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浅谈建设项目档案管理与项目管理同步实施 　　摘 要：随着企业的发展，投资项目越来越多，加强对投资项目的档案管理就显得尤为重要。本文从项目档案管理的角度，浅谈做好项目档案管理与项目管理同步实施的重要性。一是充分认识建设项目档案的重要性，二是建设项目管理与项目档案管理不可分割，三是项目管理人员重视项目档案的必要性，四是项目档案管理工作必须前移，五是项目档案管理与项目管理同步实施的主要措施。 　　关键词：项目档案；项目管理；同步实施；重要性；保证措施 　　中图分类号：U673.2 文献标识码：A 　　1 前言 　　随着企业的发展，投资项目越来越多，加强对投资项目的档案管理就显得尤为重要。一般地，建设单位对建设项目管理比较重视，从项目立项到项目建设的实施，都会制订计划，检查计划的实施情况。但对于建设项目管理中很重要的一个方面――项目档案管理却没有得到相应的重视，最终将影响建设项目的总体验收和建设成果在生产经营等方面的运用。近年来，随着国家、地方等各级部门对项目档案管理相关规定的出台而有了很大的转变。本文从项目档案管理的角度，谈一下做好项目档案管理与项目管理同步实施的重要性。 　　2 充分认识建设项目档案的重要性 　　国家对建设项目档案越来越重视，要求也越来越严格。根据国家档案局、国家发改委联合发布的《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分，未经项目档案验收或项目档案验收不合格的建设项目，不得进行或通过整个建设项目的竣工验收。由此可以看出，项目档案验收对整个工程项目的竣工验收具有一票否决权，充分体现了项目档案在建设项目竣工验收中的重要性。此外，项目档案对建设项目日后的管理、使用、维护、改建、扩建、技改有着十分重要的作用，项目档案的保管期限一般长于项目实体的存在期限，项目档案比项目实体的生命周期更长、信息价值更大。如果项目档案收集不齐全、整理不规范、保管不安全都会直接影响建设项目发挥最大的效益。 　　3 建设项目管理与项目档案管理不可分割 　　工程建设是百年大计，工程建设项目档案同样是百年大计，有了工程没有档案将后患无穷。做好建设项目管理是项目建设得以完成的重要环节，一个项目从立项、施工到建成投产，管理贯穿全过程，并相应产生大量的文件、材料。这些文件、材料记载着项目实施的全过程和成果，对将来的利用起着重要的作用，这就意味着项目管理与项目档案是一体的。因此，项目档案管理是建设项目不可缺少的重要部分，是与建设项目管理不可分割的。所以，在项目管理过程中必须坚持执行“四同步”制度。即：企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步，检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步，验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步，项目总结与项目文件材料完全归档同步。以“四同步”制度来确保做好项目档案的收集工作。 　　4 项目管理人员重视项目档案的必要性 　　因为建设项目档案记载了建设项目活动的全过程和成果，是固定资产投资的重要技术档案，并且档案的主要作用就是利用价值。因此，项目的档案工作不同于项目的其他工作，它是一项特殊的全员参与的工作。它要求的是建设过程的真实反映，需要参与项目建设的每个人在各环节上把好关，确保归档资料完整、准确、系统。所以，建设项目档案的完整、准确和系统，最关键是具体负责项目工作的人员对工作过程所产生文件材料的审查、收集和归档。因为管理项目的人员清楚项目实施过程所产生的文件材料情况，档案人员只是知道按规范应该会产生什么文件材料。例如1：负责招投标工作的人员，整个招投标过程所产生的文件材料，只有经办的人员收集完整、准确并归档，这部分的文件材料才能完整和准确。例如2：施工单位提交的竣工图，如果是在一张作废的施工图上作竣工图，并且没有提供设计修改依据，图纸目录也是修改前的目录。这样，由于档案人员没有管工程，因此是不知道图纸是作废的。一般来说，档案人员只是对照图纸目录和设计修改依据检查竣工图是否有漏项，而管理工程的人员，应该知道在这项工程中图纸修改的情况，作竣工图就应该使用有效的图纸，否则竣工图是无效的，将来利用这张图纸的时候就跟实际不一致。例如3：某个分项工程，按照招投标文件及合同内容，都说明包括在某项工程里面了。而在实际施工的时候，由于施工单位资质达不到要求，放弃了这部分的工程量，档案人员没有参与工程管理，就会不清楚，这项工程档案里面就会缺了这部分资料。只有工程管理人员清楚，这就需要工程管理人员与档案人员沟通，档案人员在收集、编制档案时才能将这项工程的施工文件完整。因此，项目管理人员充分认识项目档案的重要性，是有效保证档案的完整和准确的一个重要途径。 　　5 项目档案管理工作必须提前介入 　　每个建设项目，特别是投资大、周期长的项目，建设程序复杂、环节多，参建单位多，形成的文件材料多而