集团公司档案管理各项制度（可编辑）.doc

集团公司档案管理各项制度 二充分发挥《人事档案管理信息系统》的功能建立完整的档案信息数据库利用该系统完成档案查借阅转递目录及零散材料的管理和四统一管理 三以人事档案和人事工作中形成的正式文件为依据采集信息并及时维护确保信息内容的准确完整 四新进档案和零散材料的信息录入在三日内完成档案索引每半年打印一次日常管理信息每年汇总一次并做好有关资料的立卷工作 五对新维护的档案管理信息要及时备份并登记备份的时间和主要内容 六不得随意使用外来磁盘确需要使用时要进行病毒检查防止机器故障造成信息的损坏或丢失 七未经批准不得提供复制信息无关人员不得查看信息贮有保密信息的载体严禁外传软件应由专人保管 八利用档信息对进行综合分析为领导决策提供服务人事档案材料收集制度一按照《人事档案收集归档规定》经常通过有关部门收集任免调动考察考核培训奖惩等工作中形成的的材料充实档案内容 二收集的人事档案材料必须是组织上形成的或者是组织上审定认可的材料未经组织同意个人提供的材料不得收集 三凡新参加工作的都应填写审核后进人事档案 四人事档案材料的形成部门在材料形成后的一个月内将材料主动送交人事档案部门归档 五掌握形成人事档案材料的信息及时主动地向有关部门索要应归档材料 六注意做好材料收集中的安全保密工作不得泄露材料内容 七认真办理人事档案材料收集登记和交接手续 人事档案材料鉴别归档制度一对收集的人事档案材料必须根据有关规定进行认真鉴别不属归档的材料不得擅自归档 二归档的材料必须真实完整文字清楚对象明确手续完备 三不属归档范围的材料可分情况予以处理凡销毁材料必须详细登记并报主管负责人审查批准 四人事档案材料必须是铅印胶印油印或用蓝黑墨水碳素墨水墨汁书写凡圆珠笔铅笔红墨水纯蓝墨水书写的材料必须经过复制方可归档 五归入的人事档案材料均应按照《档案整理工作细则》进行整理立卷 人事档案转递制度一转递人事档案或材料必须做到及时准确安全转出的档案必须完整齐全并按规定经过认真的整理装订不得扣留材料或分批转出 三人事档案应通过机要交通转递或派专人送取不准邮寄或交本人自带 转递档案必须填写人事档案转递通知单办理登记手续 接单位收到档案后应认真核对并在人事档案转递通知单的回执上签名盖章退回逾期一个月未退回以防丢失人事档案应随着工作调动或职务的变动及时转递避免人档分离01·· 101 案卷顺序号 二级类目公元纪年 一级类目 2地质测绘类基本建设类科学技术研究类设备仪器类产品类档案均采用按大类分属类的编号排列方法即在每个一级类目内按末级类目单个项目专业产品课题工程设备仪器类顺序编号排列 按大类分属类编号排列方法示例 05 ·01· 101 案卷顺序号 二级类目 一级类目 3会计类档案按大类分属类分年度方法编号排列即在会计类内先分别按凭证帐簿报表等三个二级类目顺序排列每个二级类目内再分别按年度顺序排列 按大类分属类分年度编号排架方法示例 10 ·01· 2001 · 11 案卷顺序号 年度 二级类目 一级类目 4干部职工类按大类分属类编号排列即在职工管理类下按二级类目顺序排列每个二级类目内再根据国家有关规定进行编号排列案卷顺序号不受字位数限制以单位实有人数为准 编号排列方法示例 11 ·01· 101 案卷顺序号 二级类目 一级类目 声像类实物类电子类档案的编号排列应先按载体形式区分然后在各种载体形式内按其所反映的专题顺序编号排列 编号排列方法示例 12 ·01· 101 案卷顺序号 二级类目 一级类目 第十一条 档号的编写方法在编号时除英文字母与阿拉伯数字之间不用隔点外各级类目各级类目与年度各级类目与案卷顺序号之间均用· 将二者隔开 第十二条 各类档案的案卷排列均按该类分类编号体例依次排列即按各类案卷顺序排列个别单位由于档案形成规律和利用特点不