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进一步加强企业会计档案管理探讨 　　[摘 要] 企业会计档案是记录和反映企业经济活动的重要史料，是企业档案全宗中的重要组成部分。本文对企业会计档案管理的探讨，意在促使企业会计档案更好地为企业的改革发展提供服务。 　　[关键词] 企业 会计档案 管理 　　 　　企业会计档案是企业档案全宗中的重要组成部分，是记录和反映企业全部经济业务和资金活动情况的重要史料。因而按照《会计法》和《档案法》的有关规定，科学管理和有效利用会计档案，对于企业正确地总结过去，指导现在，规划未来，加强监督管理，发挥经济效益，优化资产配置，提高企业综合效益具有非常重要的意义。 　　一、企业会计档案的特点 　　1.整体性。企业一个会计年度产生的会计凭证、会计账册、会计报表等，他们之间相互联系，有了凭证，才有账册；有了账册，才有报表，这是一个不可分割的整体，保持会计档案的整体性，是管理好会计档案的基础。过去往往把决算报表归到文书档案管理，分割了会计档案的内在联系和它的整体性，是不正确的。 　　2.稳定性。企业会计档案虽然内容与种类繁多，形成的量大，但是它的基本成分只有三个方面:会计凭证、会计账簿和会计报表。这种成分的稳定性，是区别于其他档案的重要标志。 　　3.规律性。一个会计年度中所形成的会计凭证、会计账簿、会计报表等，在反映某一项经济活动时,从业务发生到结束上报，能连续不断地记录，便于进行正确的计算和综合分析，经济业务活动之间相互制约、紧密联系、环环相扣，这种内在的规律性，远远超过了其他档案。 　　4.特殊性。企业会计档案是以数字为主要内容，是记录反应经济活动的历史资料。会计凭证、会计账簿和会计报表都有特定的格式和项目，与一般文件资料不同，因此会计档案的装订、保管也有一定的特殊性。 　　二、企业会计档案的管理 　　1.收集要完整。档案的收集工作是档案工作的起点和基础，只有收集及时、完整、系统，才能为档案科学管理和提供利用奠定良好的基础。 　　财政部、国家档案局1998年颁布的《会计档案管理办法》明确规定了会计档案收集、归档的范围。指出“会计???案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，它是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”。根据这一规定，对本单位产生的会计档案范围加以具体化，列出应当归档的会计文件名称，加以规范，使之无一遗漏，保证归档的完整性。其内容和范围包括： 　　(1)会计凭证:原始凭证、记账凭证、记账凭证汇总表、及其他会计凭证。 　　(2)会计账簿:总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账及其他会计账簿。 　　(3)财务报告类:月报、季报、年度决算报表，会计报表的编制说明和附录的补充材料等。 　　(4)其他类:银行对账单、各类收据存根、工资变动通知、会计档案移交清册、会计档案销毁清册等等。 　　(5)电算化会计档案:存储会计凭证、会计账簿和会计报告等的介质,包括磁盘、磁带、光盘、微缩胶片等。 　　2.立卷要准确。根据《会计档案管理办法》规定:各单位每年形成的会计档案应由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。这是因为，会计机构熟悉本部门、本单位的业务，熟悉档案形成的全过程及会计档案的形成规律，坚持实行业务部门立卷的原则，由会计部门进行归档前的立卷和整理工作，能更好地保证会计档案的收集完整和保持档案之间的联系，做到准确立卷。 　　3.分类要科学。会计档案是一门专业档案，涉及会计、档案管理等多方面的专业知识，而在实际工作中因缺少会计档案管理的专门人才，加之对会计档案管理的不重视等原因，会计档案保管在会计部门，他们往往只是把账簿、凭证等简单的写上年代、名称，这样做极不规范。如何对会计档案实体进行系统管理，科学分类，是档案工作的保管、鉴定和利用的基础。分类的目的在于科学管理和方便利用。在分类中要符合会计档案形成的客观规律和固有的特点，保持它们的密切联系，使会计档案成为一个严密的科学体系。根据高校会计档案形成的独特特点分类一般应按照“年度－类别”法，编号则以形成时间为序。 　　4.检索工具要简便。一个会计年度产生的凭证、账册、报表等,他们之间相互联系,环环相扣,有了凭证,才有账册;有了账册,才有报表,因此会计档案利用的检索工具,应当简便明了,根据实际工作需要编写。一般来讲应当尽可能与分类一致,计有:流水登记目录、案卷目录、专题目录。目录的内容包括时间、顺序号、柜(箱)号、卷号等。流水账目录,是按不同会计文件名称编制，不分年度,在收进时登记的目录;案卷目录是按照会计档案分类编制建立的目录;专题目录,是根据日常的工作需要编制的目录。 　　5.管理工作要强化。档案管理人员要尽职尽责、遵守制度、依法办事、规范管理。一是要求单位的档案不得外借，遇有特殊情况，经负责人批准可以提供查