行政工作流程表与规范20121214.docVIP

行政部工作流程 行政部岗位设计图 人员编制 经理1人 主管1人 主任1人 文员2人 公关1人 网络1人 策划1人 保洁2人 门卫2人 厨师1人 值班1人 一、部门职责 （1）各职能部门的关系协调；　　（2）建立各项规章制度并检查实施情况，促进各项工作规范化管理；　　（3）负责公司资料、信息等管理，以及宣传报道工作，沟通内外联系和上下联系；　　（）公司印章公司证照；　　（）员工入职、离职过程中与行政相关的手续办理；　　（）公司各类档案的整理、归档、保管、借阅等；　　（）文件控制　　1）发文制度及行文程序的拟定和实施；　　2）公司文件发放；　　3）文件与资料登记、编号 、发行、保管、维护等；　（）公司公共关系维护和改善工作　　1）内部公共关系的建立和维护；　　2）外部公共关系的建立和维护，包括政府、同行、社区、新闻等公共关系。　　（）行政稽查；　　（）行政开支预算的编制；　　（）行政开支成本控制；　　（）其他相关职责。部门权（1）依照制度，对稽查中发现的问题实施处罚的权力；　　（2）依照制度，按规定程序，实施其他单位提请的处罚建议；　　（3）部门内部员工考核的权力；　　（4）部门内部员工聘任、解聘的建议权；　　（5）部门内部工作开展的自主权；　　（6）要求相关部门配合相关工作的权力；　　（7）其他相关权力。 1．核对存档清单与存档资料 （1）核对存档资料名称、页数、存档部门是否与存档清单相符。 2．登记存档 （1）档案员根据存档清单登记存档 流程 名称 部门内部借阅管理流程与规范 文件受控状态 总经理 文件管理部门 金、东综管办 程序 规范 1．申请人填写借阅申请单 （1）各部门经办人员因业务需要借阅/复印档案时，须填写《档案借阅/复印单》向档案员借阅。 注：须经过部门主管签字确认后，档案员方可为其办理借阅手续。 （2）明确填写借阅类别、借阅部门、借阅人、借阅用途、借阅期限。 （3）本单一式二联;第一联于案卷退还后由档案室退还借阅人;第二联留存档案室备查。 2．部门主管审核 借阅申请人所在部门，部门主管审核此次借阅用途的必要性及借阅期限。 3．档案员凭单借阅 （1）档案员根据申请人填写的借阅申请单及所在部门主管的签字确认调档。 档案借阅/复印单 　　　No. NO. １ 档案管理员：吕艳丽 类 别 合同 借阅部门 销售 借阅人 张三 文件内容　摘要 实际内容摘要 调阅用途 作为样本 调阅期限 自 ２０１２年10月１日起　至　２０１２年10月５日止　　计５日 档案号 XXXX 借出日期 ２０１２年10月１日 　备 注 归还日期 ２０１２年10月6日 保管人 签章 部门主管 XXXX 总经理 4.使用 （1）借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画 线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。 5.归还并消除借阅 （1）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，保留借阅单存根。档案借出时借阅人、档案员需仔细核实档案的完好程度，如返还档案有损或丢失，公司可视情况对责任人进行处罚。 （2）到期未还者，档案管理员须催办，可通过邮件、OA或其他书面形式发出催办函。 （3）借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记。 流程 名称 跨部门借阅管理流程与规范 文件受控状态 总经理 文件管理部门 金、东综管办 程序 规范 1．申请人填写借阅申请单 （1）各部门因业务需要借阅/复印其他部门档案时，须填写《档案借阅/复印单》向档案员借阅。 注：须经过部门主管签字确认后报总经理审批同意，档案员方可为其办理借阅手续。 （2）明确填写借阅类别、借阅部门、被借阅部门、借阅人、借阅用途、借阅期限。 （3）本单一式二联;第一联于案卷退还后由档案室退还借阅人;第二联留存档案室备查。 2．被借阅部门主管审核 （1）审批被借阅文件是否属公司机密文件。 3．总经办审核 （1）总经理助理核实情况是否属实，分析此次借阅文件机密等级，如外借是否会造成泄密。 （2）机密文件须经总经理批准后方可借阅。 4.使用 （1）借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画 线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。 5.归还并消除借阅 （1）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，保留借阅单存根。档案借出时借阅人、档案员需仔细核实档案的完好程度，如返还档案有损或丢失，公司可视情况对责任人进行处罚。 （2）到期未还者，档案管理员须催办，可通过邮件、OA或其他书面形式发出催办函。