业务管理信系统使用及电子文件管理情况调查.docVIP

业务管理信息系统使用及电子文件管理情况调查 　　摘 要：调查发现，业务管理信息系统的普遍使用，业务管理信息系统多样化与档案人熟悉系统数量有限形成的反差，非文本电子文件种类与数量的激增和电子文件多头管理短期内难有改变，均增加了电子统一管理的难度，对档案人的信息化素养提出了更高要求。因此，应当开展调查或建立年报制度；进行必要的通用业务信息系统培训；推行形成部门保存电子文件，业务信息系统信息档案化管理；尝试在信息中心等业务信息系统集中管理与维护机构建立电子文件管理中心的对策。 中国论文网 /4/viewhtm　　关键词：业务信息系统；业务管理系统；业务管理信息系统；配备；使用；调查 　　为了解市直机关各单位业务信息系统的使用和电子文件形成、备份、归档情况，进行了一次问卷调查。调查收回问卷48份。 　　1 基本情况 　　1.1 业务信息系统已在大多数单位普遍使用。在问及您所在的单位是否配备使用有业务信息系统时， 回答“有”42人，占 87.5%； 回答“没有”2人，占 4.17%； 回答“不清楚”4人，占 8.33%。 　　1.2 半数单位使用业务信息系统数量不超过6种。在问及所在单位配备使用的业务信息系统的数量时，回答“1种～3种”11人，占 22.92%；回答“4种～6种”14人，占 29.17%；回答“7种～9种”8人，占 16.67%；回答“10种～12种”7人，占 14.58%；回答“13种～15种”4人，占 8.33%；回答“16种～18种”3人，占 6.25%；回答“19种”1人，占 2.08%。 　　1.3 不同层级统一使用的系统中，市级占比最高。在问及所在单位使用的业务信息系统中各层级所占数量时，回答“全国统一使用”29人，占 60.42%；回答“全省统一使用”33人，占 68.75%；回答“全市统一使用”40人，占 83.33%；回答“单位统一使用”35人，占 72.92%；回答“部门单独使用”27人，占 56.25%；回答“其他”8人，占 16.67%。 　　1.4 公文管理系统占比最高，账务管理次之，人事管理第三。在问及所在单位使用的业务信息系统涉及的具体业务类型时，回答“公文管理”46人，占 95.83%；回答“档案管理”26人，占 54.17%；回答“账务管理”40人，占 83.33%；回答“人事管理”36人，占 75%；回答“资产管理”31人，占 64.58%；回答“车辆管理”18人，占 37.5%；回答“招投标管理”22人，占 45.83%；回答“其他一” 9人，占 18.75%；回答“其他二”8人，占 16.67%；回答“其他三” 7人，占 14.58%。 　　1.5 多数单位设有专门负责管理与维护全部业务信息系统的部门。在问及所在单位是否有专门负责管理与维护全部业务信息系统的部门（如信息中心）时，回答“有”34人，占 70.83%；回答“没有”10人，占 20.83%；回答“不清楚”4人，占 8.33%。 　　1.6 数据库文件和电子表格文件已超过文本文件，成为电子文件的主要类型。在问及所在单位使用的业务信息系统产生的电子文件格式时，回答“文本文件”39人，占 81.25%；回答“电子表格”45人，占 93.75%；回答“电子邮件”11人，占 22.92%；回答“数据库文件”48人，占 100%；回答“视频文件”10人，占 20.83%；回答“音频文件”12人，占 25%；回答“图像文件”18人，占 37.5%；回答“图形文件”19人，占 39.58%；回答“网页文件”5人，占 10.42%；回答“其他”32人，占 66.67%。 　　1.7 对电子文件进行备份已经成为共识。在问及所在单位使用的业务信息系统产生的电子文件是否进行了备份时，回答“是”44人，占 91.67%；回答“否”0人，占 0%；回答“不清楚”4人，占 8.33%。 　　1.8 电子文件多头管理，仍然没有得到根本改变。在问及所在单位使用的业务信息系统产生的电子文件由哪个部门管理时，回答“产生部门自行管理”44人，占 91.67%；回答“系统专门管理机构（如信息中心）”30人，占 62.5%；回答“档案室”12人，占 25%；回答“办公室”22人，占 45.83%；回答“其他”3人，占 6.25%。 　　1.9 只有半数人会使用本单位的业务信息系统数据库。在问及对单位使用的业务信息系统采用的数据库是否了解或会使用时，回答“会使用”25人，占 52.08%；回答“了解但不会使用”16人，占 33.33%；回答“不了解也不会使用”7人，占 14.58%。 　　2 反映出的问题 　　综上，反映出如下四个方面的问题：一是电子文件的形成、产生，涉及不同层次的多个系统已是普遍情况，统一管理难度大增。二是业务信息系统的多样化