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业务招待费控制初探 　　中图分类号：F272 文献标识：A 文章编号：1009-4202（2012）06-000-02 　　一、对业务招待费的理解 　　（一）业务招待费概念。是指企业在经营管理等活动中用于接待应酬而支付的各种费用，主要包括业务洽谈、产品推销、对外联络、公关交往、会议接待、来宾接待等所发生的费用，例如招待饭费、招待用烟茶、交通费等 　　招待费具体范围如下：（1）企业生产经营需要而宴请或工作餐的开支。（2）企业生产经营需要赠送纪念品的开支。（3）企业生产经营需要而发生的旅游景点参观费和交通费及其他费用的开支。（4）企业生产经营需要而发生的业务关系人员的差旅费开支。简言之，业务招待费的支付范围界定为餐饮、住宿费（员工外出开会、出差，发生的住宿费为“差旅费”）、香烟、食品、茶叶、礼品、正常的娱乐活动、安排客户旅游产生的费用等其他支出。 　　（二）业务招待费与几个概念的区别 　　（1）会议费。开会也要发生餐费、住宿费、礼品费甚至旅游支出，但不能作招待费，因为它完全是公司内部员工间发生的，为此需提供证明材料包括会议时间、地点、出席人员、内容、目的、费用标准、支付凭证等，才能作会议费处理。 　　（2）职工福利费。职工福利费是指支付给职工的因公负伤赴外地就医路费、职工防暑降温费、职工困难补贴、救济费、职工食堂经费补贴、职工交通补贴、职工误餐补贴、及未实行医疗统筹企业职工的医疗费，以及按规定发生的其他福利支出，包括丧葬补助费、抚恤费、安家费、探亲假路费和独生子女费等。这部分支出可能是外购商品发给职工，或自己生产的产品给职工，也可能是公司替职工承担某些个人消费支出。即使有货物销售发票、餐饮发票等法定票据，因不能作业务招待费，因这部分支出不是用于公司的外部公务活动，是与生产经营活动无关的支出。 　　（3）业务宣传费。业务宣传费是指企业为了向外界宣传企业的形象、产品标识而发生的支出，包括印刷品、视频材料等。如外购礼品用于赠送，作业务招待费，如果礼品是纳税人自行生产或经过委托加工，对企业的形象、产品有标记及宣传作用的，也可作为业务宣传费。 　　（4）回扣、贿赂、个人劳务费、佣金。回扣、贿赂用于公务应酬，也是经营活动发生，但不能作为业务招待费，因其为非法支出，并且不能取得合法有效票据。个人劳务费、佣金是针对某项确定的事件而言的，往往是先提供了服务后才支付，支付标准相对确定，并且一般都有合同或协议，不属公务应酬。譬如销售产品佣金，就是对非本公司职工按销售产品的收入而给予的提成。 　　二、为什么要控制业务招待费 　　（一） 会导致社会的积累和消费的比例失调，助长社会奢靡之风 　　公务应酬，往往要在餐饮、娱乐场所进行，并且企业为了被接待人员满意，接待的场所也越来越高档，在吃喝玩乐、灯红酒绿中相互攀比，使得大量的社会财富被消耗掉，将有限的社会资金，用于非生产性支出，不利于社会扩大再生产，持续、稳定、健康发展。 　　（二）会占用企业宝贵的流动资金，加大资金成本，增大亏损 　　企业的招待费太多，无节制的随意发生会占用宝贵的流动资金，特别是很多企业还贷着款的情况下，每一分钱都是有资金成本的，它会加剧公司资金的紧张，影响企业职工心理的不平衡，侵占企业宝贵的利润。“挣钱犹如针挑土，花钱犹如水推沙”，市场经济条件下，企业处于激烈的生存竞争中，为获得一个订单，一个项目，往往和对手杀得血淋淋的，到手的订单或项目利润已非常薄，一不小心就会亏。既然收入有限，支出就不能无限制，就必须重视招待费花销的效果，投入必须小于回报。 　　（三）导致国家税收的流失 　　企业的业务招待费会导致利润减少，从而减少企业应纳税所得额，导致所得税的减少。为防止企业无节制的招待费开支，新的企业所得税法作出规定，只能按招待费实际发生额的60%，并且不超过营业收入5‰的额度抵减企业的应纳税所得额。 　　三、控制的方法 　　（一）审批控制。发生招待费之前，应事前书面审批（当然电子邮件也可），填写业务招待费费用审批单，审批单上应包括这样几项内容：招待时间、地点、招待对象、公司参陪人员、招待标准、实际发生额、招待原因、超标原因、备注、经办人、审批人。一般情况下在招待发生前应事前审批，由招待的部门提出，经部门负责人签字、财务审核签字、总经理批准后执行。除非实在条件不许可{如总经理不在办公室或客户方面原因}，来不及办审批手续，由招待的部门负责任人提出，按书面审批单上的事项电话报财务部登记并经总经理电话同意后方可执行，但报帐时需补书面审批单。招待费的审批强调“事前”，这是核心问题，否则审批就会流于形式，未经事前审批的业务费一律不得报销，该条纳入对财务人员检查和考核的内容。审批单在经办人报销时随相关票据一起交财务作附件。审批的分工上招待部门对业务费的真实性负责，财务部门对合规、合法性负责，总经理掌控全面。