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第7章 建立Access报表 一个完整的数据库系统肯定会有打印输出的功能。在传统的数据库系统开发中，数据库的打印功能需要程序员编写复杂的打印程序来实现，打印格式由程序员在设计过程中确定，用户在使用中一般很难修改。在Access中，数据库的打印工作通过报表对象来实现，使用报表对象，用户可以简单、轻松地完成复杂的打印工作。 报表实现了传统媒体与现代媒体在信息传递和共享方面的结合，利用报表可以将数据库中的信息传递给无法使用计算机的读者。 第7章 建立Access报表 7.1 报表的基本知识 7.2 创建报表 7.3 报表的编辑 7.4 高级报表设计 7.5 报表应用实例 7.6 习题 7.1 报表的基本知识 报表是Access数据库中的对象，是真正面向用户的对象，它是以打印格式展示数据的一种有效方式，报表可以将大量数据进行比较和汇总，并最终能生成数据的打印报表。 7.1.1 报表的作用 报表最主要的功能是将表或查询的数据按照设计的方式打印出来。因为用户可以控制报表上每个对象的大小和外观，所以报表能按照所需的方式显示信息以方便查看。报表的主要作用是比较和汇总数据。其中的数据来自表、查询或SQL语句，其他信息存储在报表的设计中。 7.1.2 报表的类型 在Access中，常用的报表包括文字报表、图表报表和标签报表三大类。 1．文字报表 文字报表的主要形式是常用的纵栏式和表格式。用户也可以根据需要自行设计。纵栏式报表以纵列方式显示同一记录的多个字段（与窗体类似），可以包括汇总数据和图形，在纵栏式报表中可以用多段显示一条记录，也可以同时显示多条记录。表格式报表以表格形式打印输出数据，可以对数据进行分组汇总，是报表中较常用的类型。 2．图表报表 图表报表的优点是可以直观地描述数据。Access系统提供了图表报表的创建向导。 3．标签报表 标签可以在一页中建立多个大小、样式一致的卡片，大多用于表示产品价格、个人地址、邮件等简短信息。Access将其归入报表对象中，并提供了创建向导。 7.1.3 报表的视图 报表有三种视图：设计视图、打印预览和版面预览。 （1）设计视图。在“设计视图”中可以自行设计报表，也可以修改报表的布局。 （2）打印预览。在“打印预览”中，可以看到报表的打印外观。使用“打印预览”工具栏按钮可以以不同的缩放比例对报表进行预览。 （3）版面预览。在“版面预览”中，可以预览报表的版式。在该视图中，报表只显示几个记录作为示例。 7.2 创建报表 Access中，创建报表的方法和创建窗体类似，有利用向导创建报表、在设计视图中创建报表和自动创建报表。一般情况下，都先用“自动创建报表”和“报表向导”创建报表，然后切换到设计视图，对由向导生成的报表进行修改。下面通过具体例子来学习几种创建报表的方法。 7.2.1 用向导创建报表 在数据量较多，布局要求较高的情况下，使用“报表向导”可以非常简单地创建常用的报表，从而节省了在设计视图中繁复枯燥的手工设定工作。 【例7-1】 利用“报表向导”创建“学习课程”报表，效果如图7-1所示。 （1）打开“学籍管理数据库”，并使数据库窗口成为当前活动窗口，然后单击数据库窗口中的“报表”选项卡。 （2）双击“使用向导创建报表”列表项，或单击“新建”，在如图7-2所示的对话框中选择“报表向导”。 系统弹出如图7-3所示的“报表向导”对话框一。 （3）通过单击“表/查询”选择表“学习课程表”为数据的来源，在“可用字段”列表框中选择需要的字段，将其加入到“选定的字段”列表框中。单击【下一步】按钮，系统将弹出如图7-4所示的“报表向导”对话框二。 （4）通过选择不同的字段，如“学时”，然后单击按钮，添加为一个不同的分组级别，系统将弹出如图7-5所示的“报表向导”对话框三。 （5）当报表有多组分组级别时，利用两个优先级按钮，可以调整各个分组级别直接的优先关系，排在最上面的级别最优先。单击【分组选项】按钮，出现如图7-6所示的“分组间隔”对话框，为组级字段选定分组间隔后，单击【确定】按钮，系统返回“报表向导”对话框三。 （6）单击【下一步】按钮，系统弹出如图7-7所示的“报表向导”对话框四。 （7）单击【汇总选项】按钮，出现如图7-8所示的对话框。可以选择需要计算的汇总值，然后单击【确定】按钮，系统返回到“报表向导”对话框四。 （8）设置排序字段的次序，最多可按四个字段对记录进行排序。如对“出版时间”进行“降升序”排序。单击【下一步】按钮，出现如图7-9所示的“报表向导”对话框五。 （9）选择报表的布局和方向，单击【下一步】按钮，系统弹出如图7-