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会计电算化的内部控制与档案管理 　　[摘要]电算化被广泛应用后，不但改变了传统的人工会计的工作，更改变了企业内部控制和档案管理的管理办法，使会计从核算型会计向管理型会计转化。虽然会计电算化的应用节约了很多的人力和物力。使企业的资源档案管理更加趋于数字化和明晰化，但是同时也给企业的内部控制带来了严峻的考验。为加强企业的内部控制管理和档案管理应有新的制度和管理方法。文章基于会计电算化新形势下的企业内部控制与档案管理的一些问题与方法。同时新兴发展起来的ERP系统以业务为中心来组织，根据物流、资金流、信息流的连续运动和反馈来设计。能跨越职能领域的边界，实现整个企业信息的集成，ERP的应用使得ERP会计子系统与其他的子系统之间融合在一起，会计子系统又集财务会计、管理会计、成本会计于一体，体现了先进的计划、控制和决策的思想。ERP是会计电算化未来的发展方向，可以使企业的管理更加快键有效。 　　[关键词]会计电算化　内部控制　档案管理　企业发展　ERP 　　 　　企业会计电算化为企业的内部控制带来了极大的便利。给企业的管理带来了新的模式，会计电算化以其明晰快捷的反馈方式给管理者带来很大的便利，但是这种新颖的方式由于其自身内在的一些特点，在内部控制方面还存在很多的问题需要解决。下面我们就从会计内部控制制度和会计档案管理制度的内容上着手探讨会计电算化下的企业应该如何应对新的内部控制制度与档案管理制度。同时企业该怎么样应用ERP系统为企业创造更大的经济效益。 　　 　　一、电算会计化内部控制制度的内容和管理方法 　　 　　1　系统开发控制 　　系统开发控制的作用是保证每个系统在正式投入运行之前，新程序或修改后的程序在正式进入系统之前，都经过合法的申请、测试、审批手续，需要采取有效的控制手段，做好各项系统转换，新旧系统并行不少于三个月的时间，要防止非法系统投入运行或非法程序进入系统。计算机会计系统的系统开发、发展控制包括开发前的可行性研究、资本预算、经济效益评估等工作，开发过程中的系统分折、系统设计、系统实施等工作，以及对现有系统的评估、企业发展需求，系统更新的可行性研究，更新方案的决策等工作。系统开发、发展控制的应具备以下几方面。 　　①授权和领导认可②符合标准和规范③人员培训④系统转换⑤程序修改控制 　　2　会计电算化信息系统的安全控制 　　为了保证数据和计算机程序不被破坏，系统安全控制主要的控制措施包括实体安全控制。硬件、软件、网络安全控制和电脑病毒的防范与控制。我们要明确操作人员的权限设置。不得越权操作，对操作人员的操作内容要具体给出。操作人员登陆操作系统时要进行身份验证和密码控制。操作人员退出操作系统时，应该执行相应的推出程序，不得在操作人员离开后系统操作仍然在运行。同时我们要严格控制系统软件的安装与修改，我们应该定期对机房的设备进行检查，要尽可能地减少外界因素对于计算机的影响。 　　3　会计电算化信息系统的人员职能控制 　　会计电算化有两种岗位设置，一种是基本会计岗位，另外一种是会计电算化岗位，其中基本岗位包括有会计主管、出纳、稽核、档案管理，会计电算化有系统主管、系统操作、复核、记账、系统维护、审查和数据分析、档案管理、软件开发等。应根据《中华人民共和国会计法》规定设置，防止会计工作中的舞弊行为。 　　4　会计电算化信息系统的操作控制 　　会计电算化信息系统操作控制包括经济业务发生、数据输入、数据通信、数据处理、数据输出、数据存储和检索等环节。从操作系统的源头开始把好控制关，保证经济业务的有序进行。 　　5　会计核算控制 　　会计核算控制是所有前述几种控制制度的核心，前述的系统开发控制、会计电算化信息系统的安全控制、会计电算化信息系统的人员职能控制、会计电算化信息系统的操作控制都是为会计核算控制服务的。原始的会计凭证的审核必须需要做相应权级的审核。同时会计信息的真实传递过程的控制也是很重要的一环，在传递过程中必须要有签收手续，这样如果出现问题时，就可以追本溯源，查明问题，可以一定程度防范会计信息的失真与失整。对于录入的会计凭证必须是要经过相应审核的会计凭证。而且已经输人的凭证需要由审核人核对后才可以登记录人。对于每天的录入操作都要进行记录，确保会计信息可以随时查询。对于会计信息的调用，要确保输出的被利用的书记的准确性，取用会计信息时必须也要做一定的登记，确保在操作权限之内利用会计信息。 　　 　　二、电算化会计档案管理的内容与管理方法 　　 　　会计档案管理的内部控制制度包括： 　　①根据《会议档案管理办法》规定，会计档案的保存应该是以文档的纸质打印文件保存。 　　②在保存时间上，会计电算化系统文档要当做会计文档来保存，保管期限到该系统停止使用或者该系统大修后三年。 　　③要按规定设