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谈高职院校档案管理信息化建设有效策略 　　摘 要：高职院校档案管理有助于促进学校内部的管理科学有效，提高学校整体工作效率。为了实现高职院校档案管理更加科学化、规范化，更好为学校内部各项工作服务，必须借助信息化手段提高档案管理工作的质量。 　　关键词：高职院校；档案管理；信息管理 　　中图分类号：G472.4 文献标识码：A 文章编号：1006-026X（2013）09-0000-01 　　档案管理在高职院校中属于综合性管理工作，往往涉及到教学、科研、党政管理等众多部门，是对学校内部以及社会外部的各种有价值的文字、图表、视频等内容进行相关记载留存，记录学校相关的发展情况，属于学校发展历史的缩影和真实写照，是高职院校发展中的一项重要工作，也是衡量高职院校教育教学目标、教学质量、人才培养水平以及管理水平的一项重要标准。 　　随着目前信息化覆盖工作的推进，借助互联网技术对档案管理实施系统化、科学化、规范化，提升档案管理的精确度和成熟度，信息化在档案管理中的融入将管理工作推向了现代化的进程。 　　一、高职院校档案管理的重要性 　　1、高职院校档案中凝结了学校发展的全部历史，记录了高职院校走过的光荣历史、校容校貌、良好校风，是进行德育教育的最为规范文本。档案的内容中是在多少人的办学实践中提炼形成的，是大家共同遵守、自我约束、自觉追求的准则，每一所高职院校的档案无论是教学档案、科研档案还是管理档案无不透漏出学校的良好风气； 　　2、高职院校档案汇集了高职院校教学、科研的最新成果，是师生学习知识的鲜活教材。高职院校是知识传播地，是教学和科研的主要阵地。广大教学、科研人员在实际工作中产生的教学研究成果，这些成果每年都会更新原有的档案记录，被全新记录，日积月累过程中逐渐形成高职院校档案管理中数量巨大、内容丰厚的内部资源体系，对其进行必要的管理势在必行； 　　3、高职院校档案管理是促进高校优化优质发展的必要过程，有助于高职院校不断积累有助于学校发展的身后资源，从学校内部发展来看，档案的服务功能主要是高职院校档案管理工作的出发点和落脚点，完整的档案管理资料在教学科研、党政管理、文化建设以及基本建设等各个方面发挥着重要的、无可替代的作用。通过对档案的集中整理，可以清晰地看到学校的历史发展情况，看到在每一个时期所取得的成绩和荣誉；同时，也可以从中发现不足，以便于总结经验和教训，更好做好未来的工作。 　　二、高职院校档案管理工作的现状 　　高职院校一般是在原来的中专院校基础上合并组建而成，因此，情况较为复杂，档案管理人员素质参差不齐，对于档案信息化管理意识淡薄，在一定程度上影响了高职院校档案信息化建设和发展，主要体现在如下几方面。 　　1、对于档案管理认识不到位 　　不少档案人员普遍存在“为保管而保管、重视保管轻视利用”和“等、靠、要”的思想以及“不用置于架上，用则简单处理”等传统做法，此外，由于知识层次更新较慢，年龄较大的档案管理人员不愿意改变传统的管理方法，对信息化管理方法较为排斥，虽然从业时间较长，甚至是获得专项技能高级职称，但是不能对计算机网络技术进行有效学习，始终将自己封闭在安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念中，这些都成为制约高校档案信息化建设的内在因素。 　　2、对于档案工作投入严重不足 　　在很多高职院校中，档案管理部门通常被冠以“养老部门”，认为档案管理属于较为清闲的部门，不用投入较多的人力物力在档案管理工作中，导致在很多高职院校中每年投入的资金数额屈指可数，档案部门根本不具备档案管理的最基本条件，实现信息化、现代化管理更是无从谈起。 　　3、现代化设备效能未发挥 　　在一些高职院校中，虽然具备了档案管理程序，但只是做些“皮毛工作”，不能将相关资料进行存储、开发和利用，结果造成投资上的浪费，无端浪费学校的内部资源。 　　4、档案管理现代化元素不足 　　由于档案信息化软件开发不够，目前档案管理软件较为单一化，无法与高职院校管理进行匹配式发展，只能处理简单的文字档案，音视频等重要档案的保存和管理根本无从谈起，而在这有限的软件使用中，商家出售软件后，对于售后的维护以及升级更新等基本不能及时到位，致使档案信息化建设发展受到进一步的限制。 　　三、加强高职院校档案管理工作以及信息化建设的举措 　　在信息化社会发展中，加强档案管理工作的重要性不言而喻，在实际管理工作进行中，通过信息化渠道建设的有力疏通，可以保证档案管理工作的进一步优化。 　　1、通过建立清晰明确的管理责任领导机制，保证管理的效力。高职院校领导首先应该充分意识到档案管理工作的重要性，加强对档案工作的领导力度，将其纳入到学校的整体发展计划中去，促进档案工作建设与其他工作的有效衔接和配合，并结合档案工作的实际内容和主要特征进行必要层次划分和网络化建设的规划，从上到下形成一种体系化建