会计电算化实用教程 第8章 报表管理系统.pptVIP

第八章 报表管理系统 抚顺职业技术学院 卜伟 教学目标 ☆了解UFO报表的功能及有关基本概念 ☆掌握报表的格式设计，并制作有关的财务报表 ☆具备在会计电算化环境下的报表业务处理能力 内容概览 第一节 报表管理系统概述 第二节 报表管理系统的基础设置 第三节 报表系统数据处理 第四节 会计报表输出 第一节 报表管理系统概述 在会计核算中，企业通过总账管理系统和其他系统的记账、核算工作，把各项经济业务分类地登记在会计账簿中，以反映企业的经营业绩。在账簿中记录的会计信息，虽然比会计凭证反映的信息更加条理化、系统化，但就某一会计期间的经济活动而言，其所能提供的仍然是分散的、部分的会计信息，而不能集中地反映该会计期间经营活动和财务收支的全貌。 会计报表管理系统的主要任务就是设计报表的格式和编制公式，从总账管理系统或其他系统中取得有关会计信息，自动编制会计报表，并对会计报表进行审核、汇总，生成各种分析图表，并按预定格式输出各种会计报表。 用友软件的UFO报表系统提供了一些固定的财务报表，以便用户查询，但如果用户需要一些特殊格式的报表，而软件中已有的报表格式又无法满足用户要求时，用户可以通过用友的UFO报表系统来自定义所需要的报表格式。UFO报表系统是用友软件提供给用户的一个开放式的报表编制系统。利用它可以编制出用户所需的报表，可以在报表数据的基础上生成其他相关图表，使结果更加直观形象。 一、报表管理系统功能简介 (一)报表模板功能 UFO报表系统提供了多个行业的标准财务报表模板，同时还可以根据用户的实际需要制定模板。 (二)文件管理功能 UFO报表系统可以对报表文件的创建、读取、保存和备份进行管理，UFO报表系统的数据文件还能转换为不同文件格式，如文本文件、*.MDB文件、*.DBF文件、EXCEL文件、LOTUS文件等。能支持多个窗口同时显示和处理，可同时打开40多个文件和图形窗口。能提供标准财务数据的“导入”和“导出”，可以实现和其他流行财务软件之间的数据交换。 (三)格式管理功能 UFO报表系统提供了丰富的格式设计功能，如组合单元、画表格线(包括斜线)、调整行高和列宽等等，能够满足各种表格的制作。 (四)数据处理功能 UFO报表系统能将最多达99999张相同格式的报表统一在一个报表格式文件中管理，并且在每张表页之间建立有机的联系，使数据查找方便而迅速。UFO报表系统提供了排序、审核、舍位平衡、汇总功能，并提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式，UFO报表系统还提供了种类丰富的函数，可以从总账管理系统及其他系统中提取数据，生成财务报表。 (五)图表功能 UFO报表系统可采用“图文混合”方式，方便地进行图形数据处理，制作包括直方图、立体图等多种图式的分析图表，可以对图表的位置、大小、标题、字体、颜色等进行设计。 (六)打印功能 在UFO报表系统中，可以打印输出报表和图形，并提供“打印预览”功能，可随时观看报表或图形的打印效果。 (七)二次开发功能 UFO报表系统的二次开发功能为用户提供了批命令和自定义菜单，在自动记录命令窗中输入多个命令，可将有规律性的操作过程编制成批命令文件。自定义菜单功能可综合利用批命令，在短时间内开发出适合本企业的专用系统。 二、报表管理系统业务流程 会计报表的编制有很强的规律性。利用计算机编制报表的工作流程可分4个步骤进行。 三、报表管理系统的有关概念 (一)报表的结构 按照报表结构的复杂性，可将报表分为简单表和复合表两类。简单表是规则的二维表，由若干行和列组成。复合表可以由简单表嵌套而成，也可由多个简单表拼合而成。大多数的会计报表如资产负债表、利润表等都是简单表。 简单表的格式一般由标题、表头、表体和表尾四个基本要素组成。 1．标题是用来描述报表的名称。报表的标题可能不止一行，有时会有副标题、修饰线等内容。 2．表头是用来描述报表的编制单位名称、日期等辅助信息和报表栏目。 3．表体是报表的核心，决定报表的核心内容。它是报表数据的表现区域，是报表的主体。表体从纵向上看，是由若干行组成，这些行称为表行；表体从横向上看，每个表行又由若干个栏目组成，这些栏目称为表列。 4．表尾是指表体以下进行辅助说明的部分以及编制人、审核人等内容。 (二)报表管理系统的有关概念 1．格式状态和数据状态 UFO报表系统将报表处理过程分为报表格式及公式定义工作和报表数据处理工作两个阶段。这两个阶段的工作是在不同的状态下进行的，实现状态切换的是一个特别重要的“格式／数据”切换按钮，点取这个按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。 (1)格式状态 在格式状态下进行有关报表格式设计的操作和公式的定