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知识管理，企业知识财富的保险箱 陈彦甲 通用汽车公司的总裁斯隆曾说过这样一句话，“把我的资产拿走吧,但要把我的人才留下,五年后我将使拿走的一切失而复得。AAR名称 参与人员名单 模版填写人 填写时间 AAR记录 主要工作、活动 预期目标 实际完成情况 预期与实际的差距原因分析 改进建议 知道了什么是AAR后，那怎么使用它呢？首先，AAR触发机制有两种：时间触发和事件触发。时间触发是指当项目或者活动经过了一定的时间周期后，开展AAR。比如当某一个项目的第一个阶段结束后，或者项目进行了一个季度之后，对项目前阶段或者上季度的工作和成果进行AAR。事件触发是指当项目、活动中的一些重大问题解决之后，或者项目、活动结束之后，开展AAR。比如某一培训活动的结束之后，对整个活动的工作和成果进行AAR。 其次，AAR活动的开展必须有专门的负责人员，要将责任落实到具体的岗位。比如对项目工作的AAR的责任人一般是项目的质量管理专员或者项目经理。而形式则以会议讨论的方式为最佳，全程参与过程的人都要参加讨论，并将讨论的结果整理并记录在AAR表格中。 最后，在开展AAR的过程中需要注意以下几点，一是充分准备，提前准备好AAR的讨论提纲，明确思考的角度有助于提高AAR的效果。二是坦诚交流，要毫无顾虑地交流经验与教训。三是无关绩效，AAR是对经验教训的总结，而不是对项目质量的考核，AAR的结果、过程如果与项目的绩效考核发生关系，则不利于问题或者错误的总结； 第二种隐性知识共享工具是“协同写作”。“协同写作”是由多人针对某一个具体的论题作为一个写作对象，进行写作的一种非集中式的、非同一时点的知识共享方式。通过“协同写作”既可以帮助员工对某一议题进行集思广益，从而将员工脑子里与议题相关的隐性知识挖掘出来，同时又可以从这些零碎的观点中整理并总结出较为系统化的知识点。“协同写作”的表现形式类似于百度的“知道”或者是BBS。 “协同写作”的触发条件一般是某一个需要多人经验共同总结、整理的隐性知识点。比如项目计划的制定经验，工具使用技巧或者是系统改进意见等。“协同写作”的开展同样需要专门的负责人员，一般来说是企业的知识主管可作为组织者，但并非具体议题的作者。企业开展“协同写作”的过程大致如下：先由知识主管按一定的时间周期，比如说每个季度组织各部门提出写作清单，由知识主管统一整理并发布在内网上，然后通过一定的激励与考核机制，促使公司全员参与写作。最后当一个季度结束后，由知识主管组织专员对议题的各个观点进行整理，将比较完善的无需再进一步“协同写作”的议题关闭并将结果反馈给各部门。 第三种隐性知识共享工具是“警示报告”。警示报告是一种通过建立快速响应的机制和渠道，将经验教训、重要问题的解决方法快速在整个组织内部进行扩散的一种知识管理工具。组织中的不同团队在工作过程中经常会碰到一些实效性强，对其他团队有重要参考价值的问题与疑惑，通过警示报告可以迅速将解决方案传递到可能需要的团队那里去，能够避免组织内部不同的团队间重复解决同样的问题，避免组织犯同样的错误。“警示报告”与AAR不同，AAR是知识沉淀的过程，关注的是一个项目或者活动，而“警示报告”则是一个推动式的过程，关注的则是一个具体的问题点（如表2所示）。 表2 警示报告 项目名称 参与人员名单 填写人 问题描述 问题产生的主要原因 初步的解决方案 建议的参考团队 发送时间 “警示报告”是一种主动的提醒，由具体事件触发。比如“当由于系统故障造成文档内容丢失时，如何进行恢复”等。只要确认问题有必要发送，就可写“警示报告表”并发送给可能需要“警示”的对象。在开展“警示报告”的过程中，也应通过相应的激励机制来推动员工积极参与其中，鼓励尽可能多地对问题进行“警示”。其中需要注意的是，虽然“警示报告”要及时发送，但要保证问题得到了初步解决，而不是只将问题丢出来。 搭建管理体系，推动隐性知识的显性化 隐性知识显性化的第三步是搭建管理体系，从而推动隐性知识的显性化。既然有了显性化的对象，也有了显性化的工具，那么剩下要做的就是去推动显性化工作了。隐性知识的管理体系的建立与显性知识十分类似，即包括组织架构，管理制度这两方面工作。 隐性知识管理的组织架构设置关键在于设立专职的知识主管岗位并将知识管理职责落实到全体员工。知识主管的主要职责包括：推广和宣传知识管理理念、组织协调各个部门的知识管理工作，总结当年知识管理成效，提出下一年知识管理计划、与各部门协商讨论，提出各部门知识管理任务，组织知识管理工作的具体开展，监督知识管理相关制度的落实、对知识管理体系提出改进建议等。 知识主管是知识管理所有工作的组织者，但未必是工作的执行者，所以他也是推行隐性知识显性化的主要责任人。