档案管理制度2011325.docVIP

吉林省钜城地产投资有限公司 档案管理制度 第 PAGE 1页 共 NUMPAGES 12页档案管理制度总 则依据《中华人民共和国档案法》和《建筑安装工程资料管理规程》的有关规定，并结合吉林省钜城地产投资有限公司（以下简称：公司）实际情况，特制定本制度。公司档案是公司从事房地产开发、经营与管理活动中形成的全部历史记录，包括有保存价值的各种文字记录、图纸、图表、声像以及实物等。公司档案管理工作是同公司各项经营活动密切相关的，是公司基础管理工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益的一项工作。因此，公司各级领导必须重视和加强档案管理工作，任何部门和个人不得私自保存应归档的文件资料。档案管理原则公司档案坚持集中统一管理的原则，公司所有档案由行政部负责统一归档管理（财务档案除外），确因工作需要，经有关领导批准后，各部门可留存复印件。档案管理人员要坚持原则，钻研业务，并为公司保守秘密。档案的范围公司档案范围：（一）、公司设立、变更、登记等方面的资料；（二）、公司股东会、董事会、监事会形成的资料；（三）、公司经营管理、生产技术管理方面的资料。包括但不限于：1、公司内部规章制度、管理办法；2、公司在项目立项、手续办理、规划设计、招标采购、工程建设、竣工验收、市场营销、设备维保等阶段性或专项工作中形成的资料图纸、规程标准、检验记录、研究决议、签批记录、会议记要等； 3、公司与合作单位的合同、协议、往来文件、信函、传真，律师意见及建议； 4、公司各阶段或各专项工作中，获得的政府主管部门的批复、批件、证书或有关领导的批示、指示等； 5、公司外来文件，包括：收文、法律、法规、国家标准与行业标准等； 6、公司大事记、年度工作总结等。（四）、公司财务管理方面的资料；（注：公司财务档案管理办法另行规定）（五）、公司人事管理方面的资料；（注：公司人事档案管理办法另行规定）（六）、其他具有利用和保存价值的资料。档案的建档管理文件档案管理（一）、各部门要指定专人管理档案，经办人员办理完毕的档案应及时移交行政办公室归档，归档文件资料必须是原始文件资料。字迹要清晰，要用黑、蓝色墨水书写或打印，图面整洁不褪色，各种会签手续齐全。（二）、图纸归档要求折叠为统一的幅面，统一幅面为：图纸A4幅面，琴式折叠，标题露在外面。卷内文件按照文件形成的时间顺序排列。按照批复在前，请示在后，正文在前，附件在后，印件在前，定稿在后，转发件在前，原件在后的原则立卷。同一事件的文件和签报应立在一卷。部门经理或负责人为责任人。（三）、移交档案要填写《档案移交单》（见附件一），移交清单一式两份，双方签字后各执一份。（四）、行政办公室对已收集的档案资料进行分类、登记、编号，纳入日常管理。（五）、档案的使用部门或人员，负有保管档案的责任，防止档案丢失与损毁，未经允许，不得复制、复印档案文件，不得将档案借出公司。电子档案管理（一）、严格执行电子档案的访问权限，如需调阅档案需由相关部门领导签字同意，由管理员提供打印出的纸件。（二）、对管保电子档案的电脑要每周进行一次杀毒，定期备份档案资料，及时对归档电子件进行更新、整理、填加索引、目录。（三）、归档的电子文件每季度刻制一次光盘，并妥善标示保存。归档的时间与份数（一）、档案文件应在办理完毕后及时归档。有关建设工程方面图纸及技术资料，应在工程项目竣工后一个月内将全部图纸、技术资料移交行政办公室归档。（二）、档案资料一般归档一份，根据使用频繁程度可适当增加份数。档案的保管期限及保密级别档案保管期限分为：永久、长期、短期三种，长期为20年，短期为10年、5年、1年。确定公司档案保管期限的原则：（一）、凡是记述和反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司基本建设、经营管理和历史研究有长远利用价值的重要文件材料，列入永久保管范围。（二）、凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有考察利用价值的文件材料，列入长期保管范围。（三）、只在短期内对公司工作有参考利用价值的文件材料，列为短期保管。介于两种保管期限之间的文件材料，则从长保存。（四）、确定档案保管期限，一定要全面分析鉴别档案的现实作用和历史作用，准确判定保管期限。公司档案密级分为绝密、机密、秘密三级。（一）、绝密档案指最重要的公司秘密，泄露会使公司利益受到特别严重的损害，是公司经营发展中，直接影响公司权益和利益的重要决策文件、技术资料为绝密级。一般表现为仅公司高管以上层级领导知晓的文件、信息。（二）、机密档案指重要的公司秘密，泄露会使公司利益受到严重的损害。公司的规划、财务报表、统计资料、重要会议记录、公司经营情况、职员工资性收人（职工工资性收入一般为秘密，但结合我公司实际，在我公司应属机密）