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浅析如何提高高校二级学院办公室的工作质量和工作效率 　　摘 要： 随着高等院校管理不断走向成熟，二级学院办公室逐渐成为高等教育改革中的重要组成部分。文章剖析了高校二级办公室工作的内容和特点，初步论述了提高二级学院办公室工作质量和效率的主要途径。 　　关键词： 高校二级学院办公室 工作质量 工作效率 　　 　　随着高等教育的普及化，高校的规模逐渐扩大，学校的管理重心不断下移，作为基层的二级学院办公室，也逐渐成为高校管理体制中越来越重要的组成部分。加强二级学院办公室建设，提高办公室的工作质量和效率，可大大提高高校各部门的工作效率，为党务、教学、科研、人事、工勤等工作的良好运转夯实了基础。 　　一、二级学院办公室工作的内容和特点 　　（一）二级学院办公室的工作内容。 　　二级学院办公室指二级学院内具体设置的综合性工作机构，它的工作主要是处理本单位内综合性的各种事务。工作内容主要包括： 　　1.文字工作。文稿的草拟，审校，打印和发布；会议记录与会议纪要的整理等。 　　2.档案管理工作。负责收集整理各类信息、资料、各单位部门来文来函的归档；教师档案资料的保管等。 　　3.协调沟通工作。联系中层与师生员工，联系学校各职能部门，协调学院内各部门间合作，承担接待和外联事务等。 　　4.人事工作。考勤考核、职称评定、招聘计划、人事档案管理等。 　　5.日常行政工作。协助领导完成各项工作计划制订和实施落实；办公用品的采购保管；固定资产管理、办公设备维护报修；会务工作。 　　6.机要工作。 　　7.其他一些突发事件处理工作，紧急事件处理，并及时向学院行政领导请示汇报。 　　（二）二级学院办公室的基本特点。 　　1.政策性。办公室人员从事的不是单纯的技术工作，无论是起草各种文件、上情下达，还是办理各种具体的行政事务，都要具备敏锐的政治觉悟，协助学院领导贯彻执行党的路线、方针和政策，自觉遵守国家的法律法规和单位的规章制度。 　　2.辅助性。办公室的核心成员是办公室主任，办公室主任的基本职责是当好领导的助手和参谋，可以向领导提出建议???处理问题的方法，但是不可越俎代庖，最终命令的执行仍须经过领导批准或明确指示。 　　3.综合性。二级学院办公室工作的综合性是相对领导和上级各职能部门工作而言的。它是对各项工作具体实施管理的综合性办事机构，统筹承担学院的教学、科研、学生工作、人事、总务、财务、党务、行政、对外联络等各项工作。领导要管的工作，办公室要辅助；领导不亲自干的工作，如文秘、档案、收发等，办公室也要做。更具体的如从会议记录、文件形成，到执行、督促、签字、盖章；来信处理、电话接进接出、人员接待，等等，可以说事无巨细。所以对于办公室成员的素质要求是很高的。 　　4.协调性。二级学院办公室是一个沟通上下、协调左右的机构。主要负责协调好学院与学校其他各部门之间的关系；协调好领导之间的关系；协调好领导与师生之间的关系。辅助领导增强学院内部的团结凝聚力，使学院良性循环发展。 　　5.保密性。由于办公室的许多工作直接为领导服务，对于领导的意图、人事变更或处理等有关文件和资料，都应做到自觉保密。这样才能使得领导对办公室工作充满信任，有利于学院的和谐发展。 　　二、如何提高办公室的工作质量和工作效率 　　下面将结合办公室的工作内容及其特点进行探讨。 　　（一）从管理模式上来说，要强化管理制度并严格制订计划。 　　高校二级学院办公室工作处于一种刚刚起步的阶段，相比较学校办公室的规模，二级学院办公室内部建构相对较为简单。为了提高工作效率，应对二级学院办公室工作进行“量化管理”［１］。所谓办公室工作的“量化管理”，也就是对制度标准和计划安排的严格执行，避免自由松散、人浮于事、浪费时间的现象发生。 　　1.二级院系虽然管理体系还不够完善，但是所涉及的工作面却非常广，所以承办协调的办公室工作就显得头绪众多，建立完善的规章制度标准，是凝聚师生的最有效途径，也是对办公室人员的自我约束，起到以身作则的作用。比如制定二级学院的各岗位职责、资料室工作管理规章制度、高校教师师德规范标准、实验室管理规则、科研管理条例、考勤制度等。并加强监督与管理，使二级学院的每一项工作有章可循，提高办公室的管理工作效率。 　　2.合理制订计划，并根据计划中的要求定时定量地完成工作，这是办公室工作“量化管理”的体现。办公室人员工作效率高不高，就在于事先有没有合理安排计划，因为办公室工作头绪多，突发事件多，往往具有被动性、临时性的特点，将某一段时间内的主要任务列在计划内，就可以合理安排原有工作和临时出现的工作。而对计划的制订和完成情况，也可以作为办公室“量化管理”的考核标准，进一步提高办公室工作效率。 　　（二）从办公室人员的综合素质上来说，要做到“两个加强