会计信息化基础-Excel高级应用 第5章 Excel高级应用技巧.ppt

第五章 Excel高级应用技巧 Excel的应用技巧非常丰富。本章介绍的主要内容有： 格式设置技巧 高级编辑技巧 管理技巧 应用技巧 5.1 格式设置技巧 5.2 高级编辑技巧 5.3 Excel管理技巧 5.4 Excel应用技巧 5.1 格式设置技巧 Excel中的格式比较特殊，不同于其他软件，数据的格式问题影响着Excel的显示与计算。在处理数据时，必须要熟练掌握各种格式，才能轻松应对各种类型的数据。 5.1.1 文本类型数字的输入 5.1.2 自定义数字显示格式 5.1.3 文字旋转 5.1.1 文本类型数字的输入 如果需要输入电话号码等文本型数字时，默认情况下，当按Enter键确定输入后，电话号码前的“0”就会被去掉了。 这是因为默认情况下，Excel会自动把输入的任何数字看做可以计算的数值。所以“010”就等于“10”。而像电话号码这种文本型数字，在输入时想要Excel能够保留前面的“0”，此时可分为两种情况考虑：一种是临时需要输入的文本型数字，另一种是固定输入的文本型数字。 1.临时输入 临时输入的文本型数字指偶然遇到必须在某个单元格中输入文本型数字，这种单元格并不是固定在某一整行或某一整列中。 如果需要输入文本型数字，不必对单元格的格式做任何修改，只需要在输入的数字之前加入单引号（）即可。 2.固定输入 （1）选中需要输入文本型数字的“学号”列，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令； （2）在“单元格格式”对话框中，选择“数字”选项卡，然后选择“文本”分类，再单击“确定”按扭； （3）选“电话号码”列，重复步骤（1）、（2）； （4）如图5.1所示，在“学号”列和“电话号码”列中输入数字，发现数字前面的“0”都被保留下来了，也就是说，现在输入的数字都被Excel识别为文本型数字了。 5.1.2 自定义数字显示格式 要想使用自定义格式，就必须了解Excel中自定义数字代码的格式。在自定义数字格式的格式代码中，最多可以指定四个字段，即正数的格式、负数的格式、零的格式和文本的格式。字段之间用分号（；）隔开。 要在输入数字数据之前自动添加文本，使用自定义格式为：“文本内容”＠；要在输入数字数据之后自动添加文本，使用自定义格式为：＠“文本内容”。＠符号的位置决定了Excel输入的数字数据相对于添加文本的位置。 如果在表达方式中只指定两个字段，则第一部分用于表示正数和零，第二部分用于表示负数。如果在表达方式中只指定了一个字段，那么所有数字都会使用该格式。如果在表达方式中要跳过某一节，则对该节仅使用分号即可。 1.自动添加文本 不仅可以使用“＠”进行自动文本的添加，还可以使用下列方法进行自动文本的添加。 如进行货币输入时，经常需在金额数字后加单位“元”，这时就可以使用“0.00元”的自定义数字格式。当在单元格中录入数字后，Excel就会自动将数字显示为保留两位小数，而且还会在数字后加上单位“元”。 另外一个例子就是，如果要将单元格中录入的数字“56”自动转换成“第五十六排”格式，只要将单元格的数字格式定义为“第[DBNum1]G/通用格式排”即可。 2.设定颜色 如果想在自定义格式中加入颜色元素，只需在该部分对应位置用方括号键入颜色名称或颜色编号即可。Excel中可以使用的颜色名称有“黑色”、“蓝色”、“青色”、“绿色”、“洋红”、“红色”、“白色”、“黄色”八种不同的颜色，此外Excel还可以使用“[颜色X]”的方式来设置颜色，其中X为1~56之间的数字，代表了56种不同的颜色。例如，输入“#,##0.00;[红色]-#,##0.00”自定义数字格式，负数用红色来表示。 3.条件格式 还可以利用自定义格式设定条件，当单元格中数字满足指定的条件时，Excel可以自动将条件格式应用于单元格。条件由比较运算符和数值两部分组成，在Excel中要想设置满足指定条件数字的格式，在自定义数字格式代码中必须加入带中括号的条件。 例如在销售工作表中想以蓝色字体显示大于或等于2000的销售成绩，以红色字体显示小于500的销售成绩时，其余以黑色显示，这时只需将自定义数字格式设置为“[蓝色][=2000];[红色][500];[黑色]”即可。当需要将格式再次应用到其他单元格时，会发现Excel自动将刚才创建的格式进行了保存。所以看见的格式为“[蓝色][=2000]G/通用格式;[红色][500]G/通用格式;[黑色]G/通用格式”，需要再次应用时，调用此格式即可。 4.隐藏数值 如果需要把单元格中的数值隐藏起来，可以使用“；；；”（三个分号）的自定义数字格式，这样单元格的值只会在编辑栏出现，而且并不影响引用与计算。 5.1.3 文字旋转 5.2 高级编辑技巧 5.2.1 自动换行 5.2.2 强行换