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高职艺术院校办公室工作存在问题与策略研究 　　摘要：办公室是学校党委和行政的综合办事机构，是学校对内对外的窗口，承担着参谋助手、综合协调、督促检查和执行决策等职能。然而在目前的高职艺术院校办公室工作中仍存在着体制机制不够健全、职能发挥不充分等方面的问题。本文分析了高职艺术院校办公室工作中存在的问题，并提出了解决的策略。 　　关键词：高职；艺术院校；办公室；问题；策略 　　中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）48-0187-02 　　随着艺术院校办学规模的不断扩大、办学层次的提升和办学水平的提高，办公室的地位和作用更加突出，工作任务日渐繁重、复杂。而现实存在的问题往往是办公室人员每天对于纷繁复杂、随机性很强的琐事应接不暇，根本没有时间与精力去对办公室工作进行条理上的分析总结和调查研究。对于事情的实际情况不了解，也就谈不上给领导决策时提供准确、周全的依据，因此其学校“中枢神经系统”的作用就无法充分发挥。 　　一、高职艺术院校办公室工作存在的问题 　　1.机构臃肿与人浮于事。高等学校办公室设置都是根据政府行政部门对口的原则来设置的，种类繁多且难以考虑艺术院校的特殊性，并且办公室工作过于细化，在内部自我分化为若干个办公室。高职院校校级办公室分为党委办、校办、宣传、统战、纪委、监察等几个办公室；职能处室按照业务类型又设立了五个左右的办公室；专业系部办公室一般设立综合办、学工办、教务办等3个左右的办公室。众多办公室的设立带来了行政人员的不断增加，造成了专任教师在学校在岗职工中的比例持续下降。艺术高职院校中一些教学能力较低的教师由于不能胜任专任岗位而转入办公室工作，再加上一些特殊关系户进入办公室工作，从而使得人浮于事的现象更加严重。艺术高职学校办公室呈现出来的机构臃肿、人员膨胀、人浮于事的现象和管理层次较多、中层干部过多、职责不分、扯皮推诿的问题，造成了学校有限教育资源的严重浪费。 　　2.体制机制不科学。主要表现在以下几个方面：一是管理观念落后。在实际工作中，高校办公室工作往往依赖于习惯做法和传统经验开展工作，坚持固有的工作方法，片面注重事务性工作，忽视对工作中新情况、新问题的研究。只是按照领导的思路来布置开展工作，整体工作还处于处理日常琐碎事务的低水平状态，缺乏前瞻性、主动性，限制了办公室职能的更好发挥。二是奖励机制缺失，忽视人才需求。在高校组织机构中，办公室作为管理部门，办公室工作人员被定位为“服务员”的角色，处于从属地位。因此，办公室工作人员容易产生消极的工作态度。再加上办公室普遍存在奖励机制的缺失，干多干少和干好干坏都一样，严重挫伤了办公室工作人员的工作积极性，工作效率自然而然难以提升。 　　3.队伍素质能力有待提高。办公室人员是办公室工作的主体，自身的政治素质和业务水平的高低，工作方式的科学运用，职业道德修养的提高，等等这些方面都存在着这样或那样的问题。一些办公室人员在思想意识上被经济利益冲昏了头脑，思想政治素质不高，工作起来没有方向性，处理事情与政策、规定相悖。而有些办公室工作人员在工作态度上不端正，办事拖沓，服务意识淡薄。甚至出现“‘衙门’作风和官僚习气”。①在业务水平方面，由于办公室工作人员要了解高校的运转、教学科研工作、学生管理工作以及学校各部门的工作职责等各方面，不仅要知其然还要知其所以然。但因为办公室工作任务重、随机性大，很难安排时间进行系统的专业培训，这样就导致办公室队伍的素质能力普遍偏低。 　　二、解决高职艺术院校办公室工作问题的策略 　　1.明确工作权责，加强服务意识。办公室既是管理部门更是服务部门，在明确本办公室的职责的基础上，也需在实际工作中强化服务意识、提高服务质量，以高效的工作成绩为本办公室在学校领导和教职工中嬴得尊重。首先应把以人为本的管理思想引入到办公室工作中来。这里的“以人为本”，指就服务对象而言（包括校外的各级领导、学校的校级领导、教职工、学生），站在服务对象的角度，注重办事效率，对应尽的责任不推诿，急事争办，特事特办。其次，要端正服务态度，提高办事效率，热心接待其他部门的工作人员、学生及外单位工作人员和各级领导，在本部门解决不了的事情要做好汇报，不能敷衍了事。工作人员要具有较高的政治修养，对违反原则的事情坚决不办，不做拉关系、搞人情的事。 　　2.理顺职责关系，优化组织机构。办公室工作本质上是一种管理工作，主要是跟人和事打交道。做什么样的事、和哪些人打交道，这里有一个职责归属问题。每个办公室的工作职责是什么，哪些职责是你必须要履行的，每个办公室成员都应该心知肚明。确定好职责归属才能提升管理效益。学校的工作多种多样，在职责归属中要尽量防止工作脱节。实际工作中我们要统筹处理好学校普遍存在的几组利益：①行政权力和学术研究；②学院利益与