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新时期农业科研单位文秘与档案工作一体化思考 　　摘　要：农业科研单位文秘与档案工作同为农业科研活动服务， 既有工作分工的一面， 又有相互促进的一面。新时期，有效地将文书、档案实施一体化管理是推动农业科研单位办公自动化进程的有效途径。基于此，首先探讨新时期农业科研单位文秘人员应具备的素质，然后论述科研单位文秘与档案管理工作的规范衔接问题，最后提出了利用现代信息技术促进文秘档案电子一体化的建议。 　　关键词：农业；文秘；档案；一体化 　　中图分类号：G27　　文献标志码：A　　文章编号：1000-8772（2012）11-0087-02 　　新时期文秘工作处于单位中枢的重要位置，具有综合情况、协调关系、信息调研、督促检查、办事服务的职责。文秘工作涉及文书处理、信息综合、新闻宣传、交办督查、公务接洽、活动安排、会务准备、档案立卷等多项基本任务。作为农业科研单位，2012年农业部启动了“科技进村入户，助力增产增收”的全国农业科技促进年活动，并且继续进行了事业单位绩效管理试点工作，文秘人员面对新一轮的工作要求，更应该联系实际需要，从系统、科学的角度全面理解并落实文秘工作。那么新时期农业科研单位文秘人员应该具备什么样的素质呢？ 　　一、新时期农业科研单位文秘人员应具备的素质 　　按人们通常的直观印象，科研单位的文秘工作不外乎抄抄写写、跑跑腿、忙忙碌碌，做些不起眼的小事，谁都能胜任。其实不然，在新的政策环境要求之下，科研单位的文秘人员首先要有高度的责任心。要有不怕吃苦、不厌烦琐、高度负责的敬业精神，敬业才会乐业，才能满腔热情地投入本职工作。其次， 必须具备扎实的科技基本功。科研单位的文秘人员也必须具备基本的农业科研常识，针对水产科研单位，文秘人员必须认真学习现代渔业科技知识， 跟踪水产研究领域的最新科技信息，不能浮在表面，说外行话，要深入实际做行家里手。例如，近期随着媒体对“天价刀鱼”的报道，全国政协副主席王志珍、江苏省省长李学勇分别视察了刀鱼的养殖情况，作为文秘人员，就必须思想觉悟起来，详细了解相关新闻报道，了解事情进展情况，如此，再有接待来访人员问询起刀鱼的情况，便可以侃侃而谈，不至于一问三不知。第三， 必须具备良好的业务能力，全面综合的素质。必备的组织管理能力和沟通技巧，熟练的外语口语、基本的计算机操作能力以及规范的公文写作常识、文件归档整理知识是科研单位文秘文员工作得心应手的秘诀。如此才能做到政令畅通，上情下达，真正成为适应时代需要，又红又专的人才。 　　二、科研单位文秘与档案管理工作的规范衔接 　　没有规范化的文书基础，难有标准化的案卷质量。同样，没有标准化的档案提供利用， 文秘工作也易受阻。抓档案必须从文秘工作抓起， 抓文书必须从文、档一体化抓起[1]。 　　《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文格式》和《国家行政机关公文处理办法》是文秘与档案工作的准则。文秘工作面对的是公文起草、核稿、登记、印发和立卷等工作，跟踪公文的全流程运转；档案管理面对的是公文的整理、著录、保管、查阅、利用、检索和编研等工作，是对公文的后续追踪和反馈。公文是文秘工作的产品，同时又是档案资料的来源，因此，文秘工作与档案工作是公文运转流程中的先后环节，二者紧密相连，密不可分。实行文秘工作与档案工作一体化管理，既有利于归档文件从源头上进行质量控制，规范管理，又有利于强化归档意识，方便追踪公文流向，充分发挥公文、档案的利用价值[2]。 　　文秘工作的性质决定了文秘部门加强档案管理势在必行，极为关键。文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要，文秘工作必然涉及许多上承下传的文件材料，这些文件要及时递呈领导批阅，然后催办，归档，会直接影响整个单位的工作效率，能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神。因此说，文秘工作的优质服务起着不可估量的作用。以基础档案管理为起点，规范运作方法才能有效推动文秘工作规范有序的健康发展。 　　三、利用现代信息技术促进文秘档案电子一体化 　　所谓文档一体化管理，就是把文秘工作和档案工作从组织制度到具体程序真正交融在一起，在公文生成制发到归档管理的全过程，都体现文秘工作和档案工作的具体要求，使文档工作流程科学化、规范化，充分发挥公文、档案应有的价值。自古以来就有“文档不分家”一说，虽说信息化时代，办公现代化使得分工越来越细，但文秘档案一体化管理已是大势所趋[2]。 　　加强硬件建设，是档案管理工作的基础，硬件的建设合理与否，直接关系到文秘和档案工作的成效。“文档一体化”的计算机管理系统是科研单位做好档案工作的前提。依靠这一系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是在公文向档案转化的关键环节，都能体现档案工作的具体要求，使文档实体生成一体化， 管理一体化，利用一体化，规范一体化，信息化真正实现了文秘工作与档案