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从高校教学评估看档案管理工作的重要性 　　［摘 要］高校教学评估是国家教育行政部门根据一定的教育目标和标准,通过系统地收集学校的主要信息和材料,进行科学分析之后,对评估对象的办学水平进行的综合评价。在这一过程中,档案材料成为与评估专家对话的重要依据,它的准确与否直接影响到评估结果和学校的声誉。因此,档案管理工作无论在保证档案材料的完整性还是配合各级部门的检查评估都有着不可低估的作用。 　　［关键词］高校；教学评估；档案管理 　　［中图分类号］G271 ［文献标识码］A ［文章编号］1005-6432（2009）05-0128-02 　　 　　高校教学评估是国家教育行政部门对高校实行监督和考核的主要形式,是国家判定一所高校是否合格以及选定重点高校、重点学科的重要依据,也是高校完善教学设施,提高教学质量,提升办学水平和管理水平的巨大动力。在教学评估实践中,评估专家除了实地了解学校的实际情况外,一项重要的工作就是系统地检查学校教学条件、教学状态和教学效果三个层次共7个一级指标和1个特色项目,19个二级指标,44个主要观测点,其中大部分指标都查阅相关的档案材料来佐证。可以说,收集齐全完整、整理科学规范的档案材料在评估中起着举足轻重的作用。 　　 　　1 高校档案在高校教学评估中所起的作用 　　 　　高校档案是高校在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料,是学校活动的真实记录。高校档案随着学校的建立而产生,随着学校的发展而逐步增加积累,成为学校发展的历史凭证,详细真实地反映了一所高校的历史全貌。高校档案这一原生特性是其他形式不可替代的。同样,高校档案也是教学评估的基础,是衡量高校办学水平和教学质量的重要依据,直接影响高校水平评估的结果。 　　1.1 档案是教学评估工作的基础和依据 　　高校教学评估是根据一定的教育目标和标准通过系统地搜集学校教学的主要信息,对学校办学水平和教学质量进行客观全面的评价。为了保证学校评估工作的客观真实,必须充分依赖学校档案材料,因此,完整、准确、系统地收集高校档案材料是搞好教学评估的基础。无论评估工作程序、组织机构、指标体系如何确定,最终都将凭借大量的档案材料,才能形成对高校办学水平和教学质量进行客观的、全面的评价,否则,评估就会成为无源之水,无本之木。 　　1.2 档案是评估专家作出符合实际评价的依据 　　评估专家进校考察除了实地了解学校的实际情况之外,其中有一项重要的工作就是要听自评报告,看评估材料,系统地审阅原始档案材料,了解学校各项的工作发展过程,从而做出客观评价,在所有评估指标体系支撑材料中,最能打动评估专家的是原始档案材料,而后补材料以及缺少原始档案支撑的评估指标体系报告,即使写得再多、再好也显得空洞、乏力,因此,评估工作中最有说服力的佐证材料就是大量翔实的档案。2007年12月我校首次接受国家教育部本科教学评估,在这次评估中,评估专家主要是通过系统查阅大量的原始档案材料来收集学校教育的主要信息,了解各项工作的发展状况,借此对我校的办学水平和教育质量做出客观评价。 　　1.3 档案是教学评估的重要凭证 　　学校档案作为信息资源的基础是了解过去、总结现在、预测未来的基础,是科学决策的基础,具有凭证和查考作用。例如，评估专家在听取我校特色项目汇报时,对其中我校办学精神“以恩来精神办学”提出一些疑问,根据档案馆提供的原始档案材料,工作人员向评估专家做出了详尽的解答。 　　 　　2 高校教学评估中凸显出的档案管理工作的主要问题 　　 　　尽管档案材料在学校评估中发挥了至关重要的作用,保证了评估工作的顺利进行,但在接受验收检查的过程中也发现了这样或那样的不足,比如,教学档案不够完整、档案收集不到位、档案管理队伍建设不到位、档案管理缺乏创新意识等,其实归根结底是管理问题,这一在平时的教学活动中并不被重视的工作却在关系学校前途命运的关键时刻凸显出了它的重要性。从评估工作中发现的档案管理工作的薄弱环节主要表现在以下几个方面。 　　2.1 档案管理意识仍然薄弱 　　在教学评估中,大部分高校都是在接到教育部参加评估的通知后,才着手收集整理评估工作所需的各类档案材料的。在材料准备过程中,很多高校虽然在教学实践过程中都倾注了大量的细致工作,但部分工作由于当时没有全面、及时的记录或材料记录零星、分散,导致拿不出过硬的凭证实据来证明自己,为了迎接评估,不得已再次投入大量人力、物力、财力重新整理补充材料,以致给人以虚假证据的印象。这不仅造成了巨大的浪费,而且很大程度上影响了正常的教学秩序。 　　2.2 档案材料收集不齐全,不规范 　　由于评估所需的材料和同校档案管理所要求归档的范围不相一致,所以档案管理中