浅谈高校二级学院办公室管理.docVIP

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浅谈高校二级学院办公室管理

浅谈高校二级学院办公室管理   摘 要:二级学院是由原来的多个系或者相关的专业组建的,二级学院办公室是对学院各项工作实施管理的综合性办事机构。探析二级学院办公室管理工作的思路和方法,从而实现办公室管理工作的新跨越。   关键词:高校; 二级学院; 办公室; 管理   中图分类号:R197.6 文献标识码:A 文章编号:1006-026X(2013)09-0000-01   许多高校为适应学科建设和发展的需要,将原学校系(部)级建制改为二级学院建制。调整改制后的高校二级学院不仅在其学科整合等方面显得越来越科学,而且在今后的建设和发展中,各方面的要求会更高、任务也会更重,这势必对高校二级学院办公室的工作也提出了新的更高的要求。笔者认为,高校二级学院办公室是在其院长和党总支的领导下,为全院教学、科研等服务的行政办事机构,也是联络上级、同级和下级以及全院师生等工作的枢纽;它存在着工作量大,工作的综合性强的特点,这就要求工作人员有较高的素质; 它的职能主要是起到参谋、沟通、协调和服务的作用,使院领导能超脱于纷繁琐碎的事务性工作,专心致志地抓好全院的教学、科研、学科建设、学生工作和思想政治工作等大事以及自己的专业业务工作。   为适应高校体制改革的新形势,二级学院办公室如何起到参谋、沟通、协调和服务的作用笔者认为,二级学院办公室管理工作应注意以下几个方面   第一,做好办公室工作的定位。二级学院建立以后,大家关心比较多的是学科的建设、教学的安排、科研课题的申报、招生、就业、等等,对办公室工作依然是关注不多,重视不够,使其处于一种得过且过、被动应付的状态。要深化高校的改革和发展,各级领导对二级学院办公室的定位必须有一个清醒的认识。二级学院中,办公室工作人员是领导的耳目和参谋,他们要参与院务,管好事务,搞好服务。办公室人员管理水平的高低对全院工作有举足轻重的影响。因此,要采取积极有效的措施,把加强二级学院办公室的建设纳入高校工作的重要议事日程,将其定位为高校管理的一个关键环节、学院管理的中心环节,并采取切实有效的措施,加大投人,促进办公室工作的规范化、科学化; 加强对办公室干部的培养和管理,尊重管理者的劳动,对管理干部的年龄、知识结构、能力水平、阅历、等进行科学的调控。这样,才能把办公室建成二级学院重要的核心部门。   第二,树立办公室领导的威信。二级学院办公室主任往往是一个矛盾的角色,一方面级别不高,位置不显赫,权限小,不引人注目,另一方面却承担着重要的工作任务,办公室主任要找准位置扮好角色,苦练内功,德才兼备,以“ 有为” 求得“ 有位”。作风严谨,处处以身作则,率先垂范,以责人之心责己,以恕己之心恕人,廉洁奉公,作风正派,敢于同不良倾向作斗争; 坚决执行校、院领导的部署,自学维护院领导间的团结。办事公道,坚持平等公正的原则,一碗水端平,不偏颇,不溢美,不贬损,不唯上,不求全责备,不斤斤计较,不把自己凌驾于群众之上。言必信,行必果,始终做到言行一致,表里如一。老老实实做人,踏踏实实做事,诚诚恳恳待人,真心实意服务。办公室领导要精通办公室管理,具有能够开创新局面的组织领导才能和管理才能。总之,办公室主任只有加强自我修养,努力提高自身素质,勤奋工作,才能胜任这一职位要求,树立自己的权威,产生影响力、凝聚力和向心力,使工作人员产生一种信任感、服从感,团结一致,努力工作,从而使相对分散、轻重缓急不同的办公室工作凸现自己的脉络,找到自己的重心,显示出层次感、整体感,形成整个办公室工作的合力。   第三,实现办公室管理的规范。“ 没有规矩,不成方圆” 。最有效的管理办法就是实行制度化管理。办公室要根据国家、学校的政策规定,结合学院自身的特色,建立一整套科学的内部管理体制,来规范全院师生员工的行为。例如制定教学工作规程、考试(监考)规则、科研管理条例、学术交流条例、办公室岗位职责、资料室工作规则、实验室管理规则、财务制度、教职工福利制度等等。在此基础上,加强督查,坚持执行规章的严肃性,保证管理活动的权威性,把按章管理落到实处,建立规范的运行机制,用制度规范每一个人的行为,力求使每一项工作程序化,每一个岗位规范化,每一件事情处理制度化。实行制度化管理,有利于提高管理效率,有了完善的管理制度,人人有章可循,按章办事,可以减少许多中间环节,从而大大提高管理工作的效率。   第四,打造办公室工作的和谐氛围。合格的办公室工作人员必须具备以下条件:其一,具有较高的思想政治和文化素质。其二,具有较高的业务素质。能系统学习、掌握和运用高等学校管理理论; 具备较高语言文字的表达能力和公关能力; 此外,还要掌握一定的外语和计算机知识,以适应高校对外交往和信息化管理的需要。其三,具有较强的工作能力,包括:(1)分析问题、转化问题、解决问题的能力。(2)协调能力。协调好各科

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