《管理文秘与写作》复习题.doc

《管理秘书实务》期末考试复习题 一、名词解释 （一）“三服务”宗旨 “三服务”是秘书工作的宗旨，即为领导服务（本级领导、上级领导机关）、为各部门和所辖地区或下级单位服务、为人民群众服务（根本宗旨）。 （二）首因效应 首因效应，是人与人第一次交往中给人留下的印象，在对方的头脑中形成并占据着主导地位的效应。首因效应也叫首次效应、优先效应或第一印象效应。根据首因效应，导致他人对自己看法与评价的第一眼印象，通常由个人的仪容、举止、表情、服装、佩饰等要素所构成。个人形象，一般也是由这五个要素构成的。 （二）公文 公文，全称公务文书，是机关团体、企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务、有一定格式的应用文。或者说是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。 （三）秘书 秘书就是直接为领导、主管或雇主提供辅助管理、综合服务、并以脑力劳动为主的工作人员。秘书的属性主要体现在三个方面：一是服务对象的特殊性；二是工作内容的特殊性；三是劳动性质的特殊性。 （四）五应原则 五应，指的是应时、应景、应事、应己、应制。应时即为与具体的时间相吻合；应景原则即是要考虑所要进入的特定环境，要与环境相匹配；应事原则即为根据所要办理的事情的性质的不同而变化不同的礼仪，着装；应己原则即为量体裁衣，因人而异，认真的实事求是的根据自己的条件而确定；应制原则即合乎礼仪着装的自身规律，做到制度化，系列化，标准化。 （五）会议 会议是有领导、有组织、有目的地使人们聚集在一起，对某些议题进行商议或讨论的集会，是现代社会生活、政治生活、经济生活中经常的广泛的活动形式。 （六）秘书学 秘书学包括秘书的起源、定义、社会地位和职业特点等，还包括秘书工作的一般原理以及从事秘书工作所应该具备的素质和海外秘书的状况等。 二、简答题 （一）秘书的社会地位 1、领导的助手和参谋：“领导的助手”虽然不是秘书的特有属性，却是一切秘书的共有属性。“领导的助手和参谋”——实际上是对秘书社会地位的一种充分的肯定。 2、公司的高级管理人员：秘书在公司为经理、主管提供以脑力劳动为主的综合服务，是典型的“白领”，秘书也常是人们对公司高级管理人员的一种认可。 3、增长才干的理想职位：秘书贴近领导，直接为领导的决策和管理服务，参与决策全过程，熟悉领导机关的运作程序，因此是积累经验、增长才干、获取领导工作基本能力的理想职位。 4、腐败产生和蔓延的可能因素:有人说秘书是“人微言重、官小权大”的特殊公职人员。一些缺少自律的秘书利用这种特殊的身份牟取私利，走向犯罪的深渊。秘书腐败往往是领导腐败的伴生现象，与某些制度漏洞有关，也有人径直归结为制度腐败。但也有些秘书在不违反纪律和政策的情况下，利用正常工作关系和便利条件牟取不当利益。 5、秘书的其它负面形象：除了腐败的秘书外，还有几种负面秘书形象：一是缺少主见的秘书。二是溜须拍马的秘书。三是“花瓶”式秘书。 （二）个人形象礼仪的内容 礼仪的内容（四要素）： 礼仪的主体：礼仪活动的操作者和实施者。 礼仪的客体：即礼仪的对象，礼仪活动的具体指向者。 礼仪的媒体：礼仪活动所依托的一定的媒介。 礼仪的环境：礼仪活动得以进行的特定的时空条件。 （三）秘书工作的特点和作用 秘书工作的特点： 1、被动性与主动性的统一 2、事务性与思想性的统一 3、机要性与群众性的统一 4、经常性与突击性的统一 5、综合性与专业性的统一 秘书工作的作用： 1、助手作用：秘书工作最基本的作用。 2、参谋作用：为领导的决策提供准确完整的高质量信息和决策事项的备选方案。 3、协调作用：决策实施过程和宏观管理中，领导者必然要对整个组织进行协调，而领导又不可能事必躬亲，这就需要秘书部门在领导授权下进行协调。 4、督查作用：是保证领导机关决策目标得以顺利实现的必要措施。 5、信息作用：秘书部门在机关管理系统中是处于信息中心的位置。 6、窗口作用：指秘书部门在工作中的表现直接关系到组织和领导的形象。 7、保障作用：指的是秘书部门要为机关工作的正常运转提供后勤保障服务。 8、桥梁作用：秘书部门处于领导与职能部门、下级单位之间的枢纽位置，起着上情下达、上情下传、沟通左右、联系内外的桥梁作用。 （四）秘书行业的发展状况 1、秘书工作职业化 所谓职业化，是指从事某项工作的人形成了相对稳定的社会群体。一项工作成为一种稳定的社会职业的外部标志是，是否有许多人愿意终身以此为业。秘书工作职业化是社会发展到市场经济阶段的必然产物。 2、秘书业务专门化 一味强调秘书是“杂家”，强调一个好的秘书只需要具有较强的写作能力和一定的工作经验就可以了，否定秘书业务的专门性，这种看法是错误的。 3、资格认定制度化 秘书作为一项专业化的社会职业，必然要求对从业人员进行资格认定。秘书资格认定制度化对秘书职业从业人员提出了更高的、更具体的