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浅议数字化档案对学校管理工作作用 　　摘要：学校档案工作既是学校管理工作的一个方面，也是学校管理工作的助推器。文章比较了传统纸质档案管理与数字化档案管理的区别，指出数字化档案的优势；分析了当前学校数字化档案管理存在的问题；阐述了搞好数字化档案管理工作有助于推动学校其他工作的意义与作用。 　　关键词：档案；学校；信息技术 　　中图分类号：G47 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2014）01-00-01 　　档案管理工作是学校整个管理工作的一个重要组成部分，是学校管理工作的好坏的一项重要指标。然而，档案管理并非是被动的接受管理的一项工作，而是可以反作用于学校的其他管理工作上。换言之，档案管理工作可以助推学校其他工作的开展，是学校其他管理工作的重要助手，尤其是当前的信息化时代，信息已经成为重要的社会资源，如何更好的利用好这个资源是判定一个组织是否有成效的重要标准。一般而言，提到学校档案管理往往是指学校发展的原始资料的存储、学校来往信函一及上级文件的鉴别治档、立卷归档、分类整理等静态的资料整理与管理工作，而实际上，这些资料的数字化动态应用是可以对学校日常工作起到巨大推动作用的。本文拟对此谈点粗浅的看法。 　　一、数字化档案与传统纸质档案的区别 　　数字化档案就是借助于计算机及网络技术，把传统的纸质档案转化为数字性质的计算机软件存储档案，其与传统档案的区别主要表现在以下几个方面： 　　首先，由于存储介质的不同，数字化档案更加节省成本，传统存储主要是纸质的需要存放的空间使用大量的纸张，而且要防潮防火防虫害等，会加大存储成本，而数字化主要是使用高密度压缩磁盘，或者存储在服务器的“云”系统，不需要很大的存储空间，也节省很多传统纸质介质必备的物理管理成本。 　　其次，方便存储、方便档案库的扩展与数据的更新补充。通过计算机终端可以随时录入数据，自动进行编目、分类和归档，筛选整理加工等，信息更完整全面，且在查阅方面计算机检索速度更快、准确率更高。 　　第三，方便传输尤其是远程传输，数字化档案突破了传统纸质档案管理方面??时间和空间的物理限制，只要有终端设备在手，无论是计算机、手机均可以在不同的空间任何时间段，对档案进行更新补充和替换，也可以在需要的时候随时随地的调出查阅档案。 　　二、数字化档案管理工作中存在的问题 　　现在大多数学校的档案管理工作都是采用了传统纸质档案与数字档案相结合的管理办法。这是必需的，因为有些涉及到人的身份的档案，或者与身份有关的档案，如教师的毕业证、荣誉证书、聘书、发表的文章等需要原始的纸质的传统档案，而对学校管理的日常工作则采用数字化处理方式。这两部分内容的第一部分有着较为成熟的经验与方法，而问题突出表现在第二部分，就是学校管理工作的动态记录与管理。存在的这个问题主要有以下几个方面的原因。 　　首先，学校领导对档案管理工作的重要性认识不够，以为这项工作是可有可无的，因此，在学校的软硬件设备的配置上，不予重视，舍不得花钱上设备买软件。 　　其次，从事档案管理的员工的地位不被重视，基于上边谈到的认识，很多学校从事档案管理工作的人往往是为了照顾“关系户”，往往是把没有任何技术专长的人安排从事档案管理工作，其实，档案管理工作是专业性很强的，要求管理人员不仅要熟悉档案管理工作的基本流程与技术操作规范，而且在数字化时代背景下，要有很高的计算机和网络应用技术。 　　第三，只重视传统的纸质档案的管理，片面的以为档案只是个信息资料库，现实利用价值不大，放在库里任其蒙尘含垢，忽视了其动态管理对学校整体管理的反作用。 　　三、数字化档案在学校管理工作的作用 　　学校档案一般分为：学校教师管理档案、学生管理档案、财务后勤管理档案等，这些档案既是学校发展的历史，也是学校在不同时间段管理工作的记录。在传统的档案管理工作中这些档案只是归类整理与存放，对现实工作的积极意义表现的不突出。 　　首先，从教师的档案管理，一般学校的做法是仅存放教师的基本信息，限于其身份档案，而对教师的教学过程中取得的成就存在的问题，则在档案中并没有反应出来，如学校评优工作，往往是领导凭经验、或者简单的民意测评来进行，这既缺乏公平性也缺乏客观公正性，这部分是学校管理工作的薄弱环节，只有建立教师日常工作档案，对教师的评价才能公平公正，这就需要把教师的日常工作的一些重要贡献录入档案，在诸如评优这样的活动中可以设定有条件检索，用数字档案说话。而其他老师也可以通过终端接口了解全校老师工作的情况，便于监督，这样就更加方便有效的进行教师工作的日常管理，调动老师的工作积极性。 　　其次，学生档案的管理工作，所谓“铁打的营盘流水的兵”这种现象也同样适合学校，一批一批的学员进来，又一批批出去，学校对学生的管理千头万绪，事无巨细、工作繁重，班级