谈企业科技档案利用成本.docVIP

谈企业科技档案的利用成本 　　摘 要:对企业科技档案利用经济效益进行量化,必须要对利用成本进行分析,准确计算利用成本,对于企业科技档案利用经济效益的计算具有重要意义。 　　关键词:企业科技档案 利用成本 　　中图分类号:F270文献标识码:A 文章编号:1007-3973 (2010) 05-130-02 　　 　　根据国家档案局《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定(试行)》(以下简称《规定》),计算科技档案利用经济效益的通用计算公式是: 　　其中: J表示开发利用科技档案所创经济效益; 表示科技档案作用系数;S表示某项科技措施获得的全部经济收入;C表示开发利用科技档案的成本费用。企业科技档案作为科技档案大家族中一员,其利用经济效益的计算当然适用于该通用计算公式。笔者认为,利用成本的大小对所创经济效益的高低起着重要的影响作用,要科学量化企业科技档案利用经济效益,必须科学合理地进行利用成本的分析。本文将着重对企业科技档案利用成本进行探讨。 　　1科技档案利用成本分析 　　科技档案利用成本C值是准确计算科技档案利用经济效益所涉及的一个重要因素,对成本C的准确把握是科学计算开发利用科技档案所创经济效益的前提条件。关于科技档案利用成本C的探讨研究,目前为止,主要有两种意见。一是《规定》中所规定的开发利用成本C值,其含义是指:“在开发利用某项科技档案过程中所支付的调研费用、编研加工费,以及复制费等的总和。”至于科技档案的形成费用、管理费用等在《规定》中并没有体现。二是以霍振礼为主要代表,认为科技档案的利用成本C不仅包括《规定》中所说的调研费、编研费、以及邮寄、复印费等费用,还应该包括科技档案日常管理的一切费用。他在《关于科技档案利用成本》一文中曾这样写道:“档案事业的消耗,包括投入的人力和物力,主要用在档案管理上。档案的征集、整理、编目需要一定的人力、物力;档案存放需要的库房和柜、架也需要消耗钱财;档案的管理、利用还需要现代化设备,也要用钱。这些费用没有其他门路支付。因此,档案利用的成本费中应该包括日常管理费。”分析以上两种观点,可以看出,关于开发利用科技档案成本C值的争论焦点就是:科技档案管理费是否应纳入其中。本文认为,计算科技档案利用经济效益是计算利用单位因利用科技档案所产生的经济效益,对其成本的计算,也应该站在利用科技档案的单位这一角度进行考虑。因此,从这个角度考察,科技档案的利用成本只能是利用单位因开发利用科技档案而必须支付的一切费用。由于档案信息的共享性特征,除了档案的形成者是其主要利用者之外,社会其他组织或个人等也可以成为该档案的利用者,获取档案利用效益。因此,对于利用科技档案成本C值的计算,本文认为,针对不同的利用者,可以分两种情况进行分析: 　　第一种情况:对于到档案馆或外单位档案室利用科技档案的利用者而言,其科技档案的利用成本适用于《规定》中所规定的成本进行计算,其计算方法是:“把利用单位因利用科技档案支付给档案馆或档案室的档案保护费、档案复制费等与不是支付给档案馆、档案室的,但是因利用科技档案而支出的差旅费、联系费、邮寄费,利用科技档案过程中支付的人员工资等全部累加。” 　　第二种情况:对在本单位档案室进行科技档案利用的本单位利用者而言,其科技档案的利用成本适合采用霍振礼的观点,即应该把科技档案的管理费计算在内。正如霍振礼所说:“由于科技档案的内部利用特点,尤其是基层单位,其利用形式基本上是借用,这时就没有调研费、编研费、邮寄费、复印费可言,或只有很少量,那么档案利用成本费用若不包括日常的档案管理费,其利用成本就等于零或者几乎等于零,这是绝对不合理的。” 　　2企业科技档案利用成本分析 　　企业科技档案是企业在产品生产、科研课题、项目基本建设等活动中形成的原始记录,是由本企业所形成的,作为企业内部文献信息的重要组成部分,具有很强的保密性。这一特点决定了企业科技档案管理工作主要是为企业各项活动提供科技档案信息,积极服务于本企业。因此,对于企业科技档案而言,其利用主要属于对内提供利用,利用者主要是本企业工作人员等。因此,计算科技档案利用成本的问题是属于上述所说的第二种情况,即企业科技档案利用总成本主要包括两部分:企业科技档案管理费与企业科技档案当期利用费(主要是档案复印费、传真费、邮寄费、科技成果推广应用费等)。用数学公式可以表示为: 　　其中:C表示企业科技档案利用总成本; 　　G表示企业科技档案管理费用; 　　L表示企业科技档案当期利用费。 　　企业科技档案管理费具体来说主要包括以下几项费用: 　　(1)基本建设费:保存科技档案所需的库房及其辅助设施,如档案柜、档案架、去湿设备、去尘设备等方面的投资费用。 　　(2)设备购置费:计算机、复印机、打印机、缩微机等辅助科技档案