工欲善其事必先利其器-OFFICE培训.pptxVIP

工欲善其事，必先利其器 ——薪酬核算相关OFFICE操作培训 人力资源部 吴静 2011.08.13 主要内容 使用Excel应具备的良好习惯 快捷键介绍 Excel、Word实用功能介绍 使用excel应具备的良好习惯 1、同一对象请使用同一名称；不同部门间对同一对象亦应统一名称或编码，以利数据的传递、引用。 2、排版时不要在字符串内、前后插入空格。 3、在要使用公式的单元格，尽量不使用合并单元格功能以便填充公式、排序、筛选。 4、排版打印时使用顶端标题行标题列功能。 5、数字及文本的对齐方式请使用Excel默认的格式，即数字靠右对齐，文本靠左对齐。数字使用千位分隔符。 居中….. 6、学会使用拆分窗口功能 7、在同一工作簿的不同工作表的相同单元格输入相同的数据或设置相同的格式，请使用组合工作表功能 使用excel应具备的良好习惯 8、在要进行乘除等运算时，要养成在公式的最外层使用round函数的习惯，以免出现四舍五入的误差。 9、在计算结果可能出现#DIV/0!、#VALUE!、#N/A等错误，而其它单元格又需对此单元格进行运算时，要养成使用if和ISERROR函数消除错误值的习惯。 10、要对工作表进行临时性排序时，养成添加序号列的习惯，以便恢复原来的顺序。 11、当工作表要提交他人（多人）填写时，养成保护工作表、锁定单元格以及对特定单元格设定数据有效性的习惯，以避免他人的错误操作影响报表的汇总。 12、养成使用状态栏进行临时性的求和、计数、求平均值的习惯。 13、文件编辑时要时常保存。 14、经常使用快捷键，提高工作效率。 快捷键操作 输入方式：键盘指法，FJ键 系统级快捷键，应用程序级热键 Windows系统下的操作以选中为前提 CTRL组合键 A-all C-copy V-粘贴 P-print X-剪切 F-find S-save Z-撤销 Y-反撤销 N-new W-关闭 F1-F12（Function）键 F2 ：重命名（Rename） F4 ：重复上一步操作 F5：刷新/PPT从头播放 F10：显示快捷键操作 F12：另存为 常用键 win win+d：显示桌面 win+L：锁屏或切换 Esc:退出 alt+tab：活动窗口切换 alt+F4：关闭 alt+ctrl+delete：开启任务管理器 键盘上的鼠标右键：右边win键右边的键/shift+F10 excel、word实用功能介绍 精度设置：“将精度设为所显示的精度” 快捷键操作： 定位：上下左右；Home；End；Page Up；Page Down；Ctrl组合； 选择：shift；ctrl；ctrl+a 双击：拖内容或公式 单元格、工作表操作：设置单元格格式、选择性粘贴、冻结窗口、隐藏/显示行列 页面操作：浏览方式、页面大小、多个工作表操作、隐藏/显示工作表、工作表背景 打印相关： 设置顶端标题行\左端标题列 页面 页边距 页眉/页脚 单色打印 双面打印 Excel的枷锁 工作簿中的工作表个数，受可用内存的限制 excel、word实用功能介绍 数据处理 筛选/排序 基本函数：加减乘除、平均值、sumif 条件函数：if 个税计算为例 多表格数据查找：lookup 加强版：if、value 数字位数：round 合并汇总：数据透视表 检查 行、列的公式设置 表格之间的联系 批量数据的处理——邮件合并 制作工资单 批量发送电子邮件