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CIS理念下的高校办公室秘书人员形象建设 　　摘 要:高校办公室秘书人员作为高校办公室的重要组成部分,其直接影响着高校的形象和学校事业发展的大局。本文将企业CIS理念引入其中,从理念识别、行为识别和视觉识别三个方面做好高校秘书人员的形象建设,有助于全面系统的提升提高秘书人员的影响力,增强办公室的凝聚力,促进高校事业的健康发展。 　　关键词:高校 秘书 形象 CIS 　　中图分类号:F270 文献标识码:A 文章编号:1672-3791(2011)09(a)-0181-02 　　形象是人们在一定条件下,对他人或事物由其内在特点所决定的外在表现的总体印象和评价。其本质是人与人、人与物关系的反映。随着社会的发展,形象已经成为一种力量,决定一个组织的生存与发展,也决定着个人事业的成败。 　　 　　1高校办公室秘书人员形象建设的重要性 　　高校办公室秘书人员形象是指高校办公室秘书人员内在素质和外在表现在公众心目中的总体印象和评价,是长期形成的多方面素质的综合体现与反映。 　　作为高校办公室形象重要组成部分,秘书人员具备枢纽、助手、参谋、信息、协调、窗口六大职能。首先,秘书部门处于领导机关之下、其它职能部门之间的中心位置,通过文件、会议和其他方式起着承上启下、沟通左右、综合协调的枢纽作用。第二,秘书人员通过办文、办会、办事三大职能为领导服务,发挥着自身的助手作用。第三,秘书人员草拟文件、处理信息、提供建议,为领导决策提供参谋服务。第四,秘书人员通过调查研究,多方位多角度采集信息,为领导提供参考材料。第五,秘书人员通过会议安排、活动筹备、在拟文核稿等方面就有关事项同各部门商办,发挥重要的协调功能;最后秘书人员的工作态度、工作质量、工作效率影响着办公室工作甚至学院整体工作的顺利开展,发挥着门面窗口作用。 　　因此,秘书人员的形象直接影响着办公室甚至高校在人们心目中的知名度和美誉度,良好的形象不仅是一种自身的优秀品质,更是自我提高的外在表现。高校的形象建设必须注重秘书人员的形象建设。 　　 　　2将CIS理念引入高校秘书人员形象建设 　　CIS是Corporate Identity System的简称,即企业形象识别系统,是指企业有意识、有计划???将自己企业的各种特征向社会公众主动地展示与传播,使公众在市场环境中对某一个特定的企业有一个标准化、差别化的印象和认识,以便更好地识别并留下良好的印象。企业形象识别系统一般分为三个方面,即企业的理念识别(MI)、行为识别(BI)和视觉识别(VI)。将CIS理念引入高校办公室秘书人员的形象塑造,有助于全面系统的提升高校办公室秘书人员的整体形象,提高秘书人员的影响力。 　　2.1 理念识别系统建设 　　(1)政治素质建设。高校办公室的秘书人员由于工作的需要,接触机密多,接触各层次人员多,参与决策的机会多,其政治素质如何,不仅影响秘书工作的质量,也间接地影响整个学校的工作效率。因此,作为高校办公室秘书人员应该加强政治素质建设,具有正确的政治方向、坚定的政治信仰、鲜明的政治立场和较强的政治鉴别力,树立正确的荣辱观,用科学发展观指导自己的工作实践,分析和处理工作中遇到的问题。 　　(2)思想素质建设。高校办公室秘书人员要从作出重大决策和处理日常事务的全过程去辅佐领导,这就要求领导秘书要有很高的思想素质,做到大事能做、小事不嫌,不慕虚名、不谋私利、甘当助手、慎言慎行、公正廉明,不做违法乱纪之事。 　　(3)知识结构建设。加强基础理论知识、部门业务知识和秘书专业知识的学习,形成合适的知识结构体系,是高校办公室的秘书人员应具备的必备条件。①基础理论知识。高校办公室的秘书人员在工作中要经常与校内外不同层次的各种人物打交道,其中涉及的问题非常广泛,具有高度的综合性,因此,必须掌握较丰富的基础理论知识。他们首先要学行政管理学、政治学、法学、社会学、心理学和教育学等学科常识;其次,要学习系统论、信息论、控制论等知识,熟练掌握和运用计算机和网络技术。②部门业务知识。不同的工作部门有着不同的业务。作为高校办公室的一名合格的秘书人员,应当了解学校的基本情况和办公室的各项业务知识,成为学校管理工作的内行。③秘书专业知识。高校办公室的秘书人员必须掌握秘书工作的规则和专业知识,如国家关于公务文书的有关规定和秘书学、公文写作、文书处理、会议管理、调查研究等相关知识。 　　2.2 行为识别系统建设 　　行为识别系统是理念识别系统的外化和表现。高校办公室秘书人员的行为识别系统建设主要通过以下若干方面得以体现。 　　(1)文书工作。文书工作是高校办公室秘书人员一项最主要也是最重要的日常工作。文书工作主要是指运用科学原则、程序和方法,完成对高校机关公文的起草、校核、签发和印制,公文办理和传递等工作。在实事求