运城职业技术学档案实体分类方案.docVIP

运城职业技术学院档案实体分类方案 一、编制说明 1、为了适应我院档案工作需要，实现档案管理的标准化和规范化，根据《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》结合我院实际情况，特制定本方案。 2、是以我院全部档案为对象，根据档案内容及其形成特点，保持其内在之间的有机联系，同时考虑档案管理的标准化、现代化要求，适应计算机管理需要，便于保管和利用的前提下，确定统一的实体分类体系。把产生于同一活动领域、记录和反应相同性质的管理性文件材料和业务性文件材料当成有机联系的整体，分别设类。 3本院档案划定为：党群、行政、教学、科学研究、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物、人物等12个一级类目。 ①年度号由四位阿拉伯数字组成。 ②分类号是档案的实体，一般由实体分类的一、二级类目的标识符号组成。 一级类目的标识符号采用该类目名称主词的汉语拼音第一个字母，如党群类标识符：DQ,行政类标识符：XZ……。 二级类目的标识符号采用双位制编码（用阿拉伯数字表示），各类的第一个二级类目，即“综合”均为“11”，其余可以从12依次层累。 ③案卷号既案卷顺序号，它是在分类号的最下位类目内，对该类目内的案卷编制的顺序号，用阿拉伯数字按1～n标识。 4、本院档号一般包括年度号、分类号、案卷号三个部分。 基本模式如下： 例：19××—JX11—1～n 5、本院档号实行年度─── 一级类目───横向排列法，有利于查找利用和维护档案的整体性。 分类主表 DQ 党群 11、党务综合 12、纪检 13、组织 14、宣传教育 15、统战 16、工会 17、团委 XZ 行政 11、综合 12、人事 13、监察审计 14、武装保卫 15、后勤 16、档案、图书 JX 教学 11、综合 12、学科与实验室建设、专业设置 13、招生 14、学籍管理 15、课堂教学与教学实践 16、学历、学位 17、毕业生 18、教材 KY 科研 11、综合 12、社会科学 13、自然科学 JJ 基建 11、综合 12、按单项工程项目设置类目 SB 设备 11、综合 12、教学设备 13、一般设备 CB 出版 11、综合 12、报纸 13、刊物 14、书稿 WS 外事 11、综合 12、出国 13、来校 14、国际合作与会议 CK 财会 11、综合 12、会计报表 13、会计账簿 14、会计凭证 15、工资清册 SX 声像 11、综合 12、照片 13、录音带 14、录像带 15、磁盘 16、影视胶片 17、光盘 SW 实物 11、综合 12、字画 13、荣誉证书、匾牌、锦旗、奖状、奖杯 14、图书 15、礼品 16、印模 RW 人物 11、专著、论文、手稿 12、荣誉证书 三、排架方式 1、档案实体按档号排序排架。档号一般是各类档案的最下位类目顺序编码。年度为自然年度或教学年度，按各类档案规范要求确定。 2、本院档号按顺序在档案密集柜内依次从前到后，从左到右，自上而下，按年度一级类目横向排列。 例：2001—XZ—1～n 2002—XZ—1～n 2003—XZ—1～n 3、档案分类、编号、排架，一经确定，不可随意变动。 二〇一一年十月十三日