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昆山创美印务有限公司 信息媒体控制程序 文件编号：SOMEI-B-0602 页 次：1／3 版 本：A 1.目的：为确保有关市场信息、管理信息不致因计算机软件及档案之储存不受病毒或其它外来不可抗力之因素影响而毁损或消失，妥善加以管制以供资料分析和持续改善。 2.适用范围：质量管理系统相关文件，一般的文书编辑、市场信息、客户投诉抱怨及管理过程中形成的重要数据信息资料。 3.名词定义 维护：包括数据之建档、索引、储存、修改、备份或删除及重建。 4.权责 4.1人事、总务科:硬件及软件之维护。 4.2相关部门:与产品／服务有关的资料、信息(包括市场信息管理信息)储存管理。 5.作业内容 5.1信息获取 5.1.1营业部负责对市场信息（包括客户信息、同业信息）进行收集分析，整理发布和管理。 5.1.2管理部负责有关管理信息（包括政策、法律和法规信息）的收集、整理、沟通发布和管理。 5.1.3各相关部门负责本部门与产品／服务的信息的识别获取，使用传递和储存。 5.2信息利用 a)产品／服务的改进 b)交流 c)过程的改进 d)决策 5.2.1识别和获取信息时应注重信息的合法性、准确性、清晰性、完整性、关联性。 昆山创美印务有限公司 信息媒体控制程序 文件编号：SOMEI-B-0602 页 次：2／3 版 本：A 5.2.2公司利用计算机联网、书面报告、资料呈报等流通渠道，对市场管理中的各类信息及时反馈给有关领导及部门处理。 5.2.3公司应充分利用广播、会议，发布有关市场信息、客户投诉和抱怨之信息。 5.3软件部份管制 5.3.1储存及备份 5.3.1.1原版软件及备份软件均由各担当部门保管，须注意保存环境(防潮、防挤压、防震、防日晒、防腐蚀等)，以免受损。 5.3.1.2各部门若有需要软件使用时则通知管理部门做安装动作，原则均以安装在硬盘以利使用，经单位主管核准后，方得安装。 5. 3.1.3人事、总务科人员对公司内各台计算机应做编号，计算机编号记录于《计算机履历表》。 5.3.1.4各部门计算机若有受损则通知人事、总务科来做维护（或重建)。 5.3.2 防毒 5.3.2.1为了避免公司软件受到病毒之侵犯，所以各担当部门须： 5.3.2.1.1慎选适当有效之防毒软件安装于计算机上，该防毒软件应具有自动侦测之功能。 5.3.2.1.3各单位人员若发现有计算机中毒现象，应通知管理部门处理，以免造成更大之损失。 5.3.3重建: 5.3.3.1硬件维修：由于计算机故障，导致计算机无法使用，知会管理部门处理若无法处理则送外维修。 5.3.3.2软件重建：当计算机的硬盘、软盘发生故障时，应由管理部人员将受损之储存介质先行更新，再行软件（重建）之工作。 昆山创美印务有限公司 信息媒体控制程序 文件编号：SOMEI-B-0602 页 次：3／3 版 本：A 5.4 DATA(数据)部份: 5.4.1储存：使用人员可自行在硬盘建立子目录储存或使用MO软盘等作储存，各项的储存介质（如光盘片、磁盘……等等）须注意其环境避免高温、受潮及防毒。5.4.2防毒：各使用人员须随时注意防毒，若在使用时有出现中毒状况时，须通知行政部人员处理。 5.4.3备份：各部门主管和使用人员对所建立的各项资料，应了解其重要性予以备份，并标示日期，以免资料受损或流失，各单位应建立《重要计算机资料备份总表》。 5.4.4重建：当有需要重建时,则备份资料再行灌入硬盘即可。 5.5防密：当有关财务、库存、业务、技术、商业等较为机密之档案，须加以设定密码，以避免不相关或有心人之读取，各担当部门控及维持其保密性。 5.6网路资料：当客户透过网路（internet or intranet）(E-mail)或调制解调器传进来之资料(如文件及图面等)，则应存进硬盘或软盘，若存成磁盘应同5.2.1管理。 5.7数据资料分析参照《顾客满意度、数据分析与持续改进控制程序》中之资料分析。 6.参考文件 6.1顾客满意度数据分析与持续改进控制程序 SOMEI-B-0801 7.使用表单 7.1计算机履历表 SOMEI-D-0608 7.2重要计算机资料备份总表 SOMEI-D-0609 昆山创美印务有限公 计算机履历表 文件编号：SOMEI-D-0608 版 本：A 编 号 使 用 部 门 负 责 人 供 应 商 购 置 日 期 保 养 期 限 硬 件 配 置 故 障 及 处 理 情 形