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基于新时期背景下档案信息化管理工作研究 　　[摘 要]本文首先介绍了新时期背景下进行档案信息化管理的必要性、信息技术在档案管理方面的优势，然后分析了档案信息化管理工作中存在的问题，最后根据发现的问题提出了相应的解决措施，以期这些措施能够对档案信息化管理工作有所助益。 　　[关键词]档案信息化管理；发展现状；存在问题；解决途径 　　中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2014）20-0253-01 　　1 引言 　　新时期背景下，信息科技的发展，以及社会各个方面的进步，使得社会数据的增加呈现爆炸趋势。数据的快速增加，对于相关数据档案的管理以及数据处理提出了新的要求。一方面，我们要确保将收集到的信息进行如实准确的记录，另一方面，我们需要把数据信息进行合理的分类、保存。面对这些大数据，我们要想提高管理的效率，就需要借助于一些先进的信息科学技术。同时，信息科学技术的发展也让档案管理信息化看到了希望。因此，在新时期，档案的信息化管理成为一个必然的发展趋势。 　　档案的信息化意味着档案信息的数据化。档案信息不仅包含档案本身包含的内容信息，还包含档案的类别、日期、卷宗等。这些信息数据化以后对于档案后期的搜索、查找、阅读带来了很大的方便。另外，档案信息的数据化，可以实现无纸化操作。对于纸质档案文件，由于年月久远及保管不当，纸片老化严重，保存及借阅利用过程中损毁风险极大。档案文件通过数字化设备采集成图片、视频等电子文件通过多种存储介质进行保存、备份，解决资料遗失的后顾之忧。配合档案软件的使用，用户可以直接通过计算机浏览、复制、打印文件内容，方便快捷，更免除档案原件因外力损坏的风险。 　　2 档案信息化管理工作存在的问题 　　从传统的档案管理到与高科技结合的档案信息化管理，需要经历一个很长的过渡过程。在长期的传统的档案管理方式下，从档案管理需要的硬件工具到管理人员，形成很多固定的思维模式和工作方法，这使得新型的档案信息化管理工作的落实存在很多问题。 　　2.1 工作量大 　　由于档案信息化在我国发展时间较短，历史形成的档案以纸质居多，还没有形成合理、简洁的工作标准，再加上很多档案管理工作者对于档案信息化管理工作不熟悉，很难适应新的工作环境。因此，在目前的档案信息化管理工作中工作量比较大，人力投入比较大，管理效率比较低。 　　2.2 硬件的缺乏 　　档案信息化管理需要很多方面的硬件支持，包括计算机、扫描仪等一些输入设备。很多单位的档案管理部门由于长期实施传统的档案管理方式，缺乏相应的硬件设备。另外，很多单位领导意识不到档案信息化管理的重要性，拒绝档案信息化管理系统硬件设备方面的投资。巧妇难为无米之炊，没有完善的硬件做支撑，档案的信息化管理很难顺利进行。 　　2.3 缺乏专业人才 　　在推进档案信息化管理工作之前，相关部门的工作人员已经习惯了传统的档案管理方式，他们不想接受新的、陌生的管理方式。特别是一些年龄比较大的工作人员，他们缺乏相应的计算机技术，很难适应新时期下档案信息化管理的方式。另外，很多档案管理人员缺乏相应的档案管理专业知识，即使他们比较熟练计算机的操作，也无法进行正确的档案信息化管理。专业人才的缺乏成为推进档案信息化管理工作发展的障碍。 　　2.4 信息安全问题 　　档案信息化管理需要运用大量的信息技术，档案中所蕴含的信息大部分将以数据的形式保存在数据网络平台上，这样比较方便进行数据集成和共享。虽然数据共享为档案信息化管理提供了方便，但是同时档案信息的安全受到威胁。众所周知，数据共享平台一旦出现操作漏洞、计算机病毒感染、黑客恶意破坏等，很多数据有可能被更改、丢失。另外，机密信息的泄露，有可能给国家和单位造成不可挽回的损失。因此，在实施档案信息化管理的同时也要保障信息的安全性。 　　3 推进档案信息化管理工作发展的途径 　　3.1 进行信息管理系统建设 　　要进行档案信息化管理，首先要解决的问题就是建立一系列的完善的硬件设备。这些设备主要有计算机、扫描仪、打印机等。我们利用这些设备进行数据的收集和存储，即让档案管理与信息化管理接口。另外，对于收集到的信息要进行严格的甄别、分类并作相应的处理。 　　另外，要想推进档案信息化管理工作的发展，企业或者相关单位还需要进行相关的网络建设。根据服务对象的不同，我们将信息管理系统的网络环境分成三个层次：内网、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网。根据不同单位的不同需要，选择相应层次的网络。 　　最后是应用软件的设计。应用软件是用户利用计算机及其所提供的各种软件编制的、用来解决某些具体应用问题的程序。如：人事管理软件、财会管理软件、档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。对于档案信息管理系统的软件，我们需要根据档案管理工作的特点进行设计开发，实现电子文件的快速挂