排序和汇总数据.docVIP

过滤、排序和汇总数据 3.1 引言 在前两章创建的一些报表中，只需对数据库中的数据执行少量的操作就可以将这些数据行显示在报表上。Crystal Reports的价值在于，其本身具有将原始数据行转换为有价值的信息的能力。这些信息可以揭示一些有关数据的问题，而这些问题无法简单地通过一页页浏览记录发现。在前一章中，您就已开始利用Crystal Reports的强大功能，通过对报表应用分组将数据按照类别组织为多个组。本章将扩展Crystal Reports的应用，探讨如何创建执行以下操作的报表： 基于给定条件过滤数据 基于字段值排序数据 汇总和分类汇总数据 关于分组数据的更多信息，请参看第2.3节“操作组”。 3.2 过滤报表中的数据 本书到目前为止创建的报表都返回数据库中的所有记录。有时这种行为是合适的，但是报表经常需要根据指定的条件过滤数据。操作大型数据库时，一个查询可能返回数十万条记录，尤其在应用表联接时这种情况更为突出，此时使用过滤十分重要。 与Crystal Reports中的许多功能一样，过滤数据有多种方法： 使用“选择专家”处理数据——这种简单的方法提供了指定过滤的可视化方式。 使用记录选择公式——这种更加细致但功能强大的方法通过创建自定义的公式语言表达式来确定过滤条件。 不管使用哪种方法过滤报表，您始终应该尽力过滤索引数据库字段。通过过滤索引字段，数据库服务器可以实现最佳性能。可以从“数据库”菜单访问“数据库专家”，然后使用Crystal Reports的“链接”选项卡确定表中的索引字段。使用该选项卡中提供的“索引图例”按钮打开“索引图例”对话框，从中了解数据库表中的不同索引标记。 3.2.1 操作“选择专家” 作为设计工具，“选择专家”可以使报表设计人员通过图形化的设计对话框为当前报表指定简单但功能强大的过滤器。 下面演示如何使用“选择专家”过滤数据。利用您到目前为止所学的关于创建简单分栏报表的知识，根据Xtreme 12 Sample Database创建一个新报表，并且将Customer表的Customer Name和Last Year’s Sales字段添加到新报表的“详细资料”节中。执行下面的步骤以向报表添加过滤器： (1) 为了调用“选择专家”处理记录，在“专家”工具栏上单击相应的按钮(漏斗状按钮)并选择“记录”命令，或者可以从“报表”菜单选择“选择专家”命令，然后从弹出菜单中选择“记录”命令。 (2) 在创建过滤器时，首先要选择为哪个字段创建过滤器。因此，显示“选择字段”对话框，报表中显示的字段和数据库中的字段都会列在该对话框中。当创建使用某个字段的过滤器时，该字段并不一定必须存在于报表中。此时，如果您忘记列出的字段中存储的值，可以单击“浏览”按钮查看样本值列表。对于本例来说，选择Last Year’s Sales字段并单击“确定”按钮。此时显示“选择专家–记录”对话框，如图3-1所示。 图3-1 “选择专家–记录”对话框通过图形化界面提供了易于使用的过滤功能 提示： (3) “选择专家–记录”对话框具有一组选项卡——每个选项卡对应一个在报表中定义的过滤器。在这个样本报表的示例中，只存在一个对应于Last Year’s Sales字段的选项卡和一个“新建”选项卡，后者用于定义额外的过滤器。默认情况下，Last Year’s Sales选项卡中的过滤器设置为“为任意值”。这意味着不管Last Year’s Sales字段的值是什么，所有的记录都将包含进报表。要更改报表中的过滤器，只需更改下拉列表的值。对于本例来说，将其改为“等于”选项。 (4) 选择该选项后，会出现另外一个下拉列表框。如果确切知道使用哪个值过滤字段，那么可以将该值输入到这个列表框中。但是在本例中，您可能并不确切知道字段的值是多少，因此可以通过简单地展开下拉列表来浏览字段值。从下拉列表中选择值$300.00，或者直接输入该值，然后单击“确定”按钮。 注意： (5) 返回到报表时，您应该会注意到报表现在只显示了一条记录：销售额为$300的Has Been Bikes公司。更有帮助的过滤器会显示高于或低于某一个临界值的所有记录。为此，重新打开“选择专家”。这一次将“等于”过滤条件改为“大于”，并且在列表框中输入100?000。关闭“选择专家“并返回报表后，应该会返回小型的记录集合(大约17条记录)。只用了几秒钟的时间，您就创建了一个显示主要客户的报表。 还可以向报表应用其他一些过滤器类型。执行下面的步骤以应用这些类型的过滤器： (1) 再次打开“选择专家”，将过滤条件由“大于”改为“介于”。 (2) 这一次会显示两个列表框，分别对应上边界和下边界。分别输入值2000和3000(如图3-2所示)，然后单击“确定”按钮。报表会