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高校学籍档案网络管理系统初探 　　摘要:高校学籍档案管理工作是一项繁、杂、重的工作,随着办学规模的扩大、专业设置和学生人数的增加,原单机版的学籍管理系统已不能适应高校发展的要求。结合目前高校学籍档案管理的现状,提出网络版学籍管理系统的构想,对利用校园网进行学籍档案信息化网络管理进行了初步探讨。 　　 　　关键词:学籍档案;网络管理系统;高校 　　 　　中图分类号:G647文献标志码:A文章编号:1673-291X(2010)07-0254-02 　　 　　高校学籍档案管理是学校学生管理的重要组成部分,学籍档案管理是一项繁杂而又事务性很强的工作。随着学校办学规模的扩大、专业设置和学生人数的逐年增加,部分院校的校外教学点或分校区的增加,原来基于小型数据库的、半手工操作的学籍档案管理系统已难以适应学校发展的要求。因此,运用先进的信息传播技术建立一套完整的、规范的学生学籍信息资料计算机管理学籍档案,以便快捷地录入、统计、查询、检索学生的各类信息,及时了解学生的学习情况,使不同部门、系部的分级管理达到资源共享,协同管理,实现管理信息化、规范化和科学化。因此,我们根据高教改革的发展趋势和高校学籍档案管理的需要,对网络版的学籍档案管理系统进行了初步探讨。 　　 　　一、高校学籍档案网络化管理的动因 　　 　　首先,数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制,在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑,即可进入管理系统查阅自己需要的信息。网上利用的开展,将会使学籍管理工作进入一个崭新的工作环境,进入极好的良性循环之中。以往学籍管理人员的手工工作可以减少,甚至平时查阅工作可取消,工作人员有更多的时间用于电子数据整理工作。 　　其次,使高校学籍档案管理工作变得方便、快捷、高效。网络化信息使各职能部门能及时获取学生各种异动信息,尽快地提供利用。平时在网上各相关职能部门将学生学籍处理、缴费情况都输入到计算机中,各级部门可根据自己的权限范围在网上查阅自己相关的信息,并标注处理意见,把数据通过网上按数据格式传输到管理系统数据库中即可,从而协调各部门工作,大大提高了各部门的工作效率。而通过网上计算机管理的数字化学籍管理能随时准确反映学生当前的情况,为领导提供有力数据支撑。 　　 　　二、网络化学籍管理系统的构想 　　 　　根据当前高校学籍档案信息管理的发展趋势,以及我院学籍管理的实际情况,我们提出了建立网络版学籍管理系统的构想。它由学籍信息管理、成绩信息管理、教研室成绩报送、信息查询等几部分组成。该系统从学生入学、在校期间学籍管理到毕业发证等全过程实现“一条龙”学籍档案信息化管理。 　　1.学籍信息管理模块的构成。学籍信息管理模块不但可以批量录入数据,而且可以从招生库等其他数据库导入相关学生资料,按不同系所、专业、学制编班编学号,建立全校学生的基本信息数据库。可以根据不同条件快捷地查询各年级、各专业的学生情况,并进行学生休学、复学、留级、退学等学籍异动管理。学生基本信息库里的资料可以和国家教委的“普通高等学校学籍学历管理系统”的相关数据进行导入、导出处理。 　　利用现代管理手段,将高校各管理部门的数据信息围绕相关业务建立应用性的网络关联,做到衔接紧密,共享资源。这样有利于高校节省管理费用,有利于各种信息的查询。 　　(1)入学编号统一。不少高校学生基本信息在学生处电子档案有一套编号(即学号),而教务处根据学生的入学情况和班级情况也有一套编号(即考号)。学生在填制各种表格及证件时有时要用学号,有时要用考号。学生弄不清什么时候该用考号,什么时候该用学号。在新生入学编班后,学生处根据学生的年级、系别、专业和班级统一编制一年学号,转入教务成绩管理学生基本信息库中。此库通过与学生处的电子档案库建立相应的关联和数据转换,使学生处的电子档案库与教务处的共享,这样即使学生发生了学籍异动,也可查出其异动的源目的的班级。这个学号还可与财务处、后勤管理等部门建立关联,实行学生在校各编号的统一。 　　(2)收费库资源共享。有些高校学生重修(补考)交费要到教务处查询后,填制重修清单上财务处交费。学生输入各种手续要跑遍各相关管理部门,既浪费了学生的时间又给管理部门工作人员增加了工作难度。对于上述烦琐的事务,利用网络建立数据关联可以简洁、方便地解决。学生处的学生基本信息库通过网络与教务处、财务处建立关联,实行资源共享。学生参加了重修成绩合格后,重修数据库里就会自动删除信息。同样,学生学籍异动等从信息库中直接更改,与教务处信息库、财务处收费库建立网络关联。学生可以通过网络查询自己的欠费额,使学生办理各种手续更加简洁,也提高了各部门之间的工作效率。 　　2.成绩管理模块的构成。成绩管理模块把过去单机版的成绩库、补考成绩库、重修成绩库等