请人 　 申请部门 申请日期 　 其他信息 物品名称 数量 需求日期 用途 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 　 部门负责人意见 　 行政副总意见 　 总经理意见 　 部门物品领用申请表 序号 日期 领用物品 数量 领用人 部门负责人 主管副总 1 　 　 　 　 　 　 2 　 　 　 　 　 　 3 　 　 　 　 　 　 4 　 　 　 　 　 　 5 　 　 　 　 　 　 6 　 　 　 　 　 　 7 　 　 　 　 　 　 日常采购管理制度 第一版 第1次修改 修改日期 2013-05-06 文件编号 2013-XZ-0002 发布日期 2013-05-06 编制 苏占春 校核 审核 批准