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房地产工程档案管理中存在问题和对策
房地产工程档案管理中存在问题和对策
摘要:当前管理是房地产工程项目管理的重要组成部分,随着工程管理人员对档案管理工作认识的加深,房地产工程档案管理水平也是越来越高。但是,当前房地产工程档案管理中仍然存在制度不完善、缺乏有效的管理模式等问题,这制约了房地产工程项目管理水平的提高。本文在分析房地产工程档案管理的内容和特点的基础上,详细分析档案管理存在的问题,并根据现有的研究资料提出相应的对策建议,以期能够对房地产工程档案管理提供一点帮助。
关键词:房地产工程;档案管理;真实性
最近几年,我国房地产业呈现出迅猛的发展趋势,在房地产工程建设当中产生了大量的建设资料,这些资料涉及到房地产工程建设的方方面面,能够全面反映工程建设过程,对项目管理、住宅建筑的维护等具有重要的意义。一直以来,管理人员对房地产工程档案管理工作没有足够的认识,虽然档案管理制度呈现出不断完善的趋势,但是仍然存在一些问题,如当前管理材料不齐全、缺乏有效的管理模式等等,这些问题制约了档案管理水平的提高。研究这一课题有助于我们正视这些问题,找到解决这些问题的方法,推动房地产工程档案管理水平不断提高。
一、房地产工程档案管理中内容、特点以及存在的问题
1. 房地产工程档案管理中内容、特点
房地产工程建设中产生的大量的施工建设资料,这些涉及到工程建设方方面面的资料,只要对工程管理具有一定的意义,都可以称之为档案,如设计、施工、竣工使用、维修及改建扩建等文件。具体来说房地产工程档案的内容主要包括以下几点:(1)综合性文件材料,主要是有关房地产工程建设方面的一些综合性的材料,如计划任务书、工程地质水文勘察资料、工程地区抗震资料等等。工程设计方面资料,如初步设计、技术设计、施工图设计。(2)工程施工、工程监理资料,工程设计变更资料等等,这些资料是工程建设档案管理的重点内容,关系工程建设的竣工和工程竣工以后的维护。(3)工程建设中的各种图纸资料,如设计图、施工图、竣工图等等。
房地产工程的档案管理工作与建筑工??项目的其他管理工作相比有着明显的特点,主要表现在:(1)单一独立性,在房地产工程档案管理当中,一般采用的单项目管理的方式,并且在项目管理当中具有相对独立性的特征。(2)真实性特征,对于档案管理的内容来说,应该是工程建设的真实性的反应,是工程报批、施工、竣工过程中的最真实的原始记录,与工程建设的总体过程保持一致。(3)实用性的特点,在档案管理中的所有资料应该对工程建设具有一定意义的内容,无论是工程管理,还是对工程建设都具有实用意义。
2.房地产工程档案管理中存在的问题
虽然房地产企业对工程档案管理的认识逐渐加深,在实践中也采取了一些措施提高档案管理水平,但是 在档案管理当中仍然存在很多问题。这些问题主要表现在以下几个方面:
(1)档案材料收集不完整
档案材料收集不完整的问题在房地产档案管理当中最为突出,现在房地产企业没有在档案归档上建立起一套完整的体系,在档案材料收集上只注重综合性资料和建设中产生的一些资料,归档面非常窄,不能完全反应房地产项目建设的整个过程。一些与工程建设密切相关的资料常常被忽视,如配套工程档案、、地下管线、园林绿化等档案资料,这些也是房地产工程档案管理的重要内容,这些内容的缺失严重影响了房地产工程档案管理的完整性。
(2)档案管理人员的素质和能力偏低
档案管理工作水平很大程度上取决于档案管理人员的素质和能力,但是现在极少有房地产公司有专业的档案管理人员,从事档案管理工作的多数情况下是行政管理工作兼职的,主要是由办公室负责。由于不是专业的档案管理专业毕业的,他们在档案管理知识、能力、素质等方面的水平较低,由于管理能力和素质的限制,导致房地产企业档案管理无法做到详细细致,与当前快速发展的房地产开发产业严重不符。另外,由于非专业人员管理档案,房地产企业的档案编制比较混乱,根本没有按照档案的编制的要求编制档案材料,也没有按照规定建立详细的档案索引,档案的保存也是凌乱无序,查找起来非常困难。
(3)竣工阶段的档案管理常被人们忽视
房地产工程的档案管理应该贯彻于房地产工程建设的始终,但是在竣工阶段,档案管理人员往往认为档案管理已经结束,因此被房地产项目的管理者忽视。实际上在竣工阶段产生工程资料也不在少数,这些资料与工程建设的可以说是密切相关,由于部分建设单位,施工单位和技术检测单位及建筑材料供货单位之间相互拖欠工程款,有的相互以各自档案材料作为交换条件等情况发生,因而造成档案的归档出现停滞的状态,使档案资料残缺不全。即使是本单位的工作人员,对于竣工阶段的一些交付的档案资料,很容易被忽视,导致这材料无法及时归档。
二、房地产工程档案管理问题的对策
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